Durant la pandémie, l’utilisation d’une plateforme d’événements virtuels est rapidement devenue un moyen pour les industries, les organisations et les équipes de se réunir rapidement pour toutes sortes d’événements, des mariages aux réunions sociales en passant par les formations, le renforcement de l’esprit d’équipe et bien d’autres choses encore.
Bien que le retour aux événements en personne ait impacté la manière d’utiliser les plateformes d’événements virtuels, les événements en ligne resteront essentiels pour rassembler et connecter les gens à mesure que se dessine le futur de la vie professionnelle et personnelle.
Robin Raskin, fondatrice du Virtual Events Group (VEG), estime qu’il est temps de repenser la manière d’utiliser les événements virtuels et les plates-formes événementielles. « Outre les événements grand public, il existe de nombreuses autres utilisations, de la formation à la communication interne, en passant par l’éducation, la présentation de produits, les salons de l’emploi et bien d’autres choses encore ».
Nous avons échangé avec Robin pour approfondir quatre autres façons d’utiliser les plateformes d’événements virtuels. Jetons-y un coup d’œil.
Communications internes et formation
« Nous parlons beaucoup de la pandémie comme principal facteur de l’essor des événements et des plateformes virtuels, mais il ne faut pas négliger l’arrivée d’une main-d’œuvre plus jeune », déclare Robin. « Nous avons vu de nombreux cas où ces nouveaux employés n’assistent pas aux événements, mais ont tout de même besoin de formation ».
L’engagement et l’efficacité des employés étant des facteurs essentiels à la réussite d’une organisation, il est logique d’utiliser les événements en ligne pour la communication interne et la formation.
Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes des événements virtuels pour soutenir la communication interne :
- Accueil des nouveaux employés
- Apprentissage / Formations
- Accueil des nouveaux employés
- Ateliers en continue
- Réunions générales ou sommets annuels
- Lancement des ventes
- Activités « sociales » (telles que des happy hours)
Robin déclare : « Comme les événements et les plateformes virtuels permettent de prolonger la durée de vie d’un l’événement – du fait de ce qui se passe avant et après ce dernier – j’ai vu des organisations profiter de l’occasion pour créer des transcriptions et des clips de leurs événements virtuels, dans le but de compléter leur contenu de communication et de formation ».
Divertissement et engagement prolongé
« En ce moment, tout le monde semble heureux de retrouver un semblant de normalité. Cependant, je pense qu’à l’avenir la normalité consistera à utiliser les événements virtuels pour créer des expériences et des engagements prolongés », nous déclare Robin. « Roblox en est un bon exemple : l’entreprise utilise les événements virtuels d’une manière totalement novatrice, principalement dans le domaine du divertissement.
A titre d’exemple, l’année dernière, Roblox, en partenariat avec le duo The Chainsmokers (récompensé par un Grammy Award), a dévoilé une expérience musicale immersive nommée Festival Tycoon – la toute première expérience avec un thème centré autour de la conception et de la gestion d’un festival de musique dans le metaverse. L’expérience de concert des Chainsmokers a permis aux joueurs et aux fans de musique électronique et pop de construire leur propre version d’un festival de musique ; y compris le design de l’éclairage, la pyrotechnie, les stands de merchandising, les espaces de camping, les zones VIP en coulisses, les manèges de parc d’attractions, les héliports, et bien d’autres choses encore. Les fans ont également été invités à partager virtuellement la scène avec The Chainsmokers ainsi qu’avec d’autres groupes ; mais également à participer à des jeux de rythme sur certains des tubes les plus populaires du duo.
Le site a reçu plus de 20 millions de visites depuis son lancement initial, et est devenu le concert le plus populaire de l’histoire de la plateforme Roblox.
Bien que la plupart des organisations n’aient pas les ressources nécessaires pour déployer un tel niveau de créativité au sein de leurs événements virtuels, l’approche évènementielle de Roblox nous montre la valeur apportée par l’intégration d’un divertissement unique ou d’opportunités d’engagement exclusives – en particulier de façon continue – pour toucher et conserver un public plus étendu.
Groupes communautaires polyvalents
« Je pense que les événements virtuels se prêtent particulièrement bien aux expériences plus intimes », nous explique Robin. « Vous pouvez planifier un événement en personne avec des dizaines, voire des centaines de milliers de participants, mais c’est dans le cadre d’un événement virtuel que vous pourrez organiser vos groupes de travail ou vos réunions ».
Les groupes communautaires sont essentiels, tant du point de vue de l’organisateur que de celui des participants ; et du fait de leur grande accessibilité, les événements virtuels peuvent faciliter des expériences plus intimes et plus enrichissantes pour les participants.
Robin nous explique également que les plateformes d’événements virtuels offrent aux organisateurs et aux entreprises une « salle polyvalente » – un moyen de s’adapter aux besoins et aux intérêts de leur communauté. « A un moment donné, il peut s’agir d’une exposition de produits ; celui d’après, c’est un webinaire éducatif, avant de devenir un espace où les cadres supérieurs peuvent se réunir, etc ».
Ce degré de souplesse et de flexibilité dans la conception des événements n’existe que dans l’espace événementiel virtuel, alors utilisez-le à votre avantage.
« Les gens se retrouvent pour toutes sortes de raisons, et pas seulement pour des événements », nous déclare Robin. « Alors, comment élargir votre champ de réflexion ? Comment présenter un nouveau produit ? Comment former les vendeurs ? ». Elle poursuit : « Durant la pandémie, nous avions une vision des choses assez étroites, et considérions le virtuel comme un substitut aux événements traditionnels nécessaires. Aujourd’hui, nous sommes en mesure de trouver d’autres façons de les employer et de rassembler nos communautés ».
Espaces de collaboration
Maintenir l’engagement des employés à un niveau élevé de façon constante est déjà un défi en soi lorsque tout le monde se trouve au même endroit ; et le travail à distance complique encore les choses.
Le travail hybride est propice aux déconnexions, en particulier lorsque les employés n’ont pas l’occasion de collaborer régulièrement. A titre d’ exemple, comment garantir une voix égale aux employés lorsque trois personnes sont réunies dans un bureau et qu’une quatrième travaille de chez elle ?
Les événements virtuels et les plateformes dotées d’outils de collaboration en direct peuvent réunir les membres de votre entreprise sans les inconvénients posés par la distance, les frais de déplacement ou même les barrières linguistiques.
Ces outils peuvent aider les organisations à faire preuve de créativité dans la manière (formelle et informelle) dont elles encouragent les membres des équipes à travailler ensemble, à résoudre les problèmes et à susciter des changements positifs. L’utilisation d’événements virtuels pour encourager l’apprentissage et la collaboration au sein de la communauté aide également les employés à développer de nouvelles compétences et à apprendre les uns des autres. Que ce soit lors de réunions, de groupes d’apprentissage ou autour d’un déjeuner.
Il ne s’agit là que de quelques exemples de l’évolution récente des événements virtuels et des plates-formes événementielles. Toutefois, compte tenu du temps et des ressources investis dans ces événements virtuels, selon Robin, le changement ne fait que commencer : « C’est le moment idéal pour voir les choses en grand ».
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