L’année est déjà bien entamée. Cependant, l’incertitude persistante rend difficile toute projection en ce qui concerne l’organisation des événements à venir.
- L’assouplissement des restrictions aidera-t-il les participants à se sentir plus à l’aise pour revenir aux événements en présentiel ?
- Quel rôle les événements hybrides joueront-ils à l’avenir ?
- Les participants s’attendent-ils à des formats plus attrayants et interactifs?
Une seule chose est certaine, la manière dont nous travaillons et interagissons les uns avec les autres a changé. Et ces changements ont inévitablement un impact sur la façon dont les événements sont organisés.
Voici ce que nous savons:
- Les participants ont soif de pouvoir connecter à nouveau en face à face. Mais ils ne se satisferont pas des mêmes formats d’événements pré-pandémie. Ils ne voudront pas non plus assister à de longues présentations ennuyeuses.
- Le virtuel a donné aux conférenciers de nouvelles opportunités de connecter avec un public de plus en plus large dans le monde entier. Pourtant, ces derniers peuvent encore rencontrer des difficultés pour présenter efficacement au format digital.
- Les sponsors, les exposants et les partenaires souhaitent continuer à apporter leur soutien aux organisateurs. Cependant, les budgets sont maintenant plus restreints. Cela mène généralement à une plus grande emphase – ou demande – mise sur le retour sur investissement.
Qu’il s’agisse d’une réunion commerciale, de la conférence annuelle d’une association ou d’une collecte de fonds caritative, intégrez ces huit règles à votre stratégie afin de répondre aux besoins du public, aux préférences des intervenants et aux demandes des partenaires.
1. Offrez Des Options En Ligne Et Hors Ligne.
Les événements virtuels ont de l’avenir, mais ils ne remplaceront pas nécessairement les événements en personne. Les formats virtuels fonctionnent bien pour de courtes sessions éducatives, et ils sont également une option agile lorsque le temps presse pour communiquer.
D’un autre côté, les événements en personne offrent des occasions de connecter, networker ou d’accéder plus d’opportunités. Ils doivent néanmoins offrir aux participants une raison convaincante d’investir leur temps, d’engager des frais de déplacement et de s’absenter du bureau.
Attendez-vous à voir de plus en plus de formats d’événements (hybrides) combinant des expériences et du contenu en personne aussi bien que virtuels pour ces deux raisons. Mais comment appliquer ce principe plus concrètement lors de votre événement ?
Commencez par déterminer comment la majeure partie de votre public participera – en personne, ou de manière virtuelle ? Utilisez ces informations pour choisir les options qui seront proposées en ligne et hors ligne.
Par exemple, si seul un petit groupe de participants interagit à distance, une simple diffusion en direct avec une interaction limitée peut être suffisante. Mais si la majorité du public vit l’expérience de manière digitale, vous devrez peut-être créer une plateforme plus robuste pour permettre aux gens de s’impliquer de manière plus intuitive.
2. Créez Des Opportunités D’interaction Mixtes.
Se contenter d’installer une caméra au fond de la salle pour diffuser en direct aux participants distants ne constitue pas un événement hybride. Un principe fondamental de la création d’événements est de créer des occasions pour les publics en ligne et hors ligne d’interagir les uns avec les autres. Ces moments doivent être intentionnels et conçus pour être efficaces.
Envisagez de tirer parti d’une plateforme d’engagement comme ConnexMe de Evenium qui offre à la fois une expérience utilisateur sur plateforme virtuelle mais aussi sur application mobile.
3. Repensez Les Stratégies D’engagement.
N’oubliez pas que l’engagement signifie quelque chose de différent pour chaque participant. Dans le cadre de l’organisation de votre événement, mettez-vous à leur place et proposez des activités variées, pour tous, et à chaque étape de l’événement.
Les sessions collaboratives, les échanges facilités ou les salles de discussion optionnelles sont toutes d’excellentes activités d’engagement pouvant créer une expérience positive pour les participants.
4. Incorporez Du Contenu Généré Par Les Utilisateurs.
En 2022, les gens se rendront aux événements parce qu’ils veulent voir, discuter et (re)connecter.
Donnez plus d’opportunités aux participants de participer au contenu de l’événement au-delà des sessions habituelles de networking. Voici quelques idées pour vous inspirer :
- Tables rondes
- Organisation de discussions « au coin du feu »
- Diffusion de contenu vidéo soumis par les participants sur place et/ou à distance, incorporé dans une compilation vidéo
La possibilité d’intégrer du contenu généré par les utilisateurs, comme évoqué ci-dessus, permet d’améliorer l’expérience globale de l’événement.
5. Améliorez La Transmission Du Contenu
C’est d’autant plus important dans le contexte actuel, engagez-vous à sortir des sentiers battus.
Le contenu continue d’évoluer en termes de placement, d’affichage et d’absorption. Pensez donc à créer des segments plus courts et à mettre en place des approches amusantes et créatives, tels que des sondages en direct, des enquêtes, des sessions collaboratives ou de nouveaux formats de networking.
Tenez compte également de la plateforme et de l’affichage dudit contenu. Bien que certaines présentations puissent fonctionner sur un grand écran pour un public en personne, assurez vous que la qualité de l’expérience proposée aux participants à distance et sur des écrans plus petits est aussi au rendez-vous.
N’oubliez pas non plus de penser à concevoir un contenu digeste et facile à partager pour les participants virtuels, pour étendre la portée de votre événement à un public plus large. Envisagez des infographies, des vidéos, des citations, des blogs, des articles et des sessions préenregistrées à regarder à la demande, et plus encore.
6. Planifiez Une Diffusion De Qualité.
Au début de la pandémie le public pouvait passer outre un mauvais éclairage, une vidéo basse résolution ou une qualité audio approximative. L’objectif à atteindre est désormais plus haut, et les participants s’attendent à un certain niveau de qualité de diffusion lors de leurs expériences digitales.
Intéressez-vous à la façon dont sont pensées et diffusées les émissions de télévision : pensez par exemple à leurs multiples caméras, à leur son et éclairage de qualité, à leurs transitions soigneusement chronométrées, et que ces éléments s’adressent spécifiquement à un public distant. Avantage bonus : l’amélioration de la qualité de production constitue également une certaine valeur ajoutée pour le contenu à la demande de l’événement.
7. Ajoutez Un Aspect Ludique.
Les applications et services de « gamification » sont disponibles depuis de nombreuses années. Les stratégies de ludification stimulent l’engagement des participants (en personne ou virtuels), les aident à s’immerger dans l’expérience proposée et les motivent à agir.
Il existe de nombreuses façons de rendre la participation amusante, notamment via des questions de type trivial pursuit, des chasses au trésor, des activités sur les réseaux sociaux, et bien plus encore.
8. Continuez. 365 Jours Par An.
Les événements en présentiel constituaient généralement le principal moyen de se réunir pour partager et échanger des idées entre confrères. Mais lorsque ces événements en personne se sont brusquement arrêtés au début de la pandémie, les organisateurs ont fait preuve de créativité pour trouver de nouvelles façons de générer de l’engagement dans leurs communautés. Conduisant ainsi à l’émergence et à la montée du « 365 community engagement ».
Lors de l’organisation de votre événement cette année, pensez à garder votre public impliqué bien après la fin de ce dernier. L’engagement tout au long de l’année peut se générer aux moyens de sessions de networking organisées régulièrement, d’une certaine cadence dans la diffusion de votre contenu, de jeux, d’encouragements et de contenus personnalisés pour inciter les participants à revenir.
Au cours des deux dernières années, les organisateurs d’événements ont développé des moyens uniques et innovants d’engager leur public. En 2022, il est essentiel de continuer à innover et adopter de nouvelles tangentes dans l’organisation de vos événements, tels que les huit principes énoncés ci-dessus.
Découvrez comment ConnexMe vous permet de façonner facilement toutes sortes d’expériences événementielles virtuelles et hybrides pour impliquer votre public et atteindre vos objectifs.
