Charlotte Benn, Chargée de projets Expositions et Evénements chez Thales Global Services, vous livre ses conseils pour gagner en efficacité lors de l’organisation de vos évènements :
Centraliser la gestion des évènements du Groupe
Je suis l’unique administratrice des évènements de l’entreprise. Quand un département a besoin d’organiser des évènements il contacte notre service Évènement et Exposition créé il y a 6 ans. Je suis chargée de les accompagner dans l’utilisation de la plateforme Evenium Facility pour créer leur évènement en ligne, le site internet, gérer leurs inscriptions etc. Ce mode d’organisation permet d’avoir un point de contact, un référent pour l’outil capable de répondre aux différentes questions des organisateurs et donc de gagner en efficacité.
Utiliser une solution complète pour gérer l’évènement
Nous utilisons les solutions Evenium pour créer le site Web des évènements, gérer les invitations et les inscriptions, l’accueil sur place et l’interactivité. Ces outils sont intégrés les uns aux autres créant ainsi une solution complète et flexible qui s’adapte à nos besoins et à la taille des évènements.
Soigner l’accueil sur place
Lorsque l’on attend plusieurs centaines de personnes il est indispensable que l’accueil soit efficace afin d’offrir une expérience optimale aux participants et ce, dès le début de l’évènement. Chaque année en Juin nous convions plusieurs centaines d’invités lors d’un grand évènement au Bourget et depuis deux ans nous gérons l’accueil avec l’application Onsite. Le principe est simple : on scanne le QR code présent sur les invitations des participants pour enregistrer leur arrivée. C’est extrêmement rapide et la prise en main est simple, je n’ai besoin que de quelques minutes pour briefer les hôtesses à l’outil.
Adopter une application mobile va devenir la norme
Je constate de plus en plus de demandes en interne concernant les applications mobiles pour les évènements. Ces dernières présentent de nombreux avantages. Tout d’abord les participants peuvent réseauter et échanger plus facilement grâce au “chat” de l’appli. Les invités peuvent également aisément retrouver l’ensemble des présentations, c’est un vrai gain de temps.
Vous souhaitez en savoir plus sur les nouvelles technologies à votre disposition pour optimiser l’organisation de votre évènement et le rendre interactif ? Contactez-nous !
