Aurélie Cren, Responsable Sponsoring & Evénements, manage, avec son équipe, les activités sponsoring du groupe AccorHotels. Ils utilisent les solutions Evenium pour gérer la partie « hospitalité » de leurs différents partenariats (invitation de clients sur les événements). Via Evenium ils allouent des places aux différentes directions du groupe afin de leur permettre de gérer les invitations de leurs clients, partenaires, prestataires,… et de leur proposer un accueil « Feel Welcome ». Aurélie Cren nous fait part de son retour d’expérience.
Quel type d’événements avez-vous en charge ?
Nous gérons sur cette plateforme les activités de sponsoring et relations publiques de différents événements dont nous sommes partenaires, – tels que les spectacles et concerts de l’AccorHotels Arena et les matchs de Roland Garros et du BNP Paribas masters.
À quelles problématiques devez-vous faire face ?
Nous devons gérer efficacement des centaines de places. Celles-ci doivent être mises à disposition des départements du Groupe pour qu’ils invitent nos clients. C’est beaucoup de logistique et extrêmement chronophage à gérer. Avant d’avoir la solution Evenium nous utilisions des tableaux Excel, ce n’était vraiment pas l’idéal, le travail est plus long et les erreurs fréquentes.
Comment avez-vous optimisé la gestion de vos activités de sponsoring ?
Nous avons cherché une solution complète qui nous permette de gérer l’ensemble des relations publiques de nos événements : communiquer sur les événements disponibles en interne et sur les informations pratiques les concernant, allouer des quotas de places aux directions invitantes du groupe et inviter nos clients de la manière la plus professionnelle et efficace possible. Il y a donc 3 niveaux d’accès à cette plateforme :
– le département Sponsoring avec un accès administrateur,
– les collaborateurs avec un accès « entité invitante », ce qui leur permet de faire leurs demandes de places pour inviter leurs clients à l’événement de leur choix,
– les invités qui reçoivent invitations et informations pratiques.
Pourquoi est-il important pour vous d’avoir une solution avec un accès collaboratif ?
Il nous semble indispensable d’avoir une plateforme sur laquelle toutes les entités invitantes ont un accès personnel. Avec la plateforme Evenium, elles peuvent consulter la liste des événements, faire leurs demandes de places en précisant qui elles souhaitent inviter, envoyer leurs invitations et faire le suivi de la liste de leurs invités, prendre connaissance des informations pratiques des événements…
Qu’est ce que la solution Evenium a changé dans votre manière de travailler ?
Outre la simplification, l’optimisation de la communication au sein de l’entreprise, Evenium a facilité notre travail d’administrateur, c’est un vrai gain de temps ! Par exemple : nous avons toutes les informations dans un seul et même outil, nous n’avons plus besoin de réécrire les emails puisque nous pouvons les dupliquer etc.
Selon vous, quel est le gros plus d’Evenium ?
Le suivi ! Nous avons un contact privilégié, Laure, au sein de l’équipe Client d’Evenium. Nous pouvons l’appeler dès que nous avons des questions ou des besoins spécifiques. Elle est extrêmement réactive et cherche toujours une solution en étant force de proposition.
Pour résumer : même si nous travaillons encore sur l’optimisation de cette plateforme (nous l’avons lancée il y a moins d’un an), les solutions Evenium permettent de gagner en efficacité avec un suivi rigoureux.