Comme le savent les professionnels de l’événementiel, le succès de tout événement dépend en grande partie de la planification, y compris du choix des intervenants.
Les intervenants contribuent à donner le ton d’un événement. Leur contenu, la façon dont ils le présentent et leur interaction avec les participants peuvent rendre un événement mémorable, dans le bon comme dans le mauvais sens.
Maximisez l’impact des intervenants de votre événement grâce aux conseils suivants :
1. Définir le contexte et les objectifs
Mettons nous à la place d’un intervenant un instant . Imaginez combien il est difficile d’entrer dans une salle (qu’elle soit virtuelle ou non) remplie de centaines ou de milliers de personnes et de prendre la parole. Sans contexte ni connaissance de l’ensemble des objectifs de l’événement, du public et de ses besoins, ou du ton souhaité, cette tâche déjà difficile devient presque impossible.
Les organisateurs d’événements aident les intervenants à maximiser leur impact et leur lien avec le public en définissant clairement ce que ce dernier est censé apporter à l’événement, et en quoi sa participation soutient les objectifs de l’événement.
Par exemple, l’objectif de l’intervenant est-il d’informer et d’éduquer les participants, de leur donner des idées pratiques à utiliser dans le cadre de leur travail, de les inspirer par le biais de récits ou de les divertir avec des histoires drôles?
En prenant le temps d’informer les intervenants avant l’événement de vos objectifs, vous vous assurez que leurs sessions intéressent les participants du début à la fin.
2. Partager vos outils de promotion avec les intervenants
Une fois que les intervenants ont officiellement accepté de participer et qu’ils sont d’accord avec les objectifs et les attentes générales, renforcez leur impact en annonçant publiquement qu’ils interviendront lors de l’événement.
Les intervenants peuvent atteindre un public différent et souvent plus nombreux sur les réseaux sociaux que certaines organisations ou certains événements. En leur demandant de poster sur Twitter ou de partager l’événement sur LinkedIn, cela permet d’étendre la portée de l’événement à de nouveaux publics.
Et si de nombreux intervenants publient et twittent automatiquement leurs interventions à venir, l’impact en est maximisé lorsque tous les intervenants disposent d’outils promotionnels, comme par exemple :
- Exemples de posts et publications incluant le hashtag de l’événement
- Des graphiques et visuels sur le thème de l’événement à afficher sur leur site web, à inclure dans les publications ou à ajouter à leur signature électronique
- Des tickets gratuits ou des réductions sur l’inscription ou des offres à accorder aux followers
- Des brochures flyers, ou des goodies aux couleurs de l’événement
3. Proposer un aperçu de l’événement
Une autre manière de renforcer l’impact des intervenants et de mettre en valeur leur expertise consiste à donner un aperçu de ce qu’ils partageront pendant l’événement.
Donnez aux participants un avant-goût de ce qui les attend :
- Incluez des articles de blog ou des articles rédigés par l’intervenant dans les emails marketing comme les invitations à l’événement
- Organisez un podcast avant l’événement, où l’intervenant partage des points clés de sa présentation
- Demandez aux intervenants d’enregistrer une vidéo expliquant le contenu de leur présentation et de la publier sur le site web de l’événement
- Donnez aux participants des “devoirs” à faire avant l’événement
4. Utiliser la technologie événementielle pour faciliter l’interactivité et l’engagement
De nombreux organisateurs d’événements et de réunions utilisent déjà la technologie événementielle pour planifier et gérer l’ensemble de l’événement. Pourquoi ne pas étendre les avantages de la technologie événementielle aux intervenants également ?
Une solution comme Evenium ConnexMe permet aux intervenants d’ajouter facilement des questions-réponses, des sondages et d’autres éléments interactifs à leurs présentations, et renforce ainsi leur impact sur le public.
L’impact est maximisé lorsque les intervenants sont formés sur la technologie événementielle avant l’événement. Cela permet non seulement d’éliminer le stress de dernière minute, en essayant de trouver comment intégrer la technologie, mais cela incite souvent les intervenants à trouver des moyens uniques et créatifs d’ajouter de l’interactivité tout au long de leur session.
5. N’oubliez pas de leur fournir des bonnes pratiques
Les intervenants professionnels ont passé des années à perfectionner leurs compétences en matière de présentation, il n’est donc généralement pas nécessaire de partager les bonnes pratiques avec eux.
Toutefois, si un événement prévoit des intervenants internes ou qui ne prennent pas régulièrement la parole, les organisateurs peuvent contribuer à renforcer l’impact de ces intervenants en leur offrant un coaching ou de simples rappels sur ce qui est marche pendant les présentations et avec un public nombreux?
Par exemple, proposez-leur une liste récapitulative des choses à faire et à ne pas faire telles que :
- Présenter de manière dynamique
- Ne pas lire les diapositives
- Ne pas se laisser distraire
- Interagir avec les participants et leur demander des feedback au cours de la session
Les organisateurs d’événements qui fournissent aux intervenants le contexte, les objectifs, des supports promotionnels et une technologie qui facilite l’engagement, maximisent l’impact des intervenants et encouragent les participants à s’impliquer. Ils contribuent ainsi à atteindre les objectifs globaux de l’événement.
Si vous êtes prêt à renforcer l’impact des présentations de vos intervenants, programmez une démonstration pour découvrir comment Evenium ConnexMe permet de renforcer facilement l’interactivité et l’engagement pour tous types d’événements.
