La technologie fait désormais partie intégrante des événements. De nombreux professionnels de l’événementiel ont même ajouté le titre de technologiste de l’événementiel à leur description de poste étant donné qu’ils doivent maintenant trouver et évaluer les plateformes événementielles afin de déterminer celles qui répondent le mieux à leurs besoins.
Avec la progression rapide des événements virtuels au cours de l’année passée ainsi que l’ajout d’éléments hybrides, l’identification et l’évaluation des nouvelles technologies est devenu encore plus essentiel à la réussite d’un événement.
Pour vous aider à choisir la plateforme événementielle qui répondra à vos besoins, voici une liste de 26 questions à poser à vos fournisseurs événementiels:
1. Comment votre entreprise/technologie a-t-elle été lancée ?
2. Pour quels types d’événements et de cas d’utilisation la plateforme est-elle la plus adaptée ? Pour quels cas l’est-elle moins?
3. Comment la plateforme s’intègre-t-elle à d’autres plateformes, outils ou partenaires ?
Par exemple, s’intègre-t-elle à des plateformes populaires telles que Zoom, Webex ou Microsoft Teams ?.
4. La plateforme nécessite-t-elle de télécharger ou d’installer des logiciels supplémentaires ?
5. La solution fonctionne-t-elle sur mobile et sur ordinateur, ou est-elle optimisée pour un seul type d’appareil ?
6. Si la technologie fonctionne sur mobile, est-elle compatible à la fois avec iOS et Android ?
7. Puis-je faire un essai ?
« Les captures d’écran ne suffisent pas », pour Dahlia El Gazzar, spécialiste en technologie événementielle et dirigeante de l’agence DAHLIA+. « Demandez une invitation à un des événements à venir – qui ne doit pas nécessairement être similaire au vôtre – mais qui inclut les fonctionnalités de la plateforme que vous recherchez. » Elle ajoute : « mettez vous dans la peau de toutes les différentes personnes qui vont utiliser la technologie pendant votre événement – faites l’expérience de la plateforme du point de vue d’un participant, d’un intervenant et des sponsors afin d’avoir une idée de ce que sera l’expérience des personnes impliquées dans l’événement. »
8. Quelles améliorations et nouvelles fonctionnalités sont en cours de développement ?
El Gazzar conseille d’obtenir des précisions lors des démos sur les fonctionnalités qui sont déjà disponibles, celles qui sont en cours de développement, et toutes les fonctionnalités bêta qui seront prêtes à temps pour votre événement.
9. Quels sont les services ou l’assistance inclus dans le contrat ?
10. Comment le prix de la plateforme est-il fixé ? – par événement, pour une durée déterminée, en fonction du nombre d’utilisateurs, ou autre ?
11. Y a-t-il des frais ou des options supplémentaires ? Si oui, qu’est-ce qui n’est pas inclus dans le prix de base ?
12. Quelles fonctions pour impliquer les participants, pour la collaboration ou le brainstorming votre plateforme inclut-elle ? Par exemple, la plateforme inclut-elle les questions/réponses, des sondages/quiz, ou la collaboration sur les documents en direct ?
13. Quel type de formation est disponible pour se familiariser avec la plateforme ? Si une formation supplémentaire est nécessaire, y a-t-il un coût additionnel ?
14. Quel type d’assistance fournissez-vous avant, pendant et après l’événement ? Y a-t-il une assistance en direct 24/24 ? Un service de chat ? Une FAQ ? Autre ?
15. Disposerons-nous d’un chef de projet dédié ? Si non, comment la relation client est-elle
gérée ?
16. Quelle est la taille de l’équipe de support client ?
« C’est là que les entreprises technologiques qui sont en hypercroissance sont le plus mises à l’épreuve », déclare El Gazzar. « Demandez s’ils externalisent leur support, quelle est leur charge de travail pendant votre événement, et quel est leur temps de réponse moyen. Et surtout, posez ces questions avant de signer, et non pas après. »
17. Quelles sont les possibilités d’intégrer ma marque ou d’autres éléments de design ?
18. Puis-je intégrer des éléments de ma marque par moi-même, ou aurai-je besoin de l’aide d’un programmeur ou de votre équipe ?
19. Quel a été la durée de fonctionnement de la plate-forme l’année dernière ?
20. Quels sont les plans de secours mis en place en cas de panne ou de problème technique ?
21. Comment assurez-vous la sécurité des informations ou des données recueillies ?
22. Quels types d’analyses et de rapports sont inclus ? L’information est-elle disponible en temps réel pour permettre de faire des ajustements immédiats ?
23. Pouvez-vous fournir des exemples de rapports ?
24. Si disponible, quelles sont les capacités d’importation/exportation de données prises en charge par votre plateforme ?
25. Fournissez-vous des recommandations ou des suggestions sur la manière d’avoir plus d’opportunités pour augmenter le revenu de l’événement?
« En demandant au fournisseur de la plateforme d’être proactif et de vous aider à penser stratégiquement et à long terme, votre fournisseur sera plus investi dans votre succès », déclare El Gazzar.
26. Demandez au(x) fournisseur(s) ce qu’ils ont l’intention de développer. Ont-ils de nouvelles fonctionnalités intéressantes en version bêta ? Seront-elles prêtes à temps pour votre événement ? Pendant les démonstrations, soyez très clair sur ce qui est disponible et ce qui est en cours de développement.
Lorsqu’il s’agit de trouver la bonne technologie événementielle, prendre le temps d’obtenir ces réponses permet de comprendre si le fournisseur répond aux besoins actuels et futurs de vos événements.
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