Mesurer la réussite d’un évènement, séminaire ou d’une conférence, est une démarche nécessaire pour améliorer les futures éditions. Pourtant comme le constate Benoit Volatier d’Occurence, trop peu d’agences ou d’entreprises mettent en place des critères d’évaluation précis et adéquats. Voici nos conseils pour calculer le ROI réel et le succès de votre évènement.
Définissez des indicateurs précis en amont de l’évènement
Quels critères d’évaluation doit-on prendre en compte ? Cela dépend de l’objectif de votre évènement : présenter votre plan stratégique à vos tops managers ? Séduire de nouveaux clients ? Former vos collaborateurs ? Motiver vos équipes ? Selon la nature de votre évènement, les critères d’évaluation à mettre en place peuvent être multiples, en voici quelques-uns :
1.Le nombre de participants
Voici le premier critère auquel on pense : combien de personnes ont fait le déplacement ? Vous pouvez également comparer le nombre de personnes présentes au nombre d’invités. Comment savoir si les participants ont réellement participé à l’évènement ? Vous pouvez bien entendu imprimer la liste des personnes confirmées et demander aux invités d’indiquer leur nom à leur arrivée. Retrouver chacun des invités sur une liste papier prend du temps et n’assure pas un accueil fluide à vos invités. Nous vous conseillons d’opter pour l’application Evenium OnSite, pour scanner l’invitation des invités dès leur arrivée à l’évènement, suivre en temps réel le nombre de participants et leur offrir un accueil efficace. Vous obtenez également des informations précieuses comme l’heure exacte d’arrivée des participants, les sessions les plus attendues etc. Autant de données qui vous permettront de connaître les moments forts de votre évènement.
2. Le niveau d’engagement des invités
Le succès d’un évènement se juge également au niveau d’engagement de vos invités. Si ces derniers se sont investis, ils retiendront mieux les messages clés de l’évènement et en garderont une image plus positive. Comment juger de la participation de vos invités ? Utilisez une application mobile, telle qu’Evenium ConnexMe, pour organiser des votes et permettre aux participants de poster leurs commentaires sur grand écran. Tout au long de l’évènement, vous pouvez suivre en direct le nombre de messages privés échangés entre participants, le nombre de questions posées, le nombre de votants etc. A l’issue de l’évènement, vous pourrez utiliser ces données pour connaître les moments qui ont le plus captivé votre audience.
3. Le retour des participants
Les critères d’évaluation quantitatifs ne sont pas suffisants pour témoigner du succès de votre évènement. Les données qualitatives sont nécessaires. Ainsi il est fréquent de faire parvenir des formulaires d’évaluation aux participants afin de recueillir leurs impressions. La compilation de ces données a longtemps été chronophage – sans parler du temps passé à relancer les invités pour qu’ils remplissent le formulaire. Bonne nouvelle, maintenant vous pouvez demander à tout moment à vos invités de donner leur avis (à la fin de chaque session, de chaque journée etc.) et les données sont compilées automatiquement grâce à des outils comme l’application d’interaction et de networking Evenium ConnexMe.
4.Le rayonnement de votre évènement
Lors d’un évènement externe, on cherche souvent à attirer le maximum de personnes, le succès est alors étroitement lié à la notoriété de la manifestation. Pour le mesurer, regardez le nombre de retombées presse, d’articles ou encore de mentions sur les réseaux sociaux. Ce sont de bons indicateurs pour calculer le rayonnement de votre évènement.
5. Les revenus engendrés
Si le but de votre évènement est de soutenir ou de développer votre chiffre d’affaire, le nombre de ventes et de contacts réalisés le jour J sont de bons indicateurs. Dans le cadre d’un évènement caritatif, le montant récolté auprès des mécènes est bien entendu le critère principal à prendre en compte.
En résumé, de nombreux critères existent pour mesurer le succès de votre évènement, à vous de définir en amont les plus pertinents pour vous. Choisissez et mélangez des données directes et factuelles (nombre de participants, nouvelles pistes de vente etc.) à des facteurs indirects (amélioration de la réputation de votre entreprise, satisfaction des invités etc.). Et n’oubliez pas : de nouveaux outils vous permettent d’affiner le calcul du succès de votre évènement. Alors, vous commencez quand ?
