Qu’ils soient virtuels, hybrides ou en personne, les plateformes digitales font partie intégrante de nos événements et réunions.
Mais réussir à intégrer la technologie à ses événements ne se limite pas à poser les bonnes questions au cours du processus d’évaluation. Le deuxième obstacle à surmonter consiste à s’assurer que la configuration est propice à la création d’une expérience remarquable pour vos participants, vos conférenciers et le reste de vos parties prenantes.
Une expérience positive se résume souvent au processus d’accompagnement du client, et à l’équipe qui l’aide à se familiariser avec toutes les fonctionnalités de la plateforme.
Bien qu’ils portent des noms différents, les customer success managers, account managers, chefs de projet ou encore responsables du service clients sont l’arme secrète dont chaque professionnel de l’événementiel doit savoir tirer profit afin de garantir le succès de ses événements. Ils apportent les conseils, compétences et connaissances nécessaires pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre investissement dans une plateforme événementielle digitale.
Que vous investissiez dans une nouvelle plateforme encourageant l’interaction avec votre audience, un système d’inscription ou une autre plateforme événementielle digitale, voici huit conseils pour faciliter votre accompagnement et travailler efficacement avec les prestataires de solutions événementielles digitales.
1. Préparez-vous pour le coup d’envoi
Vous songez probablement à votre événement 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et vous le connaissez sur le bout des doigts. Même si vous avez certainement abordé et expliqué votre ligne directrice et vos objectifs à d’autres membres de votre entreprise, votre prestataire devrait prendre connaissance de ces informations de première main.
Avant la première réunion préliminaire, écrivez un résumé de ce que vous espérez accomplir. Vos référents seront peut-être même amenés à vous demander de remplir un bref questionnaire. Prendre le temps de compléter l’une ou l’autre de ces tâches avant cette réunion maximise non seulement le temps que vous passez ensemble, mais fournit en outre un guide auquel se référer tout au long du processus de planification.
2. Partagez votre vision/votre stratégie
Le but ultime est de créer un partenariat entre votre entreprise et le prestataire de la solution digitale. Cette finalité en tête, ne vous limitez pas à votre fil conducteur et vos objectifs : partagez leur votre vision. L’engagement des participants est-il tombé à plat lors d’événements passés, et vous souhaitez faire mieux cette année ? Cherchez-vous à utiliser ce format d’événement comme référence pour vos événements futurs ? Autre chose ?
Mieux votre prestataire connaîtra les détails et vos attentes relatifs à l’événement, plus il sera en capacité de vous aider à concrétiser cette vision.
3. Glanez des conseils sur les best-practices
Parce qu’ils travaillent sur de nombreux événements avec toutes sortes de profils et d’entreprises, les prestataires de solution événementielle digitale possèdent une perspective unique des dernières tendances et des meilleures pratiques.
Sollicitez leurs recommendations sur ce qui fonctionne le mieux en ce moment et cherchez à incorporer ces conseils dans votre planification événementielle.
4. Favorisez une communication fluide et efficace
Selon l’envergure de votre événement, votre équipe de projet digital peut être amenée à mettre en place plusieurs appels de suivi. Ceux-ci peuvent avoir lieu plusieurs fois par semaine ou occasionnellement pour faire le point.
Profitez de ces moments pour leur demander de vous partager des idées sur les fonctionnalités, la configuration ou encore les intégrations qui pourraient vous aider à faire de vos objectifs une réalité.
Si vous ajustez vos objectifs ou votre vision d’origine concernant l’événement, assurez-vous de maintenir une communication fluide en partageant ce nouveau cap avec l’équipe.
5. Posez des questions
N’oubliez pas que vos chefs de projet connaissent parfaitement la plateforme digitale événementielle. Cela signifie qu’ils ont déjà les solutions aux difficultés ou préoccupations auxquels vous pourriez être confrontés.
Une question sur une fonctionnalité en particulier ? Vous souhaitez essayer quelque chose de nouveau ? Partagez vos interrogations et rappelez-vous qu’aucune question n’est futile.
Parce que votre prestataire de solution événementielle digitale a travaillé avec de nombreux clients, dans votre secteur et dans d’autres, il sait ce qui fonctionne et a très certainement des idées ou des exemples à partager.
6. Partagez vos préoccupations
Même les plans les mieux élaborés tournent parfois au vinaigre. Faites part de vos préoccupations à votre prestataire afin qu’il puisse vous indiquer la marche à suivre en cas de complication. De plus, il mettra probablement en place leur procédure d’urgence relative à ce problème afin de s’assurer de ne rien manquer.
7. Faites-les participer aux formations intervenants/sponsors
Même si la plupart des conférenciers et sponsors ont probablement déjà utilisé différentes solutions événementielles digitales, l’objectif est de laisser la part belle à leur activité principale : présenter. Laissez les équipes de votre prestataire délivrer leurs conseils, astuces et enseignements de sorte à les familiariser rapidement avec les fonctionnalités et les aspects plus techniques de la plateforme.
De plus, les chefs de projet digital pourront leur présenter de nouvelles options à même d’améliorer leur expérience de prise de parole ou de parrainage. À titre d’exemple, la dernière version de ConnexMe permet aux sponsors et aux exposants d’ajouter une vidéo d’introduction ou promotionnelle à leur profil afin d’augmenter leur visibilité auprès du public.
En demandant aux équipes de votre prestataire de participer à former vos principales parties prenantes vous les aidez à mieux se préparer, ce qui favorise la réussite de l’événement pour tout le monde.
8. Partagez vos impressions
Une fois l’événement terminé, vos chefs de projet demandent souvent vos impressions et vos commentaires. Partagez leur ce qui vous a été utile durant le processus de familiarisation avec la plateforme, ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré à l’avenir
Cette étape est particulièrement cruciale si vous travaillez avec un prestataire de plateforme événementielle digitale sur le long terme. Les deux équipes apprennent à travailler en synergie, et les retours ouverts et honnêtes permettent de construire une relation de confiance.
Lors de l’organisation d’événements en présentiel, les organisateurs s’appuient sur des partenariats, des prestataires et des fournisseurs pour un programme réussi.
Les événements virtuels et hybrides ne sont pas en reste. Il est nécessaire de tenir compte de nombreux éléments clés et changeants lors de la planification, gestion et conception d’événements intégrant le digital. Il est temps d’impliquer votre équipe de chefs de projet événementiel digital pour faire de vos événements une réussite.
Pour plus d’informations sur la manière dont Evenium vous accompagne tout au long du processus de planification d’un événement, contactez-nous.