Le CMIT, le Club des directeurs Marketing & Communication de l’IT, organise une trentaine d’évènements par an. Afin d’en optimiser l’organisation, Romuald Ribault, secrétaire général du club, propose de nouveaux outils aux différents groupes de travail de l’association. Il a notamment suggéré l’utilisation des solutions Evenium. Voici son retour d’expérience.
Pouvez-vous nous présenter le CMIT ?
Le CMIT compte plus d’une centaine de membres et 3000 partenaires et prospects. Le club a pour vocation d’enrichir et promouvoir les fonctions marketing et communication du secteur de l’IT en amenant ses membres à échanger et partager. Pour cela l’association organise, entre autre, une trentaines de conférences par an et un grand rendez-vous : le Forum du CMIT.
Quel est votre rôle au sein de l’association ?
Je suis secrétaire général de l’association et membre du bureau du CMIT. Avec les autres membres bénévoles, je participe à l’organisation des conférences, travaux et échanges. Mes missions au sein du CMIT sont très transversales : je mets en place des outils utiles à l’ensemble de nos missions, notamment pour améliorer l’expérience de nos membres. Si je devais choisir un personnage célèbre pour me caractériser je prendrai Mac Gyver puisque je touche un peu à tout ! Pour l’organisation des évènements, une membre de l’association m’a parlé des outils Evenium. Nous les avons donc utilisé et depuis je les ai même adopté pour ma propre entreprise !
Quelles sont les problématiques auxquelles vous devez faire face lors de l’organisation d’évènement ?
La principale problématique est la gestion des inscriptions et des présences sur place. Nous devons également relancer judicieusement les invités qui n’auraient pas répondu à notre invitation. Cela ne va pas forcément de soi ! Personnellement, j’ai par exemple reçu une trentaine de relances pour participer à un seul et même évènement, auquel j’étais déjà inscrit, c’est beaucoup trop ! C’est là toute la difficulté des organisateurs d’évènement : savoir relancer ses invités sans les spammer.
Et comment faites-vous pour gérer au mieux les inscriptions et les relances de vos invités ?
Au CMIT nous utilisons désormais la solution de gestion des inscriptions en ligne Evenium Net pour nos évènements. C’est une plateforme facile d’utilisation, j’aime bien cet outil. Il est extrêmement facile de créer un évènement, gérer les inscriptions ainsi que l’accueil sur place et tout ça à plusieurs en mode collaboratif.
Quelles fonctionnalités avez-vous le plus apprécié ?
J’ai particulièrement apprécié la facilité de gestion des listes d’invités, des envois d’emailing et des relances. Et en découvrant la plateforme on envisage de travailler autrement ! Par exemple, on peut commencer à utiliser Evenium Net pour gérer les inscriptions, puis on découvre que la solution permet de créer facilement le site internet de l’évènement et qu’il n’est donc plus forcément nécessaire d’en créer un autre soi-même.
Aviez-vous déjà eu l’occasion d’utiliser ce genre d’outil ?
J’ai eu l’occasion de tester une solution concurrente et le rapport qualité / prix d’Evenium a su vraiment faire la différence ! Depuis j’utilise aussi deux solutions Evenium dans mon entreprise, Ecologic, pour gérer les inscriptions aux évènements : Evenium Facility et Evenium Net. Nous choisissons l’une ou l’autre des plateformes selon nos besoins (nombre d’invitation à envoyer etc.).
Vous qui organisez beaucoup d’évènements, quelle est selon vous la plus grande évolution du secteur ?
Il y a une vraie volonté d’organiser des évènements interactifs, de faire participer les invités. Ainsi, lors de la dernière édition du Forum du CMIT qui a eu lieu le 1er avril dernier, nous avons organisé des votes et utilisé l’application d’interaction et de networking Evenium ConnexMe. Nous sommes en train de réfléchir pour utiliser davantage ce genre d’outils dans nos prochains rassemblements pour apporter toujours plus de valeurs à nos membres.
