Vous rassemblez vos collaborateurs pour brainstormer ou leur présenter le plan stratégique de l’entreprise, le bilan de l’année écoulée, l’organisation des différents départements ou encore un plan d’action.
• Comment avoir leur totale attention ?
• Quel outil utiliser pour les rendre pleinement actifs et les transformer en ambassadeurs de vos messages ?
• Comment créer du lien entre vos collaborateurs ?
Voici un guide reprenant toutes les bonnes pratiques pour organiser des évènements internes, réunions de direction efficaces à l’aide de ConnexMe :
Avant l’évènement : Suscitez l’intérêt
Inviter et promouvoir votre évènement
Une ou deux semaines avant l’évènement, l’organisateur envoie un e-mail aux invités révélant un ou plusieurs éléments clés de la réunion afin de susciter l’intérêt. Cet email présente également l’application ConnexMe : comment se connecter, pourquoi l’utiliser etc.
Créer des liens et s’organiser en amont
Les managers accèdent à la liste des invités, ils retrouvent leurs connaissances ou font de nouveaux contacts (en cherchant par nom/fonction/pays), s’envoient des messages privés et organisent des rendez-vous.
De nouvelles connexions se créent, les dirigeants se sentent faire partie d’une communauté.
Commencer à diffuser les messages clés de l’évènement
Plusieurs jours avant le début de la réunion, organisez un rapide vote via l’application. Demandez, par exemple, aux dirigeants quel est leur avis sur certains marchés ou l’organisation de l’entreprise. Durant la réunion, reprenez ces retours pour appuyer vos messages. C’est le parfait moyen d’inclure les idées de chacun et de montrer que leur avis est pris en considération.
Exemples de questions que vous pouvez poser :
• Quelle est la principale priorité de votre département pour l’année prochaine ? (question ouverte pour nuage de mots)
• En un mot, comment décririez-vous un client type?
• Choisissez 3 mots pour illustrer les valeurs de l’entreprise
« Deux semaines avant l’évènement nous avons commencé à envoyer des questions aux participants par email, leur demandant d’y répondre dans l’application. Nous avons ainsi recueilli du contenu qui a alimenté les présentations faites par les responsables le jour J. »
Le jour de la réunion
Développer le sentiment d’appartenance à une communauté
Débutez l’évènement en amenant les dirigeants à se dévoiler pour qu’ils se connaissent mieux, commencent à échanger de manière informelle et créent du lien. Pour cela, organisez un vote en leur posant une question personnelle.
C’est aussi un excellent moyen de les amener à se connecter à l’application.
Exemples de questions à poser :
• Quelle est votre compagnie aérienne préférée ?
• De quel(le) ville / pays venez vous ?
À ce stade, nous enregistrons un taux de connexion de 92% en moyenne. C’est un excellent indicateur de
l’engagement et l’implication des participants.
Rendre vos messages impactants
Utilisez les résultats des votes et les données récoltées durant l’évènement pour appuyer vos messages. Vos idées en seront plus percutantes et cela montre à votre audience que vous êtes à leur écoute.
Vous pouvez également poser une question à vos dirigeants sur l’une des données ou chiffres clés qu’ils doivent retenir.
Exemple :
127 500 est le nombre de…
– vente de notre plus récent produit en Q1
– produits vendus l’année dernière
– euros que nous a rapporté la vente de notre produit clé
Maintenant, partagez les résultats du vote avec vos dirigeants. Ils retiendront plus facilement les données clés à
partir du moment où ils ont du y réfléchir.
Répondre facilement aux commentaires et questions
Les dirigeants peuvent poser leurs questions et commentaires quand ils le souhaitent en utilisant l’application. Les autres peuvent “liker” les commentaires
qui leur semblent les plus pertinents.
Par exemple, un manager peut faire un commentaire sur le nouveau plan stratégique qui vient de lui être présenté. Ce retour peut vous aider à identifier
les éventuels points de blocage et d’y répondre, vous assurant ainsi de l’adhésion totale des managers.
Motiver et transmettre une énergie positive
Sélectionnez les commentaires positifs et “poussez” les à l’intervenant pour qu’il les partage avec le groupe et diffuse une énergie positive.
Quand les commentaires sont nombreux, diffusez les en direct sur l’écran de présentation ou sur un “mur de commentaires”.
À la fin de la réunion, partagez toutes les statistiques de participation et d’interaction : le nombre de messages privés, de rendez-vous organisés, de questions posées ainsi que le nombre de votes. Cela démontre l’engagement de tous et solidifie le sentiment d’appartenir à un groupe dynamique et solide.
Mesurer le succès de la réunion et améliorer la prochaine édition
Lancez une évaluation à la fin de chaque session pour avoir le retour des participants et accédez aux résultats en temps réel.
Contactez-nous pour avoir une démonstration produit et nos conseils pour optimiser vos réunions de managers !
