Le jour de votre évènement, les participants ont souvent tendance à arriver en même temps. Une bonne gestion de l’accueil est primordiale pour donner une vision positive de votre évènement et surtout.. pour ne pas risquer de leur faire manquer le début ! Voici nos conseils pour accueillir vos invités de manière fluide et efficace !
1. L’accueil se gère.. en amont de l’évènement
Préparation et organisation en amont de vos évènements sont les clés du succès. Pour cela, utilisez un système d’inscription et d’invitation en ligne, comme Evenium Net par exemple, qui vous permettra de créer un formulaire d’inscription et de poser des questions à vos invités : A quelles sessions souhaitent-il participer ? Vont-ils venir dîner ? etc. Une bonne gestion des invitations et des inscriptions en amont vous permet de préparer au mieux leur arrivée (comptoirs, personnels d’accueil, signalétique, goodies, etc.)
Astuce : Envoyez par email des e-badges avec QR-Codes à vos participants et demandez-leur de l’imprimer pour le jour J. L’accueil sera simple comme bonjour !
2. Adoptez les nouvelles technologies pour un accueil rapide et personnalisé
Comment être sûr d’identifier facilement et rapidement vos invités à leur arrivée ? Sont-ils VIP ? Ont-ils un paiement en attente ? Bénéficient-ils d’un traitement ou package particulier ? Imaginez – Armé de tablettes équipées d’une application d’accueil, telle qu’Evenium OnSite, votre personnel pourra contrôler les accès en un clin d’œil. Il leur suffira de scanner le QR-Code sur les e-badges et de les guider au travers de l’évènement. C’est simple et rapide !
En plus, toutes les informations sont directement synchronisées en temps réel avec votre base de données. Vous obtenez alors une vision globale des statistiques de votre évènement : qui est arrivé ? combien de personnes sont présentes, etc. (Parfait ! Vous pouvez adapter vos activités et vos plans de table). Et vous serez paré contre toute tentative de fraude.
3. Éliminez les comptoirs A-F, mettez en place une “ligne de production”
D’expérience, nous recommandons d’organiser les comptoirs d’accueil par thèmes et non par ordre alphabétique. De cette manière, les invités seront mieux répartis entre les différents comptoirs. Par exemple, créez une section pour ceux qui se sont enregistrés préalablement, une pour ceux qui n’ont pas encore payé et une autre qui s’occupera uniquement des exceptions. Les exceptions sont souvent la cause des longues files d’attente. Les invités attendent leur tour alors que les hôtesses auraient pu enregistrer deux ou trois participants dans l’intervalle.
Par ailleurs, il est toujours du meilleur effet d’avoir un comptoir spécial VIP – vous ne souhaitez sûrement pas faire attendre vos intervenants, sponsors, journalistes, etc. !
Astuce n°1 : Avoir une hôtesse pour chaque tâche s’est avérée être une bonne méthode. Les invités ont moins l’impression d’attendre et, comme chaque membre du personnel a un rôle spécifique, ils peuvent exceller dans leur tâche et accélèrent significativement le contrôle.
Astuce n° 2 : Désignez un membre de votre personnel pour coordonner les files d’attente. Pendant les moments les plus chargés, demandez à votre coordinateur de passer dans les rangs et d’informer, diriger les invités vers le comptoir approprié.
4. Rendez votre personnel heureux
Les applications d’accueil sont d’une simplicité déconcertante ! Vos hôtesses aimeront s’en servir car leur travail sera moins stressant. Vous n’avez qu’à briefer votre personnel d’accueil la veille de l’évènement et les faire jouer avec l’application. C’est simple et rapide à prendre en main. Envisagez tous les pires scenarii possibles quelques semaines avant et rassemblez-les dans un document auquel vos hôtesses pourront se référer. Formez-les pour qu’elles puissent répondre à toutes les questions sans avoir à continuellement faire appel à vous (vous avez sûrement d’autres choses à gérer).
Astuce : Comptez une hôtesse pour 100 invités
Utilisez les nouvelles technologies pour optimiser et fluidifier l’accueil de votre évènement. Le travail de votre personnel est simplifié et vos invités vous remercient d’être accueillis comme des VIP. Vous pouvez être sûr qu’ils passeront un agréable moment et seront pleinement satisfaits d’avoir assisté à votre évènement.
Pour découvrir la solution d’accueil mobile Evenium OnSite regardez cette rapide vidéo de 2 minutes !
