En ce qui concerne les événements virtuels et présentiels, la quantité de données que l’on peut y exploiter est presque infinie. Cependant, les statistiques de fréquentation des participants, les inscriptions aux sessions ainsi que les sondages avant et après les événements ne font qu’effleurer la surface de ce qu’il est possible de faire.
Les événements virtuels permettent d’effectuer des mesures qu’il n’est pas possible de faire en présentiel. Tels que les clics, les temps d’attente, le niveau d’engagement, l’activité sur le chat, et bien plus encore. Lorsque l’on ajoute ces nouvelles mesures aux exigences des directions de disposer d’indicateurs parlants – tels que les scores NPS* ou les niveaux de retour sur investissement – cela peut vite submerger les organisateurs, et réduire leur capacité à déterminer quelles sont les données événementielles à mesurer, analyser, traiter, et par quels moyens.
Dans cet article, nous nous intéresserons aux meilleures façons de collecter et exploiter les données de vos événements pour vous permettre de créer des expériences significatives, mémorables et utiles. Adam Parry, rédacteur en chef chez Event Industry News et producteur d’Event Tech Live, partagera également avec nous ses ressentis et expériences sur le sujet.
Pourquoi collecter les données de vos événements
Bien que toutes les données d’événement aient une certaine valeur, selon ce que vous cherchez à apprendre, certaines informations vous seront plus utiles que d’autres lors de la planification et l’amélioration de vos événements actuels et futurs. Par exemple, espérez-vous en savoir plus sur votre événement de manière générale, ou êtes-vous plus intéressé par des points spécifiques ?
Les données générales peuvent inclure :
- Le nombre de personnes qui ont participé à votre événement
- Leurs rôles / leur niveau d’ancienneté
- Les conférences ou sessions auxquelles ils ont participé
- Est-ce qu’ils recommanderaient ou non votre événement à d’autres personnes ?
Les données spécifiques peuvent inclure :
- Le temps passé par les participants dans les sessions par rapport à celui passé à explorer l’événement, à faire du networking ou à échanger avec les exposants
- La liste des sujets ayant attiré le plus grand nombre de personnes, ou qui ont généré le plus d’engagement
- Les participants qui ont interagi avec les sponsors de l’événement
- La liste des sujets classés en tête de la satisfaction des participants, ou des domaines qui nécessitent davantage d’informations
En ce qui concerne les événements organisés par Event Industry News, Parry nous explique : « comme tout le monde, nous collectons des données d’inscription. Cependant, nous avons également la chance que nos sponsors et exposants nous autorisent à collecter une multitude de données supplémentaires via l’utilisation d’outils technologiques variés, tels que l’analyse faciale, la cartographie thermique et l’utilisation de balises Bluetooth. Ces données nous aident ensuite à mieux comprendre comment les participants interagissent avec notre événement. Par exemple, quelles sont les heures de plus forte activité, ou combien de temps le public passe dans certaines zones spécifiques.»
Cela se reflète ensuite dans un meilleur processus de conception de nos événements futurs, nous déclare Parry. « Doit-on modifier le contenu ? Changer le lieu de l’événement ? Quand programmons-nous les sessions ? Comment pouvons-nous aider nos exposants et nos sponsors à tirer le meilleur parti de leur présence sur l’événement ? La collecte et le suivi des données d’événements au cours des dix dernières années nous ont donné une idée des réponses à apporter à ces questions.»
Quels types de données d’événement collecter ?
Lors de la collecte et de l’analyse des données d’événements, l’approche « quantitative » porte sur les nombres, les quantités, les montants etc ; alors que l’approche « qualitative » s’intéresse elle aux significations et aux mots descriptifs. Les deux sont importantes, et permettent chacune d’acquérir différents types de connaissances.
La recherche quantitative se traduit sous forme de chiffres et de graphiques et est utilisée pour tester ou confirmer des théories et des hypothèses. Généralement, elle inclut des observations enregistrées sous forme de nombres et des enquêtes et sondages avec des questions fermées.
A titre d’exemple :
- Le nombre de billets achetés et vendus pour l’événement
- Le taux de participation à un événement, le taux d’absentéisme
- Le nombre d’inscriptions à votre liste de diffusion par mail lors de votre événement
- Le nombre de fois où votre événement est mentionné sur les réseaux sociaux – avant, pendant et après celui-ci
- Le nombre de participants présents à la précédente édition qui sont revenus assister à l’événement de cette année
- Le niveau d’engagement sur les réseaux sociaux (j’aime, partages, suivis, mentions, etc.)
- Le Net Promoter Score
La recherche qualitative s’exprime elle par des mots (par opposition aux nombres), et est utilisée pour comprendre des concepts ou des idées afin de comprendre ce qui a bien fonctionné, ce que les gens ont aimé ou ce qui pourrait être amélioré.
A titre d’exemple :
- Des formulaires de retours et commentaires des participants
- Des enquêtes de satisfaction
- Des boîtes à idées et suggestions
- Des échanges libres avec les participants
Le rôle du RGPD dans les données d’événement
Toutefois, si vous envisagez de collecter des données sur les participants de votre événement, via votre site Web, une campagne par e-mail ou sur les réseaux sociaux dans le cadre de la promotion de votre événement, vous devez tenir compte du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
« Les participants sont maintenant très renseignés en ce qui concerne la confidentialité des données – en partie du fait de l’utilisation quotidienne de certains appareils, tels que leurs iPhones, qui contribue à mettre le sujet au premier plan » nous explique Parry. « Nous ne pouvons pas ignorer le RGPD et la législation relative aux données et à la confidentialité, et continuer à divulguer les données des participants aux sponsors et aux exposants.»
Bien qu’il soit préférable d’échanger avec les équipes juridiques pour en savoir plus sur les directives et procédures de confidentialité internes spécifiques à votre organisation, il existe cinq principes généraux à garder à l’esprit lorsqu’il s’agit de se conformer au RGPD et aux règles en vigueur en matière de collecte d’informations sur les événements :
- Consentement. Vous devez obtenir l’autorisation des participants à l’événement pour collecter, stocker et utiliser leurs données, et expliquer de manière transparente comment celles-ci seront utilisées. Le consentement doit être actif, ce qui signifie notamment qu’il n’y a pas d’utilisation possible de cases pré-cochées (dans les documents d’inscription ou de participation).
- Confidentialité. Les participants peuvent vous demander de supprimer leurs données et d’arrêter de les partager avec des tiers, comme des sponsors ou des exposants. Ces tiers sont tenus de cesser de traiter les données et de les supprimer sur demande.
- Sécurité. Les organisateurs doivent utiliser des systèmes qui gèrent les données des participants conformément à la réglementation en vigueur dans l’industrie. Toute faille de sécurité doit être signalée aux participants dans les 72 heures.
- Portabilité. Les participants ont le droit de vous demander de leur transférer leurs données sous un format numérique, afin de pouvoir les transmettre à une autre entité.
- Accès. Vous devez être en mesure de permettre à vos participants d’accéder à leurs données sous un délai de 30 jours, et de leur expliquer comment vous les utilisez.
Collecter les données d’événement
Il existe de nombreuses façons de collecter des données lors de vos événements, telles que les exemples ci-dessous :
- Votre application événementielle
Des sondages personnalisés aux quizz et questionnaires (qu’une plateforme telle que ConnexMe met à votre disposition), votre application événementielle facilite la collecte des données qualitatives en temps réel.
- Badges RFID & balises Bluetooth
L’utilisation de technologies telles que les badges RFID et les balises Bluetooth (comme utilisés par Parry) pour surveiller les mouvements de foule lors de votre événement peut vous révéler où les gens passent le plus de temps.
- Indicateurs de mesure du contenu
Du nombre de vues et clics au taux d’engagement, les mesures de contenu vous fournissent des informations sur les sujets qui résonnent – ou non – avec les participants.
Utiliser les données d’événement pour apprendre plus rapidement
Une fois que vous avez commencé à collecter les données de votre événement, la prochaine étape consiste à relier les points – en rassemblant toutes les informations acquises afin d’obtenir une vue d’ensemble, et de vous en servir pour tirer des conclusions et éclairer vos décisions lors de vos événements futurs.
A titre d’exemple :
- Popularité des conférenciers et des sujets : qu’est-ce qui devrait être reproduit, étendu ou repensé lors de la prochaine édition ?
- Intérêt des sponsors et des exposants – comment pouvez-vous les aider à maximiser leur investissement ?
- Caractéristiques de l’agenda de l’événement – tels que le format de session le plus populaire, la durée de l’événement la plus adaptée, la quantité de networking à proposer, etc.
Utiliser des données d’événement pour planifier un événement est un processus d’apprentissage. Parry nous explique : « Avec l’expérience et les informations acquises durant les années précédentes, nous n’avons plus besoin de continuer à réévaluer les données à chaque fois. Au lieu de cela, nous sommes en mesure d’acquérir de nouvelles connaissances au cours de chaque édition et de les mettre rapidement en pratique lors de l’événement suivant.»
Mais à mesure que croît la quantité de données d’événements collectées, le plus grand défi consiste à les transposer « dans un format exploitable dont vous pourrez réellement vous servir », déclare Parry. « Nous travaillons avec un développeur de produits pour « accueillir » toutes ces données afin que nous puissions croiser et référencer tout événement virtuel ou en personne que nous organisons, ainsi que tous les autres points de contact que nous avons avec notre public. En fin de compte, ces informations nous permettront de standardiser nos opérations commerciales et événementielles pour être plus rentable, prendre des décisions plus facilement, réduire la quantité de stress généré ainsi que le temps passé sur la gestion et la planification de nos événements.»
Gardez à l’esprit : la collecte des données d’événements n’est que la première étape. Utilisez ces données pour acquérir des informations, découvrir des tendances et des modèles qui vous permettront d’améliorer votre processus de planification d’événements et de créer des expériences utiles, significatives et mémorables.
Contactez-nous pour en savoir plus sur l’utilisation de notre plateforme de bout en bout pour les événements virtuels, hybrides et en personne afin d’améliorer la collecte des données d’événements qualitatives et quantitatives.
