De nos jours, la plupart d’entre nous est familiarisé avec le concept d’événement hybride. Ils sont devenus un moyen de revenir aux événements en personne tout en offrant au public la possibilité de participer d’une manière qui convient à leur emploi du temps, leur budget, problèmes de santé, de sécurité et autres contraintes. Ils permettent également de répondre aux préoccupations du public en matière de durabilité, d’accessibilité, d’inclusivité, et autres questions désormais prioritaires pour de nombreux organisateurs et participants. Cependant, bien que les événements hybrides offrent des avantages attrayants, leur planification doit s’accompagner de considérations et d’étapes supplémentaires pour en garantir la réussite. Du fait de la nécessité d’organiser deux expériences événementielles simultanées, les événements hybrides peuvent rapidement devenir complexes et difficiles à budgétiser. Il peut être difficile d’envisager – et encore plus de réussir – un événement hybride lorsqu’on ajoute à ces difficultés les conséquences de la pandémie, l’apparition de nouveaux variants, les problèmes actuels d’approvisionnement, la guerre en Europe de l’Est et les pénuries de main d’œuvre généralisées. Ne soyez pas intimidé par ces nouveaux défis. En effet, il existe de nombreuses façons pour les organisateurs d’événements de réussir un événement hybride avec un petit budget. Voici sept astuces pour tirer le meilleur parti de vos dépenses et créer des événements hybrides abordables :
1. Déterminez les besoins de chaque public
Notre monde a changé. Avant de commencer à planifier, effectuez une enquête préalable ou réexaminez les données actuelles pour mieux comprendre les préférences des participants. Vous pourrez ainsi proposer un contenu répondant davantage à leurs besoins, en évitant de perdre du temps et de l’argent sur le reste.
A titre d’exemple : assistent-ils à vos événements de formation professionnelle ? Dans quelle mesure ? S’agit-il de sessions de networking et d’interaction avec les participants ? De réunions en tête à tête ?
Un événement hybride ne signifie pas non plus que les expériences en personne et virtuelle doivent être identiques. Utilisez ce processus pour déterminer combien de personnes sont susceptibles d’assister à votre événement, en personne et en ligne. Et découvrez quels sont les éléments clés à mettre en place pour leur offrir l’expérience engageante qu’ils attendent.
Par exemple, s’il vous apparaît clairement que la grande majorité des participants souhaitent venir en personne, vous n’aurez pas besoin de créer une expérience virtuelle aussi robuste que dans le cas contraire. En revanche, si votre public hésite à s’engager, envisagez de réduire les dépenses allouées aux boissons et à la nourriture pour investir cet argent dans une qualité de production supérieure pour votre diffusion vidéo.
2. Diversifiez les lieux
Que vous envisagiez un événement hybride centralisé ou non, vous nécessitez un lieu physique.
Le choix du lieu est une étape cruciale du processus de planification d’un événement hybride. Parce que de nombreux événements originellement prévus en 2020 et 2021 ont été repoussés à cette année, et du fait de la pénuries de main-d’œuvre, la disponibilité des sites risque de s’annoncer limitée. Réservez les le plus tôt possible pour bénéficier du meilleur tarif et optimiser votre budget.
Vous pouvez également diversifier la sélection des lieux en mettant l’accent sur des endroits plus indépendants ou moins traditionnels lors de vos recherches. Habituellement de taille plus modeste et avec un côté plus « local », ils ont généralement tendance à être plus économiques. De plus, ils vous permettent également de bénéficier d’une plus grande flexibilité dans le choix de vos fournisseurs et la négociation de vos contrats. Cela vous évite de vous retrouver limité aux fournisseurs privilégiés des sites traditionnels.
Si votre événement doit se dérouler sur plusieurs sites, une autre solution qui permet de limiter les coûts consiste à s’associer à un lieu ou à une marque hôtelière en mesure de vous accueillir sur chacun des sites de l’événement.
3. Rendez la technologie multi-usage
Un événement hybride n’a pas besoin d’être complexe. Selon les objectifs définis et les besoins du public, le caractère hybride peut être aussi simple que de demander aux participants d’utiliser leurs appareils et de réunir les personnes présentes sur le site et à distance via Zoom, Webex ou Microsoft Teams.
Si l’événement est plus sophistiqué, optimisez votre budget de production en employant l’équipement déjà utilisé pour votre public en personne. A titre d’exemple, pour les petits événements hybrides, la plupart du matériel nécessaire pour s’assurer que les participants et les conférenciers sont vus et entendus dans de bonnes conditions est similaire à celui normalement utilisé pour une réunion en personne. Conseils de pro : n’économisez pas sur la connexion Internet. Au contraire, nous vous suggérons fortement d’utiliser une connexion haut débit dédiée pour toute pièce diffusant du contenu.
Pour les événements à plus grande échelle (avec leur propre keynote et de multiples sessions), le seul coût supplémentaire peut être un dispositif d’encodage vous permettant la diffusion en ligne de vos flux vidéo et audio.
4. Choisissez une plateforme d’engagement pour les participants
Quel que soit votre budget, votre objectif devrait être que tout le monde reparte avec le sentiment d’avoir vécu une expérience exceptionnelle. Le degré d’inclusion et d’implication des deux publics peut être un facteur clé dans la réussite ou l’échec de votre événement hybride.
Améliorez l’expérience proposée et renforcez la participation en choisissant une plateforme d’engagement couvrant à la fois les événements en personne et virtuels, donnant ainsi à vos deux publics les outils pour en faire des participants actifs plutôt que des spectateurs passifs.
Associez-vous à une solution Web et mobile tout-en-un telle que ConnexMe pour vous offrir les éléments indispensables à la réussite de votre événement. Notamment les inscriptions, les sondages, les annotations de diapositives et documents, les outils collaboratifs, la diffusion vidéo en direct, et plus encore.
Et tout aussi important que le choix de la plateforme, renseignez-vous sur les équipes de vos partenaires au préalable. Travaillez avec un partenaire qui vous apportera des compétences, des conseils et des connaissances pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos investissements dans la technologie d’engagement.
5. Utilisez le contenu de l’événement comme source de revenus supplémentaires
Le contenu de votre événement hybride offre des opportunités de monétisation qui s’étendent au-delà de la simple vente de tickets ce qui vous permet d’élargir votre budget.
A titre d’exemple, si vous engagez déjà des dépenses pour améliorer la qualité du son et de l’éclairage lors de la captation de votre contenu, profitez-en pour l’enregistrez lors de sa diffusion. Avec un peu de montage vidéo, ces sessions peuvent être vendues en ligne par la suite ou rediffusées sous forme de sessions « à la carte », de webinaires ou lors d’événements virtuels se déroulant après l’événement hybride d’origine.
Vous pouvez également proposer des expériences premium durant l’événement hybride, tel que facturer un supplément pour une session AMA* spéciale (« Demandez-moi n’importe-quoi ») avec un intervenant ou encore une rencontre VIP exclusive. Le secret est de déterminer quelles sont les services pour lesquels les participants seraient prêts à payer un supplément.
*Ask Me Anything en Anglais
6. Faites-vous parrainer
Les partenariats avec les sponsors sont une autre façon d’optimiser votre budget. Comme votre événement occupe des espaces à la fois physiques et virtuels, les opportunités de parrainage sont nombreuses.
Correctement exécuté, le sponsoring est une stratégie gagnante pour toutes les parties prenantes. Les sponsors bénéficient d’une excellente visibilité ainsi que d’opportunités d’entrer en lien avec les participants. Ces derniers, grâce au financement des sponsors, bénéficient quant à eux d’un contenu meilleur et d’opportunités d’engagement supplémentaires.
Au-delà des packages de parrainage traditionnels, proposer des activités uniques, du contenu préenregistré ou des sessions en direct, sont aussi de bons moyens d’aider vos sponsors à mettre leur marque en valeur aux yeux des participants en personne et à distance.
7. Employez des bénévoles
Enfin, la dernière façon d’optimiser votre budget, et la plus efficace, consiste à employer du personnel bénévole. En effet, votre événement hybride offre à ces derniers des opportunités d’apprentissage et de networking. Expériences qui pourront être extrêmement bénéfiques aux personnes en début de carrière et à celles qui cherchent à se réorienter professionnellement, ou aux fans de la marque souhaitant simplement contribuer davantage à votre événement.
En employant des bénévoles, les organisateurs d’événements bénéficient de coûts de personnels réduits et d’une main d’œuvre accrue pour assurer le bon déroulement de l’événement hybride.
Organiser un événement hybride peut sembler intimidant, mais il n’a pas à l’être. Ces astuces budgétaires vous aideront à tirer le meilleur parti de vos dépenses lorsque vous le planifiez.
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