Élargir la définition des événements virtuels inclusifs

Les conférences, séminaires, réunions et autres événements rassemblent des groupes de personnes désirant évoluer, se perfectionner et considérer des perspectives différentes.

C’est pourquoi la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) sont devenues des éléments essentiels des stratégies événementielles d’aujourd’hui, en particulier pour les événements virtuels. Prendre les bonnes initiatives en matière de diversité, d’équité et d’inclusion peut faire de vos réunions et événements des moments plus agréables (et plus sûrs) pour tous .

Lorsque l’on s’intéresse à la diversité et à l’inclusion dans le cadre d’événements virtuels, il convient de se demander comment créer une expérience adaptée à toutes les personnes présentes – et ce, quels que soient leurs capacités physiques, leur âge, leur sexe, leur appartenance ethnique ou leur orientation sexuelle.

Dans cette optique, voici quatre domaines dans lesquels ajouter de l’inclusivité et de la diversité lors de la planification de vos événements virtuels.

Le contenu

L’ajout de diversité et d’inclusivité commence en amont ; une équipe événementielle issue de différents milieux, avec des opinions, des idées et des perspectives variées peut aider à réduire la quantité de préjugés durant le processus de planification du contenu de l’événement.

Lors de l’élaboration de l’ordre du jour, choisissez des sujets qui s’adressent à votre public diversifié, et qui ont un impact direct sur lui. A titre d’exemple :

• Permettez aux participants de partager leurs idées en ajoutant un lien dédié sur le site web de l’événement, où ces derniers peuvent s’exprimer via des formulaires.
• Adoptez des perspectives diverses sur un même sujet, pour remettre en question les idées reçues et les croyances des participants.
• Proposez différentes options d’apprentissage : telles que des discussions informelles, des tables rondes et des activités en petits groupes afin de répondre aux besoins des participants en matière de préférences, de capacités, de personnalités et de santé.
• Incluez la possibilité d’indiquer le type d’apprentissage préféré dans le formulaire d’inscription à l’événement et utilisez les données récoltées pour façonner le format de l’événement.
• Prévoyez suffisamment de pauses tout au long du programme pour réduire la charge mentale des participants. Cela permet notamment aux personnes ayant des difficultés d’apprentissage d’avoir le temps d’assimiler les informations.

En ce qui concerne le contenu inclusif, n’oubliez pas de prendre en compte les points suivants :

• Se familiariser avec les règles et les lignes directrices pour l’accessibilité des contenus web (WCAG). Ces règles permettent de s’assurer que les personnes ayant des difficultés motrices ou des déficiences visuelles peuvent toujours accéder au contenu de l’événement et en faire l’expérience.
• Permettre aux participants de demander des aménagements, tels que la traduction en langue des signes, le sous-titrage, la transcription audio ou l’enregistrement des sessions. (Vous pouvez également informer les participants sur les aménagements qui seront fournis au cours de l’événement).
• Veiller à ce que toutes les vidéos de l’événement soient sous-titrées, transcrites et accompagnées d’options de traduction.
• Envisager des options de networking adaptées aux introvertis, pour ceux qui se sentent dépassés par l’idée d’engager une conversation avec des inconnus. A titre d’exemple, rendez le networking plus inclusif en proposant des options sur votre application  évenementielle, avant et pendant l’événement.
• Instaurer un code de conduite officiel pour toutes les personnes associées à l’évènement (en vous basant par exemple sur le contenu de cet article).

Plateformes

Pour les événements virtuels, si un participant perd son lien d’inscription, vous risquez de perdre toute trace de sa présence. Lorsque vous planifiez un événement inclusif, cherchez à réduire autant que possible les contraintes et restrictions pour les participants lors de l’inscription. A titre d’exemple, envisagez d’utiliser une plateforme telle que ConnexMe d’Evenium, qui ne nécessite pas de téléchargement préalable et est accessible depuis tous les navigateurs.

Si votre événement virtuel a une portée mondiale, les langues (parlées et sous-titrées) sont également une considération essentielle pour rendre votre événement inclusif. Choisissez une plateforme avec des fonctionnalités permettant aux participants d’assister aux présentations dans leur propre langue en temps réel (slides et contenu audio).

Dans certaines régions du monde, l’accès à l’internet haut débit n’est pas toujours possible, ce qui peut empêcher les participants d’utiliser des plateformes complexes ou techniquement gourmandes.

Il est donc préférable de proposer une version « légère » de votre plateforme, accessible depuis n’importe où et consommant peu de bande passante. Gardez également à l’esprit que l’inclusivité n’est pas seulement physique, elle peut aussi être économique.

Il est possible que votre événement soit au-dessus des moyens financiers de certaines personnes désirant y participer.

Rendez-le inclusif pour les personnes issues de tous les milieux socio-économiques en proposant des financement (partiels ou intégrales) par les sponsors, des bourses et des tarifs réduits pour les personnes éligibles.

Vous pouvez également proposer aux participants de régler via différentes méthodes – que ce soit dans leur devise nationale ou en leur donnant la possibilité de le faire progressivement, par virements mensuels

Les intervenants

En tant que représentant direct de votre événement et de votre vision auprès du public, les intervenants sont essentiels pour prouver votre engagement en faveur de la diversité et de l’inclusivité. Un public qui ne se sent pas représenté ne s’inscrira probablement pas, ou ne reviendra pas aux futures éditions de votre événement.

Lors du choix des intervenants, tenez compte des éléments suivants :

• Sélectionnez des personnes diverses en matière de sexe, d’origine ethnique, d’aptitudes, d’orientation sexuelle, de religion, d’âge etc. Votre liste d’intervenants devrait être aussi diverse que le public auquel s’adresse votre événement.
• Choisissez des personnes différentes avec des points de vue novateurs – voire contradictoires – sur les tendances commerciales, la justice sociale, la culture au travail etc. Ne limitez pas les thèmes abordés à la diversité et l’inclusion. Faites plutôt appel à leurs points de vue variés en matière de leadership, d’innovation, de technologie ou d’autres sujets d’actualité.
• Collaborez avec des professionnels issus de différents milieux socio-économiques : avec des conférenciers reconnus autant qu’avec ceux qui essaient encore de se faire un nom dans le milieu.

Voici d’autres bonnes pratiques à adopter lors des événements virtuels :

• Rappeler aux intervenants qu’ils jouent un rôle important dans la création d’expériences événementielles inclusives. Ces derniers, avec les modérateurs, doivent veiller à ce que les discussions restent appropriées et civilisées, tout en s’assurant que toutes les voix sont entendues de manière professionnelle.
• Afficher les pronoms d’usage des intervenants dans leurs biographies et descriptions.
• Fournir une brève description verbale au public lors de chaque introduction, par exemple en décrivant les caractéristiques physiques principales de l’intervenant, de l’endroit où il se trouve, ou d’autres faits intéressants. Cela permet ainsi aux personnes malvoyantes de découvrir et de retenir les spécificités visuelles de chacun (telle une personne voyante qui pourrait se souvenir de quelqu’un grâce à un accessoire original ou à une coiffure unique).
• Indiquer brièvement le nom de la personne prenant la parole lors du passage d’un intervenant à l’autre, afin d’aider les personnes malvoyantes à savoir qui parle, plutôt que de se fier uniquement au son des voix.
• Avertir le public en amont si le contenu d’une présentation comporte des lumières clignotantes, des transitions visuelles rapides ou tout autre effet considéré comme « déclencheur » (par exemple des lumières stroboscopiques).
• S’abstenir d’utiliser des phrases telles que « Comme vous le voyez ici ». Si un intervenant présente au public un graphique ou un diagramme important, il doit décrire verbalement les informations essentielles contenues dans ce dernier : telles que les tendances générales, les noms des groupes de données, etc. Les intervenants doivent également résumer le texte apparaissant à l’écran, car tout le monde ne peut pas lire et écouter en même temps.
  

Marketing et promotion

Votre contenu promotionnel, le site web de l’événement ainsi que les mails et les publications sur les réseaux sociaux doivent représenter vos efforts pour inclure de la diversité et de l’inclusivité – aussi bien dans les visuels et l’imagerie que dans le vocabulaire employé.

En ce qui concerne l’imagerie, les supports utilisés sont-ils diversifiés et inclusifs ? Reflètent-ils la diversité de votre public, de vos intervenants et de votre contenu ? Utilisez-vous des photos de personnes d’origines, d’âges et d’ethnies différents ? A titre d’exemple, dans les mails et les publications sur les réseaux sociaux, veillez à mettre en évidence la diversité des sessions et à ne pas proposer de contenu stéréotypé par inadvertance.

Adoptez une approche inclusive dans vos communications :

• Employez un langage centré sur la personne, en mettant l’accent sur l’individu en tant qu’élément central, et en utilisant des termes respectueux lorsqu’il s’agit de demander des aménagements nécessaires ou de faire référence à des personnes handicapées.
• Ajoutez des champs pour indiquer la prononciation du nom et les choix de pronoms à votre formulaire d’inscription.
• Mettez à disposition les documents et textes dans plusieurs langues, en fonction des caractéristiques démographiques du public.
• Interrogez les participants sur leur type de communication préféré (via des mails, des messages, des appels automatisés etc) et mettez à leur disposition des informations sous forme audio et écrite.
• Distribuez des guides pour sensibiliser l’équipe événementielle et les intervenants à l’inclusivité et aux termes et expressions à éviter
  
• Communiquez sur le fait que votre événement est un espace inclusif. Expliquez clairement que les comportements discriminatoires ne seront pas tolérés, et précisez les conséquences de ces comportements et les mesures que vous prendrez s’ils se produisent

Mettre l’accent sur la diversité et l’inclusion peut grandement contribuer à créer des événements plus accueillants pour tous les participants. Mais n’oubliez pas que la DEI (Diversité, Équité, Inclusion) est un parcours qui s’inscrit dans la durée, et qu’il est toujours possible de s’améliorer.

Si vous êtes à la recherche d’un ensemble d’outils collaboratifs qui facilitent l’engagement et les discussions inclusives, inscrivez-vous dès maintenant pour une démo de ConnexMe !