27.12.21

7 questions à poser lors de l’élaboration de votre stratégie événementielle 2022

En mars 2020, début de la pandémie, l’écrivain santé, science et psychologie Markham Heid a expliqué certaines origines de la peur et de l’incertitude.

« Le légendaire auteur d’épouvante HP Lovecraft a écrit que » l’émotion la plus ancienne et la plus forte de l’humanité est la peur, et le type de peur le plus ancien et le plus fort est la peur de l’inconnu « .

Ce que Lovecraft a reconnu – et des décennies de recherche psychologique l’ont confirmé – c’est que le cerveau humain est particulièrement vulnérable à l’incertitude… Certains chercheurs ont même soutenu que la peur de l’inconnu est la peur fondamentale éprouvée par les êtres humains – celle qui donne naissance à d’autres peurs – et que la capacité d’une personne à surmonter les périodes d’incertitude est une caractéristique fondamentale d’un esprit sain et résilient. »

Alors que la planification d’événements a toujours été accompagnée de sa juste part d’inconnues, le processus de planification, d’organisation, de promotion et d’exécution d’événements a été radicalement transformé au cours des deux dernières années.  

Dans la perspective d’une nouvelle année d’incertitude, comment les chefs de projet et les organisateurs peuvent-ils gérer au mieux les problématiques liées à la mise en place de leur stratégie événementielle 2022 ? Nous vous recommandons de commencer par poser ces sept questions.

1. Trouvez le « pourquoi » ?

L’organisation d’un événement commence par établir le « pourquoi » : quels sont les buts et objectifs auxquels mon entreprise veut parvenir ?

Plus que la réponse à cette première question, intéressez-vous à cette variante du « pourquoi » lors de vos réunions de planification : pourquoi un invité devrait-il y assister ?

La pandémie a amené les participants à redéfinir leurs priorités, à être plus sélectifs des activités auxquelles is consacrent leur temps. Alors même que de nombreux sondages de l’industrie indiquent que les gens veulent se rencontrer et que le concept de revenge travel prend racine, il est cependant nécessaire de mettre l’accent sur une bonne raison de venir assister à un événement.

Le concept « qu’est-ce que j’en retire ? » s’applique aux événements en personne, hybrides et virtuels. Les participants s’attendent à trouver un niveau d’interaction et d’implication exceptionnel et un réel retour sur investissement pour le temps qu’ils passent avec votre organisation. Sans ces facteurs convaincants, il existe d’innombrables autres options en concurrence pour accaparer le temps des participants.

2. Quelle est votre stratégie événementielle virtuelle ?

Alors que les conversations, au cours des derniers mois, se sont concentrées sur Delta et maintenant Omicron, tous deux sont des exemples de l’incertitude persistante qui peut suspendre à tout moment les rencontres en personne. De ce fait, il est essentiel de mettre en place une stratégie qui implique et fait participer les auditoires qui ne peuvent pas (ou ne veulent pas) y assister en personne.

Que les événements continuent d’être entièrement virtuels ou qu’ils s’essaient à une nouvelle approche hybride, la mise en place d’une plateforme digitale événementielle peut offrir une certaine flexibilité dans l’hypothèse d’un changement de dernière minute. Par exemple, une plateforme d’interaction avec le public comme ConnexMe, accessible à partir de n’importe quel navigateur et appareil sans installer de logiciel supplémentaire, permet aux participants de participer facilement, de n’importe où.

3. Comment comptez-vous interagir avec votre audience ?

Comme nous l’avons appris durant deux années d’événements virtuels forcés, les publics en ligne sont plus facilement distraits que lorsqu’ils participent en personne.

Pour rivaliser et prospérer dans un environnement de fatigue des écrans où tout le monde jongle entre plusieurs priorités et à un clic du désintérêt, créez un plan d’implication de l’audience. Quelques conseils pour mieux maitriser l’engagement des participants :

  • Si vous n’avez pas encore intégré les sondages, c’est une des façons les plus simples de se lancer
  • Tirez parti de la nature compétitive des participants et essayez-vous aux quiz pour stimuler l’interaction
  • Proposez un brainstorming collaboratif par le vote

En ce qui concerne les techniques d’interaction, les meilleures pratiques et les technologies pour événements virtuels continuent d’évoluer et de vous proposer plus d’options. Appliquez également ces apprentissages aux formats virtuels et hybrides.

4. Comment épaterez-vous votre public ?

Du fait du manque de connexions  humaines engendrée par les circonstances entourant ces dernières années, les publics recherchent des événements qui leur offrent une expérience – quelque chose qu’il ne peuvent pas obtenir sur YouTube.

Qu’il s’agisse d’aider les participants à connecter et réseauter de manière significative, l’opportunité d’entendre de nouvelles voix, fournir un storytelling captivant, une meilleure qualité de production, ou encore un autre facteur « wow », il est essentiel de laisser aux participants une impression durable – qu’il s’agisse d’une expérience virtuelle ou hybride.

5. Votre plateforme digitale normalise-t-elle votre processus de planification ?

La gestion des détails d’un événement prend énormément de temps, d’énergie et de ressources. Mais alors même que les organisateurs ont été repoussés leurs tranchés ces deux dernières années, les missions et responsabilités s’ajoutent continuellement aux listes de tâches déjà longues.

Recherchez des solutions digitales événementielle intégrées qui favorisent l’atteinte de vos buts et objectifs mais sont simple à intégrer et ne nécessitent pas d’investir beaucoup de temps et d’énergie à l’apprentissage d’une nouvelle technologie. Une technologie facile à utiliser, simple et intuitive normalisera le processus de planification.

6. Avez-vous besoin d’aide pour réaliser votre vision ?

Il existe beaucoup d’idées reçues sur la tenue d’événements virtuels et hybrides. Nombreux sont les éléments et défis liés à l’élaboration d’une expérience remarquable pour les participants, les conférenciers et les principales parties prenantes.

Plutôt que de repousser les limites des équipes déjà stressées, identifiez dès le début du processus de planification si votre vision requiert un support additionnel, en particulier sur le plan technologique et digital.

N’ayez pas peur de faire appel aux chefs de projets de votre prestataire de solutions événementielles digitales  pour garantir le succès de vos événements.

7. Faites parler vos données

Comme l’a écrit l’écrivain et conférencier américain Dale Carnegie : « Le passé est l’endroit où vous avez appris la leçon. L’avenir est l’endroit où vous appliquez la leçon. »

Avec toutes les données accumulées au cours des événements virtuels et hybrides, tirez parti de ces informations lors du processus de planification pour mieux comprendre les besoins et les désirs de votre public et organiser un événement exceptionnel.

Par exemple, examinez ces données afin de savoir quel contenu entraîne le plus d’engagement ou d’interaction, la durée et le niveau de participation, les réponses aux sondages et aux enquêtes, etc. pour éclairer vos plans pour de futurs événements.

 

La pandémie a entraîné des changements importants dans le processus de planification événementiel et continuera de le faire à l’avenir. L’intégration de ces questions dans le processus de planification événementiel peut aider à gérer l’incertitude à venir. 

 

Contactez-nous pour plus d’informations sur la façon dont Evenium peut vous aider à atteindre vos objectifs pour vos événements virtuels, hybrides et en personne en 2022 !