Naviguez sur le web, parcourez les réseaux sociaux ou consultez votre boîte mail, il y a de fortes chances que vous tombiez sur la promotion d’un événement virtuel ou hybride à venir.
La planification, la promotion et l’organisation d’un événement virtuel ou hybride exigent de la rigueur et de la minutie – et un plan marketing ciblé pour sensibiliser le public. N’oubliez pas : si vous ne parvenez pas à convaincre les participants de se rendre à votre événement virtuel ou présentiel, le fait que l’événement soit, en lui même, exceptionnel n’a pas d’importance.
Pour que votre événement ne se perde pas dans la masse, utilisez les idées de ce guide marketing pour attirer l’attention de votre public cible.
1. Comprenez votre public
Tout comme pour les événements présentiels, voici la première étape du processus de promotion.
Comprendre les caractéristiques démographiques de votre public, leurs motivations, leurs objectifs, et les sites web qu’ils fréquentent vous aidera à identifier les canaux à cibler et les messages à transmettre pour créer une campagne de marketing qui les accroche.
2. Définissez un objectif fort pour l’événement
Pourquoi le public devrait assister à votre événement? Et pourquoi votre événement et pas un autre ?
L’élaboration d’une offre de valeur – le pourquoi – répond à trois objectifs. Tout d’abord, elle permet de communiquer les raisons pour lesquelles votre cible devrait s’intéresser à votre événement. Ensuite, elle prépare le terrain pour l’expérience que vous proposez. Aucun événement virtuel ou hybride ne se ressemble et votre public souhaite probablement obtenir plus de détails sur l’expérience qu’il va vivre. Enfin, s’il s’agit d’un événement payant, elle met en évidence les raisons pour lesquelles les participants devraient payer pour y assister.
3. Établissez votre budget marketing
L’un des avantages du virtuel est d’accroître la portée de votre événement – mais il est nécessaire de pouvoir disposer de nouveaux fonds pour atteindre ceux qui n’ont peut-être jamais entendu parler de vous auparavant. Aussi, même lorsque les événements virtuels sont gratuits, cela ne signifie pas que le plan marketing qui les accompagne l’est aussi.
En plus de travailler avec des agences ou des graphistes pour créer du matériel ou du contenu pour la campagne marketing, envisagez sérieusement d’investir dans des campagnes payantes pour cibler un public plus large et en dehors de votre liste de contacts .
4. Créez une image de marque mémorable pour votre événement
Si votre événement virtuel ou hybride remplace un événement présentiel et que vous vous adressez au même public, conservez la même charte pour ne pas embrouiller les anciens participants.
Si vous établissez une nouvelle identité pour votre événement, réfléchissez aux couleurs, aux polices et aux thèmes qui correspondent à votre public, à votre secteur et aux émotions que vous souhaitez susciter. Et comme la majorité des contenus marketing sont diffusés sur des écrans allant du smartphone aux écrans d’ordinateur, n’oubliez pas de vérifier la façon dont les éléments de votre campagne marketing sont affichés sur les différents canaux, navigateurs et types d’écrans.
5. Élaborez un plan marketing aux multiples facettes
En vous basant sur les informations recueillies sur votre cible ainsi que sur votre budget, il est temps de définir les différents canaux à utiliser pour communiquer sur votre événement.
En plus des emails et des habituelles publications sur les réseaux sociaux, n’hésitez pas à le promouvoir sur votre site internet ou dans un communiqué de presse. Vous pouvez également faire de la publicité payante en ligne, sur le réseaux sociaux ou par SMS ou du marketing vidéo. N’oubliez pas que les inscriptions n’ont pas toujours lieu lors de la première visite, surtout s’il s’agit d’un événement payant, et vous devrez donc utiliser plusieurs tactiques et canaux pour encourager les inscriptions.
Aussi, ce n’est pas parce que quelqu’un s’inscrit qu’il viendra à l’événement. Le taux de conversion des inscriptions en participation réel pour les événements virtuels gratuits varie en moyenne de 40 à 60 %, ce qui signifie qu’il faudra prévoir plus du double d’inscriptions pour atteindre votre objectif de participation réel.
6. Définissez le calendrier des communications
Tout comme pour les événements présentiels, si vous commencez à communiquer trop tôt, vous risquez de perdre votre audience. Si vous commencez trop tard, vous risquez de ne pas atteindre votre audience à temps.
En fonction de votre événement, commencez à communiquer à propos de votre événement de plusieurs semaines à plusieurs mois avant la date. La promotion des événements virtuels commence généralement 3 à 4 semaines avant l’événement, tandis que celle des événements hybrides commence 2 à 4 mois avant, car les participants en présentiel doivent planifier leur voyage.
7. Construisez la page d’inscription
Le site de votre événement est clé pour récolter les inscriptions. Une bonne pratique est de lancer la page environ deux à trois semaines avant le lancement du plan de promotion. Cela vous donne le temps de vous assurer qu’elle a bien été testée et que tout est prêt.
En ce qui concerne le contenu de la page, il existe de nombreuses plateformes comme Evenium Net qui permettent de créer facilement des pages d’inscription et des e-mails, de procéder à la collecte sécurisée des paiements et de simplifier l’accueil et l’arrivée des participants pour les événements hybrides.
Maximisez l’impact de votre page d’inscription en incluant :
- Personnalisation du design
- Titre accrocheur
- Informations sur l’événement (date, heure, fuseau horaire, etc.)
- Programme
- Biographies et photos des intervenants
- Informations sur les sponsors
- FAQ
- Autres contenus comme des témoignages ou des teasers vidéo pour inciter les visiteurs à ne pas manquer l’événement
8. Prévoyez des campagnes emailing ciblées
Que votre événement porte sur un ensemble de sujets variés ou que vous ayez un contenu différent pour les participants en présentiel et ceux à distance, lorsque vous planifiez votre campagne emailing, posez-vous la question suivante : “L’offre de valeur est-elle la même pour tous les destinataires de ma liste ?”
Si ce n’est pas le cas, segmentez votre liste et créez un contenu ciblé pour chaque segment. L’utilisation d’e-mails ciblés permet de booster les inscriptions et d’éviter les envois répétés aux mêmes contacts.
9. Recherchez d’autres sources de promotion
Qu’il s’agisse de faire appel à des intervenants, des sponsors, des partenaires, des influenceurs ou de créer des campagnes visant à encourager et à récompenser les participants pour avoir fait connaître votre événement, ces ambassadeurs peuvent promouvoir votre événements et toucher encore plus de personnes.
Un autre moyen de le promouvoir est d’utiliser les réseaux sociaux. Par exemple, créez un hashtag unique, court et pertinent qui reflète les valeurs de votre événement. Faites différents essais avec des stories sur Instagram ou Facebook – notamment en utilisant la fonction de compte à rebours sur Instagram pour susciter l’enthousiasme.
10. Continuez votre campagne marketing après l’événement
Ce n’est pas parce que l’événement est terminé que votre campagne marketing doit s’arrêter. Partagez les moments forts et les points clés à retenir pour montrer à ceux qui n’ont pas assisté à l’événement ce qu’ils ont manqué.
Mettez également en ligne le replay de votre événement jusqu’à l’annonce du prochain. Pour le replay, Evenium ConnexMe offre une fonction unique : les participants peuvent gagner du temps en recherchant dans la transcription du webinaire des mots clés spécifiques et y accéder directement.
La promotion et la planification d’un événement virtuel ou hybride réussi demande du temps et de la persévérance. Mais ce guide, ainsi que les bons outils, vous aideront à planifier/promouvoir votre événement plus facilement.
Contactez-nous pour en savoir plus sur la suite de solutions intégrées d’EVENIUM, conçue pour vous aider à chaque étape du processus de planification – de l’invitation et de l’inscription à l’engagement du public à distance et en personne, en passant par l’accueil du public.
