L’industrie de l’événementiel n’est pas étrangère au changement. De fait, c’est un aspect proéminent du métier avec lesquels les professionnels de l’événementiel jonglent au quotidien – et qui s’est intensifié depuis maintenant presque deux ans.
Le passage au virtuel s’accompagne non seulement des problématiques classiques : constituer un public, recruter des intervenants, négocier des contrats, mais également de nouveaux challenges et notamment réussir à créer une expérience dans laquelle le public se sent impliqué et intéressé.
En outre, une capacité de concentration globalement réduite, l’adoption de nouvelles manières de consommer le contenu et un paysage événementiel virtuel devenu assourdissant contribuent à complexifier la mission des professionnels de l’événementiel de proposer des événements mémorables et à la hauteur des attentes du public.
Les participants désirent plus que jamais créer du lien. À ce titre, les chefs de projet événementiel doivent élargir leur domaine de compétence et adopter un nouveau rôle : user experience (UX) designer ou concepteur de l’expérience utilisateur en français.
Qu’est-ce que l’UX Design?
L’UX design possède plusieurs facettes – dont le design, l’ergonomie, la fonctionnalité, et même le branding et le marketing. Néanmoins, cela fait souvent référence à l’expérience d’un utilisateur lorsqu’il interagit avec un produit. Un UX designer cherche à créer les conditions propices à une expérience idéale et optimale avec le produit.
Si vous regardez l’UX à travers le spectre de l’événementiel, vous trouverez que cela ressemble à ce que l’on attend déjà des professionnels de l’événementiel aujourd’hui.
Les chefs de projet ne se contentent plus de simplement gérer la logistique. Ils ont désormais la responsabilité de cartographier, de bout en bout, une expérience événementielle virtuelle ou hybride qui répond entièrement aux besoins des participants. Additionnellement, les organisateurs doivent se montrer toujours plus créatifs afin de créer de l’engagement – d’autant plus lorsque les interactions se limitent à la vidéo et au chat. De plus, ils sont davantage impliqués dans le marketing et la promotion des événements, et même dans le suivi et le report des indicateurs de performance.
En un mot, lorsqu’il s’agit d’événements virtuels et hybrides, les organisateurs sont indubitablement invités à concevoir des expériences mémorables et profitables à tous les stades du parcours des participants, du moment où ils sont informés de son existence jusqu’aux conversations avec leur pairs après l’événement.
Nos conseils pour concevoir une meilleure expérience événementielle
Alors que les chefs de projet endossent ce nouveau rôle d’UX designer, prenez en considération ces conseils lorsque vous organisez un événement virtuel ou hybride :
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Identifiez votre audience
Avant de vous lancer dans la to-do list de votre événement, définissez clairement votre audience cible. Pour qui concevez-vous cette expérience événementielle, et quelles sont les principales attentes de vos participants ?
Trop souvent, le processus de création d’un événement se focalise d’emblée sur son contenu. Prenez le contre-pieds : commencez par définir ce dont votre audience a besoin de votre part et réfléchissez au « comment » plus tard.
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Étudiez les préconisations fournies par vos données
Lorsque vous vous lancez dans la planification, prenez le temps d’analyser vos anciens événements ou n’importe quelle ressources à votre disposition. Trouvez des informations pertinentes sur le type de contenu, speakers et expériences nécessaires pour répondre aux besoins de votre audience cible.
Par exemple, si vous avez déjà fait usage d’une plateforme digitale qui booste l’engagement, examinez les analyses et les rapports de votre tableau de bord pour mieux comprendre les activités ou les sessions qui ont généré le plus de participation, d’engagement et d’interaction.
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Demandez-vous « pourquoi »
Si la pandémie nous a bien appris une chose c’est que le modèle « on prend les même et on recommence » ne fonctionne plus. Prenez cela comme une opportunité de renouveau : éliminez de votre stratégie ce qui ne fonctionnait pas et ce qui devrait être fait différemment, puis identifiez ce qui doit être amélioré et ce qui fonctionnait bien.
Ne vous arrêtez pas là. Tandis que de nouvelles idées surgissent, continuez à vous questionner tout au long du processus afin de vous assurer que le projet s’inscrit bien dans la ligne directrice et les objectifs de l’événement.
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Focus public avant tout
On peut rapidement tomber dans l’écueil de suivre ses préférences personnelles ou les directives d’un supérieur lors de la mise en forme de l’événement. Mais en définitive, seul le public compte, et il doit être mis au centre de toutes les décisions. Réfléchissez bien à ce que les publics de votre événement attendent de vous pour une expérience utilisateur optimale – ce qui peut prendre différentes formes dans la mesure où les événements possèdent à la fois des audiences internes (les speakers, intervenants, conférenciers), et externes (les participants).
Par exemple, les intervenants peuvent avoir à coeur d’avoir accès à des outils interactifs simples d’utilisation tels que le question-réponse, les sondages ou encore les questionnaires pour recueillir les réactions des participants. Par ailleurs, les participants priorisent peut-être la possibilité de networker avec d’autres invités en ayant accès à leur profil ou un système simple d’échange de cartes de visite.
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Laissez la porte ouverte aux idées
Concevoir un événement englobe de nombreux domaines, invitez d’autres membres de l’équipe à partager leurs suggestions tout au long du processus de planification. Tirez parti de leur savoir, de leurs connaissances et de leurs idées en collaborant sur des approches qui feront passer votre événement au niveau supérieur.
Et n’oubliez pas de tirer parti de vos prestataires partenaires, comme Evenium, qui peuvent offrir une perspective unique et des idées originales grâce à la multitude d’événements dont ils possèdent l’experience.
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Impliquez l’audience
Garder votre audience impliquée reste la meilleure façon de les inciter à s’investir dans votre événement. Cela peut prendre plusieurs formes : des brainstorm collaboratifs, les challenger avec de nouvelles idées, encourager la participation active, communiquer avec eux sur les réseaux sociaux sont d’excellentes manières de transitionner d’un spectateur passif à un participant investi.
Une plateforme pour événements interactifs et collaboratifs comme ConnexMe facilite l’intégration de l’interactivité dans la conception de votre événement, des sondages/questionnaires, questions-réponses, nuages de mots, heatmaps, et plus encore. aux discussions en direct, fils de conversation et mur de commentaires en direct.
Retrouvez ici 7 conseils pour booster l’interaction durant votre prochain événement hybride ou virtuel (article en anglais).
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Favorisez le contenu court et accessible
Peu de participants seraient enthousiasmés à l’idée de passer 8 heures d’affilée devant des présentations PowerPoint.
Pensez à décomposer le contenu de votre événement en plusieurs temps forts. En règle générale, apportez quelque chose de nouveau toutes les 20 minutes tout au plus. Vous pouvez proposer une session de questions-réponses, changer de présentateur ou faire une pause.
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Adoptez une mentalité de croissance
Les enquêtes de satisfaction menés durant et après les événements ne sont pas uniquement utiles pour les enseignements quelles apportent sur ce qui fonctionne le mieux. En effet, les informations recueillies permettent également de mettre en lumière les défis à relever, les problèmes à résoudre ainsi que les enseignements à mettre en pratique lors des futures éditions de ces événements.
De nos jours, les participants désirent vivre des expériences virtuelles et hybrides qui poussent à la participation. Ces types d’événements doivent adopter une approche holistique qui tient compte des points suivants :
- Les préférences du public, les données démographiques et les tendances du marché
- Les contributions et objectifs des principales parties prenantes
- Maximiser l’interaction, l’engagement, et la transmission d’information
- Favoriser les échanges et les relations entre participants
- Apporter une valeur ajoutée aux participants qui ont choisi de vous consacrer leur temps
Alors que le rôle d’organisateur événementiel évolue rapidement vers celui de concepteur d’expérience, Evenium propose les solutions digitales idéales pour vous libérer de la logistique et embrasser votre nouveau rôle stratégique. Ces outils vous aident à concevoir des événements mémorables et engageants qui se traduisent en résultats commerciaux.
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