La plupart des organisateurs d’événements utilisent le brainstorming comme un outil pour aligner les équipes, créer de la collaboration ou générer de l’innovation. Brainstorming virtuel.
Cependant, dans un contexte où le travail à distance devient la nouvelle norme, les groupes constatent qu’ils ne partagent plus les mêmes espaces physiques, ou même parfois le même fuseau horaire. En conséquence, pour rester innovantes, les équipes événementielles doivent désormais adapter leurs stratégies traditionnelles de brainstorming à l’environnement virtuel.
Le brainstorming à distance permet aux gens de collaborer sur des projets sans être physiquement présents au même endroit. Comme l’écrit Gleb Tspipursky pour la Harvard Business Review, le brainstorming virtuel « offre une meilleure expérience aux membres du groupe dans son ensemble, génère davantage d’idées nouvelles et permet un équilibre entre les personnalités introverties et extraverties, optimistes et pessimistes, ainsi qu’entre les membres de statut modeste et ceux d’un rang plus élevé .”
Réussir un brainstorming virtuel est une question d’approche. Savoir être organisé et utiliser des outils en ligne peut faire toute la différence pour renforcer la collaboration et rendre les sessions plus engageantes et efficaces.
Voici comment mener une session productive :
Identifiez les participants
Dans tout brainstorming, les participants sont encouragés à sortir des sentiers battus pour générer des idées variées. Et pour cela, vous aurez besoin de diversité dans votre groupe.
Donnez à chacun la possibilité d’apporter sa touche de créativité en sélectionnant des personnes ayant des compétences et des points de vue différents. Ne limitez pas la participation aux personnes déjà familières avec le sujet de discussion.
Idéalement, essayez d’organiser la discussion au sein d’un groupe de cinq à huit personnes. Mais vous pouvez toujours commencer avec un nombre de personnes plus important, avant de passer à des ateliers virtuels en petits groupes, puis de vous réunir à la fin pour échanger des idées avec l’ensemble des participants.
Préparez et partagez le contenu à l’avance
La session de brainstorming virtuel doit avoir un objectif à atteindre. Qu’il s’agisse d’un défi événementiel à relever, de proposer une nouvelle approche de conception d’événement ou autre chose, vous devrez vous préparer en amont afin de vous assurer que le groupe dispose des meilleures chances d’atteindre l’objectif fixé.
Planifiez une session de brainstorming productive en commençant par définir l’objectif final. Qu’espérez-vous réaliser ? Cela gardera tout le monde concentré, même s’ils expriment leurs idées et laissent libre cours à leur créativité.
Ensuite, rédigez un bref résumé expliquant le résultat souhaité. Il est très utile de partager ce document avec le groupe en amont, afin qu’ils aient le temps de se pencher sur les sujets abordés et de commencer à partager leurs suggestions et leurs idées. De plus, partager ces supports à l’avance aide le groupe à tirer le meilleur parti du temps passé ensemble, en se concentrant sur la séance de brainstorming elle-même, plutôt que sur l’explication de l’objectif.
Choisissez les bons outils pour une résolution créative des problèmes
Utiliser des outils collaboratifs pour résoudre des problèmes de manière créative durant un brainstorming virtuel présente de nombreux avantages :
- Permettre aux personnes de travailler ensemble à distance.
- Encourager la collaboration entre différents secteurs et disciplines.
- Réduire le besoin de réunions de suivi.
- Faciliter le partage d’idées et la mise en place d’un consensus.
- Améliorer la productivité en réduisant les distractions et en améliorant la concentration.
Vous aurez certainement besoin d’utiliser divers outils collaboratifs lors de la planification d’une session de brainstorming. La nature des outils spécifiques que vous emploierez dépend du type de session de brainstorming virtuel que vous souhaitez organiser.
Vous trouverez ci-dessous plusieurs types d’outils que vous pourriez employer :
- Applications de communication et de collaboration — Les applications Google pour le brainstorming virtuel font partie des outils les plus largement disponibles. Ces services en ligne gratuits vous permettent de collaborer avec d’autres personnes via des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des dessins, etc. De plus, la plupart des gens ont déjà accès aux applications Google.
- Plateformes événementielles virtuelles — Pour encourager une collaboration plus étroite et atteindre facilement un consensus de groupe, adoptez une plateforme événementielle virtuelle. Recherchez une plateforme qui ne nécessite pas de téléchargement préalable, et qui est accessible depuis n’importe quel navigateur pour une participation maximale. A titre d’exemple, ConnexMe permet aux participants de voter pour et contre des idées d’un simple geste, et met à leur disposition les moyens d’interagir ensemble aussi bien que s’ils se trouvaient dans la même pièce.
- Tableaux en ligne — Pour les sessions de brainstorming virtuelles les plus complexes ou se déroulant sur de longues périodes, les tableaux en ligne et autres outils collaboratifs tels que Miro sont conçus spécifiquement pour que les membres de l’équipe puissent partager leurs idées en temps réel. Pensez à utiliser différents formats, comme des post-it, des diagrammes, etc.
N’oubliez pas de tenir compte également du degré de facilité – ou de difficulté – avec laquelle votre équipe peut accéder à ces différents outils. Existe-t-il une option gratuite ? Ou est-il judicieux d’investir dans une plateforme que toute l’équipe pourra utiliser de manière continue ?
Commencez par un ice-breaker
Lorsque vous organisez une session de brainstorming virtuel, même avec une bonne préparation préalable, ne vous attendez pas à ce que chacun arrive déjà prêt à partager librement ses idées. Un brise-glace rapide ou une activité de mise en condition est une façon amusante de débuter un brainstorming virtuel. Choisissez une activité simple, courte et amusante pour stimuler la créativité des participants !
A titre d’exemple, essayez les thèmes suivants :
- Deux vérités et un mensonge
- Un sondage « comment vous sentez-vous aujourd’hui ? »
- Un quiz « ceci ou cela »
- « Montre et raconte » avec des photos de leurs animaux de compagnie
- Prenez une photo de la vue de votre bureau
- Préféreriez-vous… ou alors… ?
- S’exprimer en utilisant des emojis
Laissez jaillir les idées !
Du fait de la nature virtuelle de la session, ne limitez pas les échanges d’idées à un créneau spécifique. Envisagez plutôt de demander aux participants de partager leurs idées au fur et à mesure que ces dernières leur viennent à l’esprit (à l’aide des outils collaboratifs sélectionnés). Au cours de la session, rappelez-vous que le brainstorming ne doit pas être un processus rigide. Faites place à l’improvisation, et laissez la discussion se dérouler de manière organique. Encouragez l’animateur à réorienter la discussion si l’équipe rencontre des blocages. Enfin, demandez à une personne de documenter toutes les idées abordées au cours du processus, et ce, même si ces dernières ne sont pas directement en lien avec les objectifs initiaux.
Évaluez les idées
Une fois le brainstorming terminé, passez en revue et évaluez tout ce qui a été partagé. Cela vous aidera à déterminer si vos idées méritent d’être approfondies ou non. A titre d’exemple, vous pourriez réaliser que certaines idées sont trop générales, ou difficiles à concrétiser. A l’inverse, des idées écartées auparavant vous apparaîtront peut-être plus pertinentes suite aux différents échanges. C’est également le bon moment pour inviter les participants à commenter, noter ou voter pour les idées générées. Ce processus peut vous aider à identifier les idées que vous souhaitez concrétiser sans attendre, celles que vous réaliserez à moyen terme, et celles qui seront mises en attente voir même abandonnées.
Les nouvelles idées et les approches innovantes sont la pierre angulaire des événements et des réunions réussis. Rien ne vous empêche d’organiser une session de brainstorming au format virtuel. Suivez les conseils listés ci-dessus, et continuez à faire circuler les idées librement au sein de votre organisation.
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