Alors que le dernier trimestre de l’année est bien entamé et que 2023 commence doucement à se profiler, les organisations et les professionnels de l’événementiel se penchent sur les enseignements tirés des deux dernières années écoulées. Les événements en personne offrent une expérience de networking plus traditionnelle toujours appréciée, alors que les événements virtuels peuvent être produits à moindre coût tout en bénéficiant d’une portée beaucoup plus large. Le virtuel est également un bon moyen de créer et de maintenir le lien dans un contexte global de pandémie persistante, d’incertitude économique et d’autres facteurs imprévisibles.
En revanche, lorsqu’il s’agit de concevoir une stratégie globale, rien ne vous oblige à choisir entre l’un et l’autre. Les événements ne doivent pas nécessairement être purement virtuels ou présentiels. Explorons les avantages d’une stratégie hybride.
L’hybride permet aux organisations et aux spécialistes du marketing de faire un compromis entre les deux approches. Sur ce spectre, les organisations et les professionnels peuvent mettre en place un bon équilibre entre présence physique et virtuelle pour réaliser leurs objectifs commerciaux et répondre aux besoins du public.
Le résultat de ce compromis est une stratégie événementielle hybride.
Une stratégie hybride est une stratégie événementielle à long terme, qui comprend des événements en personne aussi bien que des événements virtuels. Selon les objectifs à atteindre, le budget à disposition et les besoins du public, elle peut inclure ou non l’organisation d’un événement hybride.
Le but d’une stratégie hybride est d’utiliser les outils à votre disposition pour atteindre des objectifs commerciaux plus importants tout au long de l’année. Et cela ne signifie pas utiliser tous les outils lors de chaque événement.
Par exemple, une stratégie hybride pourrait consister en un événement phare annuel, avec des moyens de participer à distance, ainsi que du contenu virtuel récurrent pour maintenir l’engagement du public tout au long de l’année.
Il existe bien des façons d’exécuter un événement hybride de nos jours, commencez par définir la stratégie globale avant de vous penchez sur les tactiques spécifiques. Voici les principaux facteurs à prendre en compte :
En premier lieu, définissez la proposition de valeur, la valeur ajoutée offerte par vos événements
Développez votre stratégie d’événement hybride en déterminant la proposition de valeur – le but – de chaque événement dans le cadre de la stratégie globale.
Une définition claire de la proposition de valeur offre aux organisateurs une approche ciblée lors de toutes les décisions liées à l’événement, y compris dans la manière de l’exécuter. A titre d’exemple, il y a des différences majeures entre un événement de networking exclusif réservé à des cadres supérieurs, et une expérience à grande échelle destinée à éduquer des milliers de participants.
Voici plusieurs options courantes :
1. L’Education— Donner à davantage de personnes les moyens d’évoluer professionnellement
2. La Motivation— Susciter plus d’intérêt pour la marque, les produits, les tendances, les opportunités proposées
3. Le Commerce— Offrir à plus de personnes la possibilité de faire des affaires
4. La Connexion— Permettez à plus de personnes de se rencontrer, de se connecter à ses pairs
Ensuite, étudiez les piliers de cette proposition de valeur, et détailler les objectifs à atteindre ainsi que les tactiques d’exécution.
C’est à ce moment-là que l’on commencera à entrer dans le détail et à faire du spécifique. A titre d’exemple, supposons que votre organisation souhaite toucher des prospects et des clients existants enthousiasmés par la sortie d’un nouveau produit. Dans cette situation, vous souhaiterez peut-être organiser un événement présentiel pour tester le nouveau produit, et le diffuser en streaming pour les participants à distance, avec la possibilité pour eux de participer et de s’engager virtuellement.
En repartant des valeurs proposées énoncées précédemment, dans le cadre de notre scénario ci-dessus, le détail des objectifs à atteindre pourrait ressembler à ceci :
Objectif éducatif :
- Diversifier les offres.
- Segmenter et cibler les publics potentiels en fonction des intitulés de postes, des tranches d’âge et du niveau d’expérience professionnelle.
- Passer en revue les sujets proposés au fil des ans, et les enrichir de nouveaux documents présentant de nouvelles solutions, tendances ou idées.
- Mettre en place des sessions d’apprentissage synchrones (programmées, en temps réel) et asynchrones (non programmées, flexibles).
- Mettre à disposition de tous les participants une bibliothèque de ressources téléchargeables, qu’ils pourront utiliser avant, pendant ou après l’événement.
Objectif de motivation :
- Dynamiser et stimuler les publics (en personne et à distance).
- Récompenser l’apprentissage et l’avancement des participants (déterminé par les résultats des tests avant et après l’événement).
- Organiser des activités et des discussions pour lesquelles les participants ont manifesté leur intérêt (réalisez des sondages / étudiez les comportements avant l’événement).
- Créer du contenu en collaboration avec les participants (leur permettre de prendre des risques, de devenir partie prenante à l’événement).
Objectif commercial :
- Faciliter l’achat pour les acheteurs et la vente pour les vendeurs.
- Créer une infrastructure dédiée au commerce, telle qu’un marché en ligne, des stands virtuels jumelés aux stands en personne, un logiciel permettant aux acheteurs à distance d’échanger avec le personnel du stand en personne ou du stand en ligne, etc.
- Regrouper les packages des sponsors en lots afin de proposer aux exposants des options sur site et en ligne.
- Solliciter les commentaires de toutes les parties prenantes sur les résultats clés, tels que les objectifs de ventes et de prospects.
Objectif de connexion :
- Faciliter les interactions entre les différentes plateformes*.
- Donner aux participants en ligne les moyens d’assister ou de participer aux ateliers et échanges en petits groupes sur site.
- Donner aux participants présents physiquement les moyens d’assister ou de participer aux ateliers et échanges en petits groupes virtuels.
- Offrir à tous les participants (qu’ils soient en personne ou à distance) des moments dédiés pour se connecter.
- Installer des kiosques de connexion (emplacements sur site où les participants en personne peuvent « rencontrer » les participants à distance).
- Utiliser des applications de mise en relation pour planifier des réunions avant, pendant ou après l’événement pour des conversations en tête-à-tête.
* L’engagement est crucial pour toute stratégie événementielle globale, et ce particulièrement quand le virtuel et l’hybride en font tous deux partie. Souvenez-vous des premiers événements en ligne. Avec un engagement proche de zéro, et un public distant regardant une diffusion en direct statique, depuis le fond de la salle de présentation. Ces expériences ternes et passives ont probablement donné aux participants le sentiment d’être davantage des spectateurs que des participants engagés. Renforcez votre jeu en adoptant une plateforme interactive d’engagement du public qui améliorera votre expérience événementielle.
Le succès d’un événement hybride dépend de la mise en place d’une stratégie globale et détaillée. Cette dernière agit comme un cadre pour guider l’exécution de l’événement hybride.
Vous cherchez d’autres informations pour vous aider à planifier votre événement hybride ? Nous avons ce qu’il vous faut :
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