Le formulaire d’inscription est une partie à ne pas négliger puisque c’est l’un des premiers éléments que votre invité perçoit de votre évènement. Si celui-ci est compliqué et mal organisé, on peut redouter qu’il en sera de même pour votre évènement. Comment réaliser rapidement un formulaire ? A quoi ressemble un formulaire efficace ?
Personnalisez votre formulaire
On parle tout d’abord, bien sûr, de personnalisation graphique. Mettez le formulaire aux couleurs de votre évènement. Attention toutefois à ce que l’ensemble soit le plus lisible possible. Pour cela préférez un fond blanc, ajoutez des touches de couleurs en jouant sur celle des boutons, des titres, les couleurs des traits délimitant les zones de contenu etc.
Je vous conseille également de personnaliser le contenu en fonction de la personne à laquelle s’adresse le formulaire. Ainsi, posez des questions différentes selon la catégorie d’invité (journaliste, VIP, membres du comex etc.), puisque certains seront conviés au dîner d’autres non, d’autres doivent impérativement participer à l’un des ateliers etc.
Motivez les invités à s’inscrire rapidement
Si vous organisez différents ateliers ou sessions, indiquez le nombre de places restantes pour montrer l’engouement qu’ils suscitent. En voyant par exemple qu’il ne reste plus qu’une place pour participer à l’un des ateliers qui l’intéresse, votre invité sera encore plus motivé pour finaliser son inscription sans plus attendre.
Remplir un formulaire est chronophage. Même si l’on a vu comment rendre le contenu le plus efficace et accessible possible, il convient néanmoins de rassurer le participant sur le temps qu’il devra passer à remplir le formulaire. Pour cela, vous pouvez indiquer dès le début qu’il faut, par exemple, “seulement 2 minutes” pour le remplir, ou alors, indiquez le nombre d’étapes restantes.
Optimisez votre formulaire
Certes il est tentant de profiter de ce moment pour récolter un maximum d’information sur vos invités, cependant, les questions posées doivent être pertinentes et bien choisies. Ainsi pensez à ce qui est indispensable pour l’organisation de l’évènement : par exemple, est-ce utile de connaître les préférences alimentaires ? Rappelez vous que moins il y a de champs à remplir mieux c’est.
Préférez les questions fermées, ou en liste déroulante, aux questions ouvertes qui nécessitent plus de temps.
Ne mettez en “obligatoire” que les questions qui sont vraiment indispensables afin que les invités aient le choix de tout compléter, ou non, et puissent gagner du temps s’ils le souhaitent.
Regroupez les différentes questions par catégories en commençant par celles relatives aux informations personnelles (nom, prénom etc.).
Facilitez l’inscription
Avec des solutions de gestion de billetterie en ligne, vous envoyez un email d’invitation en un clic. Vos invités sont alors nominativement conviés à votre évènement. En cliquant sur le bouton “Inscription” inclus dans l’email ils arrivent sur le formulaire en ligne. Offrez leur une bonne expérience en pré remplissant automatiquement le formulaire avec les informations que vous avez déjà sur eux : email, nom, prénom, fonction, entreprise etc. De ce fait, non seulement vous rendez leur inscriptions plus rapide mais ils corrigeront également les informations que vous aviez sur eux.
Automatisez votre formulaire
Comme on l’a vu, la longueur d’un formulaire peut refroidir certaines personnes. Pour limiter cela, je vous conseille de faire apparaître les questions au fur et à mesure, en fonction des réponses précédentes.
En utilisant une solution de gestion de billetterie en ligne, les participants reçoivent automatiquement une confirmation d’inscription par email une fois qu’ils ont rempli leur formulaire. Votre évènement est payant ? Vous pouvez également faire parvenir par email une facture automatiquement suite à l’inscription.
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