Avant la pandémie les événements en personne, conférences, séminaires et salons professionnels étaient traditionnellement une source de revenus importante . Cependant, du fait de la transition vers le virtuel, la plupart des événements sont devenus gratuits, privant ainsi les organisateurs d’une part importante des revenus qui leur permettaient de couvrir les coûts engagés.
Désormais, bien que les événements en personne fassent progressivement leur retour, les événements virtuels (et hybrides) continuent d’occuper une place significative dans les stratégies globales de la plupart des entreprises.
Mais alors que les organisateurs adoptent de plus en plus des stratégies virtuelles ou hybrides pour accroître leur audience, l’option « payant ou gratuit* » devient une question fondamentale à adresser. Après tout, comment pouvons-nous facturer les participants en personne mais pas ceux à distance ?
* « fee or free » en Anglais
Voici nos six conseils et stratégies pour commencer dès maintenant à accroître les revenus générés par vos prochains événements – qu’ils soient virtuels, en personne ou hybrides :
1. Préparez votre plan de match
Voici quelques questions à vous poser pour commencer à développer une stratégie permettant d’accroître les revenus de vos événements :
- Quels sont vos objectifs ? Éducatif, networking, vente, réseaux sociaux, ou autre chose ? L’objectif est-il d’être rentable, ou simplement de rentrer dans vos frais ?
- Quels sont vos publics cibles ? À quels défis sont-ils confrontés, et comment ont-ils évolué depuis la pandémie ? Habitent-ils dans des endroits où les restrictions de voyage sont un facteur ? Travaillent-ils dans une industrie – telle que la santé – dévastée par la pandémie ces deux dernières années? Qui payait habituellement leurs frais d’inscription? Leur entreprises, ou bien était-ce à leur charge ?
- Quels sont les événements qui entrent en compétition avec le vôtre ? Sont-ils en personne, virtuels ou hybrides ? Comment comptez-vous démarquer votre événement des autres ?
- Quels indicateurs de performances (KPI) souhaitez-vous suivre en dehors des revenus ?
2. Déterminez le prix des billets
Alors que de nombreux événements se sont tournés vers un modèle virtuel au début de la pandémie, la plupart des organisateurs ont porté leur attention sur des stratégies visant à élargir leur public et augmenter le nombre d’inscriptions.
Avec les événements virtuels et hybrides, il existe de nombreuses options de tarification, qui peuvent être divisées en différents niveaux et catégories :
- Participant à distance à un événement virtuel
- Participant à distance à un événement hybride
- Participant en personne à un événement hybride
- Remises et réductions de groupe
- Billet VIP pour participant à distance ou en personne avec des avantages exclusifs et spécifiques à chaque format
3. Réutilisez le contenu de votre événement
Les événements virtuels et hybrides présentent un avantage majeur : les sessions peuvent être facilement enregistrées et réutilisées au sein d’autres contenus. Il en va de même pour les événements en direct. Par exemple, une fois que le discours d’ouverture d’un intervenant ou que le contenu d’un atelier de compétences est filmé, vous pouvez utiliser ces images de différentes manières.
Vous pouvez vendre l’accès à n’importe quel type de contenu que vous aurez enregistré. Vous créez ainsi une source de revenus supplémentaire :
- Contenu à la demande pour les participants à l’événement virtuel
- Contenu à la demande pour les personnes n’ayant pas participé à l’événement virtuel ou hybride
- Contenu à la demande pour les délégués d’évènement, à distance et en personne, lors d’un événement hybride
Même parmi les personnes qui étaient présentes, certaines achètent du contenu à la demande pour se rafraîchir la mémoire et accéder aux sessions auxquelles elles n’ont pas pu assister durant l’évènement. Vous pouvez facturer tout le contenu à la demande sous forme de lots regroupant tout ou partie de ce contenu, ou vendre l’accès aux sessions les plus populaires.
Pour ce qui est d’augmenter vos revenus en réutilisant le contenu de votre événement, la seule limite est celle que vous vous fixez. Commencez dans un premier temps à petite échelle, et observez l’intérêt de votre public pour ce type de contenu.
4. Proposez des offres privilège
Au-delà de la vente de billets et de contenu à la demande, cherchez d’autres opportunités pour accroître vos revenus. Par exemple :
- Proposez des masterclass sur un sujet spécifique, que les participants pourront acheter auprès des speakers, et pouvant être dispensées avant, pendant ou après l’événement.
- Invitez les participants à réserver des mini-sessions de consulting avec des experts dans leur domaines pour une fraction du coût habituel.
- Offrez des avantages et des sessions réservés aux participants VIP, telles que des places privilégiées lors des discours d’ouverture, des petites sessions AMA* (« Demandez-moi n’importe quoi ») avec les conférenciers ou encore des sessions de networking exclusives.
*Ask me anything en Anglais
Envisagez de mettre en place tout ce qui pourrait constituer une valeur ajoutée à votre événement. Certaines idées plairont aux participants, d’autres moins. Découvrir ce qui résonne auprès de ces derniers et l’investissement dont ils sont prêts à faire preuve est un processus d’apprentissage. Et ce, surtout si vous proposez ce type d’offres privilège pour la première fois.
5. Développez les partenariats avec vos sponsors et exposants
Travailler avec les sponsors et les exposants est un autre moyen de gagner de l’argent lors des événements virtuels et hybrides. Les partenariats peuvent être utilisés à l place des billets payants, ou comme source de revenus supplémentaire.
Plutôt que proposer à vos partenaires de choisir parmi vos prestations traditionnelles – qui peuvent inclure des options qui ne correspondent pas à leurs objectifs – créez leur un package personnalisé qui répond à leurs attentes. Les événements virtuels et hybrides offrent aux sponsors et aux exposants de nombreux outils dont ils peuvent tirer parti pour accroître les revenus générés par votre événement.
Commencez par vous renseigner sur leurs objectifs de manière approfondie, et proposez un package personnalisé spécifiquement conçu pour atteindre les résultats désirés. Cette approche est généralement « gagnant-gagnant » : en effet, les partenaires et les participants bénéficient d’une valeur ajoutée, et les organisateurs, quant à eux, augmentent leurs revenus.
6. Investissez dans l’engagement du public
Qu’il soit virtuel, hybride ou en personne, la clé de tout événement réussi est l’engagement du public.
Mais ne vous attendez pas à ce que les participants fassent preuve d’engagement d’eux-mêmes. Donnez-leur plutôt les moyens de s’impliquer dans votre événement tels que des sondages, des enquêtes, des énigmes, des puzzles et des quiz au cours de chaque session. Invitez-les à échanger et à réfléchir (par exemple via des brainstorming). Ou proposez-leur des opportunités de networking créatives.
Les publics engagés s’amusent davantage, tirent le meilleur parti de chaque session et sont plus susceptibles de voir l’organisateur et l’expérience événementielle sous une lumière positive. Ces bons sentiments sont susceptibles de se traduire ensuite par des revenus supplémentaires : qu’il s’agisse de payer pour accéder à du contenu à la demande et revoir leurs sessions préférées, de faire la promotion de votre événement auprès de leur entourage pour attirer de nouveaux participants, ou encore d’étendre leur utilisation des solutions proposées par votre entreprise.
Même si vous ne pouvez pas concrétiser toutes ces idées immédiatement, commencer par en mettre en place une ou deux parmi celles proposées peut avoir un impact positif sur les revenus de vos événements virtuels et hybrides. Et gardez ceci à l’esprit : les revenus associés à l’événement peuvent également prendre d’autres formes : les prospects générés, la notoriété, l’image de la marque, etc.
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