Les organisateurs d’événements sont généralement bien préparés à gérer l’inattendu. Cependant, après les deux années écoulées riches en imprévus et rebondissements, il est temps de réévaluer ce qui constitue un plan de secours efficace.
Gardez à l’esprit que pour élaborer un bon plan de secours, il est nécessaire d’évaluer toutes les situations qui pourraient survenir lors de votre événement, ainsi que les solutions à mettre en place pour adresser ces imprévus s’ils venaient à se produire.
Vous trouverez ci-dessous dix éléments clés à intégrer lors de la création du plan de secours de votre événement. Inspirez-vous de ces conseils pour gérer l’incertitude planifier son événement pour l’imprévu en 2022 et à l’avenir.
1. Concevez un plan d’urgence qui a du sens
Le fait que les participants ne puissent pas se réunir en personne ne signifie pas forcément que votre événement doit être annulé ou reporté.
Prévoyez une transition vers un modèle entièrement virtuel si l’événement en personne ne peut plus avoir lieu. En effet, gardez à l’esprit qu’il est difficile de pivoter vers du 100 % virtuel sans une stratégie déjà en place – et c’est d’autant plus vrai si le changement se produit à la dernière minute.
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2. Montez une équipe de contingence
En premier lieu, identifiez les membres de l’équipe qui doivent connaître le plan d’urgence et le déployer si nécessaire.
Définissez clairement les responsabilités de chacun dans la mise en place de ce dernier. À titre d’exemple, votre équipe devrait inclure des experts de la technologie employée, des personnes chargées de communiquer les divers changements aux parties prenantes (les participants, les sponsors, les fournisseurs, mais aussi les autres membres de l’équipe) ainsi qu’une personne du service clientèle chargée de répondre aux questions entrantes. Vous aurez également besoin d’être en lien direct avec les personnes responsables de la supervision de la logistique de votre plan d’urgence et de son activation.
3. Gardez un budget flexible
Lisez attentivement tous les contrats, et assurez-vous qu’ils vous offrent autant de souplesse et de flexibilité que possible. Soyez également transparent avec vos fournisseurs sur les conditions de paiement.
Si vous êtes tenu d’effectuer un dépôt ou de prépayer le montant total, renseignez-vous sur les options de remboursement des fonds sous forme de crédit si l’événement venait à être annulé ou réduit en taille.
4. Prévoyez un fond d’urgence
Du fait que de nombreuses situations inattendues peuvent se présenter lors de la planification d’un événement, il est toujours utile d’avoir un fond d’urgence de côté.
Supposons par exemple que des dépenses imprévues surviennent, comme la nécessité de faire venir un intervenant remplaçant par avion à la dernière minute, ou l’ajout de technologie pour permettre la prise en charge d’une option 100 % virtuelle pour votre événement. Dans ce cas, le fait d’avoir prévu une réserve financière pour la gestion des imprévus atténuera le stress causé par ce changement de dernière minute.
5. Cherchez des moyens de partager les coûts
Renseignez-vous auprès de votre salle ou de l’office du tourisme locale sur les autres événements ou programmes qui se déroulent en même temps que le vôtre (ou avant / après). Ensuite, si cela a du sens, proposez-leur de partager les coûts audiovisuels ou de construction – vous bénéficierez ainsi tous les deux d’une plus grande flexibilité en cas de changement.
6. Déterminez comment les informations seront transmises
Si un changement devait avoir lieu, la clé est de communiquer abondamment avec tous les acteurs : des participants aux conférenciers en passant par les sponsors et les fournisseurs.
Étant donné que des imprévus peuvent survenir à la dernière minute, vous disposerez le plus souvent d’un temps limité pour diffuser les nouvelles, rédiger les annonces, les scripts d’appel, les publications sur les réseaux sociaux, vous assurer que tous les membres de l’équipe transmettent le même message et activer votre plan de communication.
Si l’événement est annulé ou reporté, n’oubliez pas d’avoir les détails de vos conditions générales et de vos politiques de remboursement à disposition.
7. Prévoyez une liste de fournisseurs de secours
Avec les pénuries actuelles d’approvisionnement et les problèmes de personnel, vos fournisseurs, comme tout le monde, pourraient être confrontés à des situations inattendues. De la réservation initiale à la signature du contrat, conservez tout par écrit. Traitez leurs demandes rapidement pour y répondre en temps et en heure ; et en retour, demandez-leur de vous fournir un préavis minimum de quarante huit heures en cas de changement dans la capacité à offrir la prestation convenue.
C’est aussi l’occasion parfaite pour passer en revue votre liste de fournisseurs et vous assurer qu’elle est bien à jour. Si des signes semblent indiquer qu’un partenaire pourrait ne pas être en mesure d’honorer son engagement, commencez dès maintenant à contacter d’autres fournisseurs plutôt que d’attendre la dernière minute.
8. Établissez un plan de sécurité
La plupart des événements ne requièrent pas la mise en place d’un plan de sécurité élaboré, mais il existe des situations où une intervention d’urgence est nécessaire. À titre exemple, que se passe-t-il si une personne non conviée essaie de s’inviter, ou bien si un individu a consommé trop d’alcool ? Ou encore en cas d’altercation physique, ou si une foule devient soudainement incontrôlable ?
Pour faire face aux urgences potentielles, établissez les règles qui vous permettent de moduler votre réponse selon le degré de gravité de la situation. Il peut s’agir de faire intervenir l’équipe de sécurité sur les lieux de l’incident, ou même de contacter les forces de l’ordre locales si la situation le justifie.
N’oubliez pas non plus de prendre en compte les autres facteurs susceptibles de venir perturber vos événements, tels que les intempéries, les abandons de personnel ou l’annulation soudaine de certaines activités ou divertissements de votre événement.
Enfin, partagez votre plan avec les membres de l’équipe et faites en sorte que chacun connaisse les tâches qui lui sont dévolues en cas d’urgence.
9. Soyez prêts en cas de changements d’intervenants
En effet, les personnes chargées de présenter lors de votre événement peuvent tomber malades ou rencontrer des imprévus. Mettre en place un plan de secours peut donc vous éviter quelques déconvenues. Prévoyez le nécessaire pour leur permettre de présenter virtuellement si besoin. Vous pouvez aussi leur demander de vous fournir des recommandations de remplacement au cas où ils se trouveraient dans l’impossibilité de présenter.
Une autre moyen efficace d’assurer vos arrières est de pré-enregistrer les sessions des intervenants, vous gagnerez ainsi en tranquillité en cas d’absence ou de problème avec une session virtuelle.
N’oubliez pas non plus de prévoir une clause contractuelle pour encadrer les conditions et les délais dans lesquels vos intervenants peuvent vous déposer leur préavis d’annulation.
10. Testez toutes les technologies utilisées au préalable
Des répétitions exhaustives sont nécessaires pour tout événement. Bien que de nombreux intervenants maîtrisent leur présentation dans leur moindres détails, insistez toujours pour effectuer une vérification technique complète avant l’événement (que ce soit pour un événement virtuel, hybride ou en personne).
Il est préférable de pécher par excès de préparation que d’être pris au dépourvu. Passez donc en revue chaque élément de votre événement et identifiez ce qui pourrait mal tourner à chaque étape. Ce processus vous donne l’assurance ainsi qu’à toutes les parties prenantes, que l’événement pourra se dérouler comme prévu.
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