Préparer une soirée pour les fêtes de fin d’année au travail n’est pas une promenade de santé. Ce qui peut être vu comme une simple fête peut vite devenir un vrai casse-tête. En tant qu’organisateur, vous allez être sous les feux des projecteurs pour préparer ce moment, avec une limite en temps et d’argent avec une pression énorme.
Vous devez vous concentrer sur le bonheur de vos invités avant tout. Notre but, comme toujours, est de vous aider à réaliser vos objectifs au travers de conseils fiables pour organiser un fête au top et impressionner tous vos invités avec facilité tout en vous laissant le temps de vous divertir lors des festivités.
Impressionnez vos managers et vos collègues avec ces conseils pratiques qui réduiront le coût des festivités et qui rendront votre soirée inoubliable.
11 astuces pour la meilleure fête au bureau de tous les temps
1. Renseignez-vous sur vos possibilités pour le lieu de réception.
Certaines entreprises insistent pour que les festivités se déroulent au bureau, alors que d’autres utilisent chaque année le même lieu et ont une réservation permanente chez eux. Un lieu sympa peut impressionner tout le monde cependant il faut s’y prendre tôt et réserver au plus vite.
Astuce économique : Un lieu peu traditionnel ou atypique comme un espace en plein air peut être une bonne idée qui peut couter moins cher. Par contre, il faudra penser à certains détails qui ne sont pas forcément inclus, comme les chaises, les tables, les plats, les couverts et l’équipement audio-visuels. Renseignez-vous sur les autorisations nécessaires pour chaque endroit.
2. Trouvez une date le plus tôt possible.
Il reste peu de jours avant les fêtes de fin d’année et beaucoup d’autres entreprises seront sur le coup pour réserver les meilleurs lieux de réception. Si vous n’avez pas encore commencé, allez-y, foncez !
Vous devez aussi vous soucier des emplois du temps de vos employés à l’avance pour choisir la meilleure date possible. Ils auront sûrement des vacances ou des fêtes personnelles qui passeront avant la fête de fin d’année de l’entreprise. Envoyez un email à vos collègues pour connaitre leurs disponibilités et proposer la meilleure date. Sinon, réservez le lieu et annoncez la date dès que la réservation est confirmée.
Astuce économique : Réservez le plus tôt possible et si vous avez un autre événement de prévu plus tard dans l’année, négociez une remise en réservant les deux dates en même temps. Si ils ne peuvent pas faire de remise pendant les périodes des fêtes, demandez s’ils peuvent en faire une sur votre prochain événement.
3. Demandez de l’aide en cas de besoin.
Non seulement cela fera plus de mains pour vous aider, mais cela vous permettra aussi d’avoir de nouvelles idées. En demandant à vos collègues de vous venir en aide, ils se sentiront plus inclus dans les préparatifs et seront plus susceptibles de soutenir quelque chose qu’ils auront créé. Et bien sûr, ils seront les premiers à s’inscrire et à insister pour que tous leurs collègues et amis viennent aussi.
Astuce économique : Certaines personnes dans votre entourage peuvent avoir des relations et peuvent vous permettre d’avoir des réductions. Faites une liste de toutes vos possibilités avec votre entourage comme le lieu, la nourriture, les décorations, les activités, etc.
4. Choisissez un thème et de la décoration.
Le thème de votre soirée sera bien entendu les fêtes de fin d’année mais pourquoi ne pas ajouter un autre thème pour que tout le monde s’en rappelle ? Vous pouvez choisir un thème amusant comme une compétition du pull de noël le plus laid, ou bien quelque chose de plus sérieux comme le futur développement de la boîte et l’innovation dans l’entreprise. Les thèmes peuvent être une façon originale de créer des menus, choisir des activités et apporter du style.
Astuce économique : Utilisez un thème dont vous avez déjà les décorations ou que vous pouvez installer rapidement. Ce sera donc moins cher et plus facile pour vous.
5. Créez une liste d’invités et occupez-vous de la nourriture et des boissons.
Renseignez-vous sur le nombre de personnes qui seront invités et qui sera présent. Les partenaires de l’entreprise viendront-ils ? Les employés d’autres départements seront-ils présents ? Renseignez-vous sur le nombre final d’invités pour réserver un traiteur le plus tôt possible.
Comme pour les lieux, les meilleurs traiteurs sont les plus difficiles à avoir. Gardez en tête que vous aurez besoins de repas spéciaux comme une option végétalienne ou bien sans gluten.
Astuce économique : Servez des tapas ou des amuses-bouches plutôt qu’un repas à table. Utilisez un bar payant avec des coupons boissons offerts plutôt que des boissons à volonté. Pour plus d’économies, privilégiez l’évènement le midi, les prix sont beaucoup moins élevés que le soir !
6. Envoyez les invitations et gérez les inscriptions.
Vous vous faciliterez la tâche si vous utilisez des logiciels pour confirmer la présence des invités. Envoyez les invitations et organisez les réponses en utilisant une plateforme de gestion d’événements en ligne. Assurez-vous que tout le monde puisse voir qui a déjà confirmé pour motiver les employés à venir.
Astuce économique : Utilisez la technologie, oubliez le papier et les plans de tables faits à la main. Vous pouvez faire tout ça en utilisant une application ou un logiciel. Même si l’application risque d’être payante, vous pourrez l’utiliser pour d’autres événements ou dans votre entreprise lors de certaines occasions. Le prix sera sûrement compensé par le temps que vous gagnerez ou par l’engagement au travail de vos invités.
7. Sélectionnez les activités.
Il y a beaucoup d’options disponibles : un group de musique, un DJ, des comédiens, des danseurs, etc. Vous risquez d’être aussi surpris pas vos collègues et leurs talents. Un karaoké peut-être ?
Astuce économique : Demander aux écoles du coin si il n’y a pas un groupe de jeunes musiciens qui jouent pendant leur temps libre. Comme nous l’avons déjà dit, quelqu’un dans votre entourage peut avoir un enfant qui joue dans un groupe.
8. Créez des opportunités pour faire des photos.
Les gens adorent prendre et partager des photos. Si vous avez des accessoires avec lesquels vos invités peuvent prendre des photos et utiliser un hashtag créé pour l’occasion, le partage de clichés peut créer un grand intérêt pour votre entreprise. Si vous avez une application pour votre événement, vous pouvez activer l’option « mur de photos » pour rendre l’événement plus convivial. Une autre idée est d’employer un photographe professionnel pour prendre des photos officielles.
Astuce économique : Faites vos propres accessoires et prenez vos propres photos. Vérifiez que vos employés aient bien signé une autorisation de droit à l’image pour que vous puissiez utiliser leurs photos. Partagez les photos avec l’équipe commerciale ou l’équipe marketing pour la communication sur les réseaux sociaux. Ces photos peuvent en effet fournir du contenu durant les fêtes de fin d’année pour une présence médiatique.
9. Préparez des discours de remerciements.
Quelqu’un de la direction fera sûrement un discours pour remercier les employés pour leur travail durant l’année. Certaines entreprises choisissent ce moment pour donner des bonus, des prix, ou féliciter les résultats de l’entreprise.
Astuce économique : Pour les discours, vous aurez sûrement besoin d’au moins un micro. Vérifiez à l’avance avec le lieu de réception s’ils ont un ensemble audio-visuel. Demandez-leurs si vous pouvez utiliser vos propres équipements audio-visuel. Vous payerez moins cher la location de la salle et souvent, louer les équipements chez un professionnel est moins cher que prendre l’option proposée par le propriétaire de la salle.
10. Créez une expérience.
Faites quelque chose de mémorable en rendant vos invités heureux. Vous pouvez faire ça en proposant des arrangements spéciaux comme une garderie gratuite sur le lieu de réception. Ainsi, personne ne s’inquiétera de trouver une baby-sitter en période de fêtes. Vous pouvez aussi proposer des jeux et des animations sur le lieu de l’évènement. Allez sur notre tableau Pinterest pour plus d’idées de jeux, décorations et autres en rapport avec les fêtes de fin d’année.
Astuce économique : Réservez des baby-sitters en passant par une agence pour négocier un prix si vous en employez plusieurs pour la soirée.
11. Mettez-en pleins les yeux aux invités en étant High-Tech.
Une fête de fin d’année est le moment parfait pour en mettre plein la vue aux collègues avec des gadgets. Si votre budget le permet, essayez de faire quelque chose d’unique.
Vous vous rappelez de la compétition du pull de Noël le plus moche ? Vous pouvez utiliser une application pour faire des votes et afficher les résultats en direct, ou bien permettre aux invités de commenter directement sur chaque photo depuis leurs mobiles.
Une autre idée sympa est de créer un mur de photos des invités lors de la fête. Plus besoin d’attendre que quelqu’un de l’administration le fasse pour vous. Maintenant vos invités peuvent le faire en quelques secondes. Ces photos deviendront sûrement le divertissement principal de votre soirée, surtout en fin de soirée !
Astuce économique : Si vous voulez utiliser un système de projection mais que vous n’avez pas le même budget qu’Hollywood, projetez-la dans un endroit qui attirera le plus les regards comme à l’entrée ou derrière le buffet.
Pour économiser de l’argent avec une application, soyez certain que celle-ci apportera une valeur ajoutée.
En conclusion
Que vous soyez nouveau dans le monde de l’organisation d’événements ou pas, vous avez été choisi pour organiser la fête de fin d’année et voulez créer LE meilleur événement. Concentrez vos efforts pour offrir la meilleure expérience possible à vos invités tout en respectant le budget de l’entreprise.
Les fêtes de fin d’année sont les meilleurs moments pour que vos employés se sentent estimés et appartenant à une entreprise humaine. Si vous ne sautez pas sur une opportunité telle que celle-ci pour leur montrer quelque chose de spécial, vous raterez le moment où vous auriez pu les impressionner et créer des relations entre eux.
