Chaque année, BNP Paribas rassemble plusieurs centaines d’employés de la filière Sécurité afin de faire le point sur l’année écoulée et rappeler les grandes problématiques en cours. L’édition 2015 a eu lieu les 26 et 27 octobre derniers à Paris. Jérémy Goupille, Chargé de communication chez BNP Paribas – Service Sécurité Globale Groupe, était en charge de l’organisation de l’évènement. Voici son retour.
“Nous souhaitions que les participants se rencontrent et créent du lien.”
L’évènement Global Security Days est un évènement annuel mais cette édition était quelque peu différente puisque, pour la première fois, les invités venaient des quatre coins du monde. Nous souhaitions que les participants, qui travaillent toute l’année ensemble mais sans forcément se connaître, puissent se rencontrer et échanger. Le networking était très important pour nous.
“De nouveaux outils ont été utilisé pour améliorer l’organisation de l’évènement et faciliter le networking.”
Nous avons utilisé les solutions Evenium pour gérer l’inscription des invités, optimiser l’accueil sur place. L’application mobile Evenium ConnexMe a permis d’animer l’évènement et booster le networking.
“L’organisation de l’évènement a été facilitée avec l’utilisation de la solution en ligne Evenium Facility.”
Pour créer le site internet de l’évènement, gérer les invitations et les inscriptions nous avons adopté la solution Evenium Facility. C’est la première fois que j’utilisais ce type de solution et c’est un vrai atout. Fini les bons vieux fichiers Excel qui sont difficile de maintenir à jour, la solution Facility a vraiment facilité l’organisation de l’évènement.
“Pour optimiser l’accueil des invités, je vous recommande l’application OnSite”
Avant le début de l’évènement, nous avons envoyé un email aux participants pour leur rappeler d’imprimer leur badge et de venir avec le jour J. Comme souvent, peu d’entre eux se sont effectivement présentés à l’accueil avec leur badge. Cela n’a pas ralenti l’accueil des invités puisque nous utilisions l’application OnSite. Pour gérer l’accueil des invités. Nous avons facilement pu retrouver s’ils étaient invités ou non et enregistrer leur arrivée.
“Grâce à l’application mobile ConnexMe, nous avons pu dynamiser les interventions en organisant des votes.”
Deux semaines environ avant le début de l’évènement, nous avons prévenu les intervenants qu’ils pourraient poser des questions à leur auditoire durant leurs présentations. La nouvelle a été bien perçue par les speakers alors même que cet outil était nouveau pour eux ! Ils nous ont envoyé leurs propositions de votes et nous avons rentré dans l’application les questions qu’ils souhaitaient poser à leur audience.
“Pouvoir sélectionner les questions de l’audience durant les présentations, et partager les plus pertinentes d’entre elles avec l’intervenant, durant la session de questions / réponses est un vrai gain d’efficacité”
À tous moments durant les présentations, les participants pouvaient poser leurs questions aux intervenants via l’application ConnexMe. C’est un vrai atout pour toutes les parties prenantes de l’évènement ! Pour les participants d’abord, car ils n’ont pas besoin d’attendre la session de questions réponses pour s’exprimer. Pour les intervenants ensuite, car nous avons pu sélectionner les meilleures questions pendant qu’ils parlaient. Lors de la session de questions réponses nous leur avons fait part des questions les plus pertinentes de leur audience. Les traditionnelles sessions de questions / réponses deviennent plus efficaces et productives.
“Nous réutiliserons les solutions Evenium lors de la prochaine édition de l’évènement.”
À BNP Paribas, avons été particulièrement satisfaits des solutions Evenium que nous avons utilisées. Nous sommes en plein débriefing interne et l’une de mes collègues m’a d’ores et déjà dit qu’elle aussi est intéressée par l’appli mobile ConnexMe, elle devrait l’utiliser lors de son prochain évènement… tout comme nous !
