Une réunion de responsables dans le secteur bancaire constitue l’un des projets les plus stressants à mettre en place. Plusieurs choses pourraient mal se dérouler, et ce, en face de personnes très importantes. Alors qu’il est facile de penser que le niveau de complexité n’est pas si élevé, il ne faut surtout pas sous-estimer l’importance des participants haut placés. L’éloignement de ces cadres supérieurs de leurs tâches habituelles pourrait bien coûter des dizaines de milliers d’ à l’entreprise elle-même et de ce fait, elle voudra être sûre que cela en vaut la peine.
Une réunion de responsables réussi devrait permettre aux managers de se mettre d’accord, de renforcer le futur de la banque, et laisser une empreinte indélébile (et essentiellement positive) sur l’entreprise. Votre réussite se basera sur des résultats tangibles. Voici ce que vous devez faire pour vous en assurer.
Animer une réunion de responsables réussie dans le Secteur Bancaire
Lors d’une réunion de haut dirigeants du secteur bancaire, il existe trois domaines de responsabilité principaux qui alimenteront directement votre succès. Vous devez:
- Dresser une liste des participants, en vous assurant de bien comprendre qui détient quel rôle
- Efficacement répartir les ressources et matériels pertinents
- Créer un espace qui facilite les objectifs de la réunion
Maintenant que vous connaissez les règles de base sur ce qu’il faut faire, nous allons vous expliquer comment vous pourrez dépasser vos objectifs. Voici les astuces que peu de gens connaissent pour optimiser la préparation d’une réunion de responsables financier et organisationnel :
Comprenez que vous êtes l’organisateur sans pour autant diriger la réunion
Bien que vous aurez passé plusieurs heures à organiser cette réunion, il y a de grandes chances qu’une autre personne en prenne les commandes et s’en accorde le mérite. Ce cadre dirigeant peut être très impliqué au niveau de l’organisation, ou pas du tout, mais il s’agit là de son évènement et il sera publiquement évalué d’après l’efficacité de celui-ci. Vous, d’un autre côté, serez également évalué sur son succès mais cela se fera plus certainement en privé et dans le cadre plus fermé du bureau de votre supérieur.
Vérifiez les rôles et déterminez le processus décisionnaire
Les rôles de chacun et le processus décisionnaire devront être bien définis avant votre évènement, de façon à ce que tout se déroule sans incident et que vous puissiez vous en tenir à l’ordre du jour. Savoir qui prend les décisions finales selon les sujets vous aidera également à garantir une progression vers les objectifs finaux.
Votre supérieur pourrait souhaiter vous confier la responsabilité de communiquer les points essentiels après la réunion pour clôturer la discussion.
Vos attentes peuvent être différentes des leurs
Bien que vous soyez l’organisateur de la réunion, attendez-vous à ne pas pouvoir être présent partout le jour même de l’évènement. Il se peut que cela soit très différent des autres évènements que vous avez supervisés. Renseignez-vous auprès de votre supérieur pour comprendre quel rôle exactement vous aurez à jouer le jour de l’évènement.
Aidez à atteindre les objectifs de la réunion
Célèbrent-ils un succès de l’entreprise ? Sont-ils en train de mettre en place la future vision stratégique de l’entreprise ? Sont-ils en pleine discussion sur les opportunités d’entrer sur un nouveau marché? Ou peut-être analysent- ils les trajectoires des revenus de la banque ou évaluent les risques pour l’année à venir. Comprendre les objectifs à l’origine du travail des dirigeants est essentiel à la réunion. Leurs objectifs deviennent votre thème et influencent chaque aspect de ce que vous mettez en place pour eux.
Les organisateurs d’évènements travaillant dans ce secteur doivent comprendre leur rôle en limitant le cadre de discussion lors du séminaire. Définissez clairement, avant et durant la réunion, quels sont les objectifs et de quelle façon les discussions se limiteront à ces sujets dans le but de suivre un plan d’action stratégique pour le futur. Un ordre du jour bien défini est primordial pour une réunion réussie.
Un contenu riche et intéressant pour impliquer les participants
Lors d’un séminaire de cadres dirigeants du secteur bancaire, les participants peuvent être distraits par plusieurs choses, notamment par des emails ou des projets venant directement de leur bureau. Pour s’assurer que tous les participants soient impliqués, il est nécessaire d’utiliser un contenu riche. Un contenu intéressant favorisera la participation. Des éléments tels que les sondages et des enquêtes d’opinion sont considérés comme un contenu « riche » et maintiennent les participants concentrés sur votre séminaire, sans oublier que cela les aide également à communiquer entre eux.
Les sondages fonctionnent bien lorsqu’ils sont utilisés de manière constructive. Commencez par une question simple à laquelle tout le monde peut répondre sans trop d’effort. Puis approfondissez vers des sujets plus sérieux. Cela permettra à votre audience de trouver un mode d’interaction, de lancer la conversation et d’éviter un discours à sens unique.
Vous pouvez également avoir recours à des sondages pour comprendre officieusement si vous avez atteint vos objectifs en posant des questions avant et après la réunion. ConnexMe est une plateforme facile d’utilisation qui propose des sondages visuels pour sonder officiellement ou officieusement vos participants. Les participants choisissent leurs réponses et les résultats apparaissent sur l’écran sous forme de carte en dégradé de couleurs (heatmap). Cela permet de mesurer un sentiment ou un avis pour une idée, le tout d’une façon intéressante et stimulante visuellement.
Puisque vous réaliserez des sondages à l’aide d’outils technologiques, il est important de s’assurer que…
La technologie doit être sécurisée
Votre technologie provenant de l’extérieur ne sera pas approuvée si elle ne répond pas aux strictes exigences de l’industrie bancaire. C’est la raison pour laquelle vous devrez travailler avec un opérateur informatique ayant une bonne connaissance de l’industrie et de ses réglementations. Choisissez quelqu’un qui puisse agir en conformité avec les normes et qui maîtrise les contrôles informatiques du secteur bancaire ainsi que les réglementations en matière de cybersécurité.
Un partenaire averti en technologie bancaire doit également avoir des règlements et modalités détaillés et documentés. En vérité, les organisateurs d’évènements dans l’industrie bancaire devraient chercher un partenaire pouvant les aider à sélectionner le procédé technologique le plus adapter pour les assister dans la réalisation de leurs objectifs. Un seul fournisseur ne suffit pas. Il existe bien trop de règles pour confier vos besoins technologiques à un seul et unique fournisseur. Il vous faut quelqu’un qui soit un véritable partenaire de votre succès.
Obtenir l’approbation sur le plan technologique
Si vous prévoyez d’utiliser une nouvelle technologie pour votre réunion, une technologie que votre banque n’a jamais utilisée auparavant, vous aurez probablement besoin de passer par un processus d’approbation et un test de sécurité. Comme mentionné ci-dessus, l’industrie bancaire fait face à de nombreuses préoccupations en termes de cybersécurité. Il s’agit là d’une autre raison pour laquelle il s’avère particulièrement important de collaborer avec un partenaire en informatique qui pourra vous procurer en détail ce dont vous aurez besoin durant le processus d’approbation.
Commencez ce processus dès que possible afin de prévoir assez de temps pour une enquête minutieuse en ce qui concerne les exigences de votre banque. Si vous maîtrisez les contrôles technologiques et que vous voulez vous préparez en avance, l’Office of the Comptroller of the Currency du département du Trésor des États-Unis possède un Cyber Assessment Tool (outils d’évaluation cybersécurité ), ainsi que leFederal Financial Institutions Examination Council. Mais pour la plupart, en travaillant avec votre Direction des Systèmes d’Information et votre partenaire fournisseur informatique, vous devriez être capable de savoir approximativement si l’outil technologique que vous désirez répond à toutes vos inquiétudes.
Organisation signifie diffusion de l’ordre du jour
Regrouper l’ordre du jour et le matériel nécessaire en créant un site internet privé, un groupe en ligne, ou une application pour votre séminaire est une bonne idée. Cela permettra à tous les participants de rester en contact en dépit de leurs localisations. Ils n’auront pas besoin de se soucier de devoir conserver un e-mail ou une feuille en papier. Vous pouvez réaliser cela en utilisant une plateforme d’organisation d’évènements, comme Evenium Net.
La plupart de ces réunions des managers ont des objectifs plus importants qu’un simple conseil de direction habituel. Il ne s’agit pas non plus d’une simple réunion de type compte rendu d’activité. Votre ordre du jour contiendra certainement plus de questions que de réponses. Vous voudrez créer un flux d’énergie capable d’apporter des solutions créatives aux problèmes ou aux discussions de stratégie, ce qui nous amène à…
Un lieu inadapté peut aller à l’encontre de vos objectifs
Choisir un lieu adapté est essentiel et doit prendre en considération les prix, la localisation et l’espace de réunion, ainsi que les services et infrastructures disponibles. Mais il est tout aussi important de comprendre les bases de ce qu’il se déroulera dans cet espace. Certaines réunions de dirigeants du secteur bancaire peuvent avoir lieu dans un bureau de l’entreprise, mais d’autres peuvent également s’organiser hors-site, afin de générer des idées et stratégies nouvelles.
Comme écrit dans un article du Journal Harvard Business intitulé “Offsites that Work”, l’organisation de ce genre de réunion de cadres dirigeants “… concerne des informations et aborde des problèmes qui sont généralement ambigus et spéculatifs, ce qui rend bon nombre de dirigeants mal à l’aise… ” L’endroit où se tiendra la réunion doit alors compenser ces désagréments.
Les principaux éléments logistiques doivent être mobiles
Vous aurez probablement un groupe de dirigeants qui ne viennent pas tous de la même ville, voire pas du même pays. Utilisez une application mobile pour coordonner et mettre à jour les informations importantes telles que les hébergements, les moyens de transport, les invitations et les inscriptions/confirmations de participation. Ce genre d’application mobile leur permettra aussi de prendre contact les uns avec les autres avant la rencontre physique, ce qui est essentiel pour établir des réseaux, créer des liens et recueillir des idées.
Evenium ConnexMe permet également aux participants d’envoyer des messages privées et de se contacter individuellementet donc d’optimiser le temps qu’ils passent ensemble. Vous trouverez ici un cas d’ Alcatel-Lucent pour qui l’application a été adoptée à 100% lors de leur évènement.
Communication signifie plus qu’effectuer une simple présentation
Faites-en sorte d’impliquer vos participants en leur annonçant votre réunion à l’avance et en vous assurant qu’ils soient connectés durant la réunion. Encouragez également les questions et les commentaires sur l’application destinée à créer un engagement de la part des participants.
Il s’agit d’une réunion de dirigeants, vous ne souhaitez donc pas qu’ils gardent leurs questions et commentaires pour la fin. Leur contribution est essentielle à la discussion et doit être lancée au moment voulue. Les outils de Questions-Réponses peuvent aider à engager et faciliter la discussion sans pour autant perturber la personne faisant la présentation.
Assurez-vous de choisir un procédé technique convenant à tout le monde, c’est à dire qui propose des outils simples et faciles à installer tout en étant assez instructifs pour maintenir vos participants intéressés et engagés.
Aidez les leaders à achever leurs objectifs personnels
En plus des objectifs de stratégie bancaire que vous facilitez dans le cadre de la rencontre, il se peut qu’il existe aussi des objectifs individuels et professionnels pour chacun de vos participants. Organiser une réunion de responsables signifie que vous devriez aussi prendre en compte leurs besoins personnels de créer des réseaux et d’être entendus auprès des autres. Les dépenses que cette réunion représente pour la banque, en permettant à leurs dirigeants de se rencontrer et de prendre du temps loin de leurs fonctions, doivent être justifiées par des résultats concrets. Ces résultats sont aussi bien personnels que professionnels.
Un bon organisateur d’évènements du secteur bancaire choisira une technologie dotée d’outils collaboratifs qui faciliteront les discussions et permettront de prendre en considération les opinions et les expériences de chacun. Il ne s’agit pas d’un discours à sens unique, comme cela pourrait être le cas lors de la présentation d’un bilan annuel. Une réunion de responsables peut aborder des stratégies globales, des problèmes de relations publiques, des tactiques destinées à minimiser certains éléments impactant le marché tels que l’augmentation des taux d’intérêt ou la cybersécurité.
Alors que chacun de ces sujets demande une attention légèrement différente, ils exigent tous des outils qui aideront les participants à se faire entendre et à contribuer à la discussion de manière efficace. Les outils de Collaboration Visuelle sont faciles à utiliser et permettent à tous de participer à la discussion, même si la liste d’invités est longue.
L’utilisation d’outils collaboratifs signifie également que les leaders peuvent commencer à se créer des réseaux avant l’évènement et à mettre en commun leurs idées avant même qu’ils n’arrivent sur place.
Le matériel et les documents doivent être électroniques et centralisés
Assurez-vous que les participants aient accès à l’ordre du jour et à tous les documents, métriques des performances, graphiques, rapports et vidéos, à un endroit précis par le biais d’un site internet privé, d’un groupe privé ou d’une application.
En plus de ces documents, les réunions du secteur bancaire exigent parfois d’avoir recours à un vote. L’une des solutions les plus simples est de le faire électroniquement mais il est important de vérifier votre règlement à ce sujet afin de vous assurer que votre vote électronique soit autorisé.
L’engagement est aussi bien physique que mental
En fonction de la durée de votre séminaire, vous aurez besoin de prévoir des pauses, des repas, des collations, et du temps de libre pour que les participants puissent communiquer entre eux. Ces réunions de haut niveau sont souvent épuisantes pour les participants. De plus, leur rôle est essentiel à la réussite organisationnelle et il est donc fondamental que vous leur laissiez aussi l’occasion de prendre contact avec leur bureau de temps à autre. Sinon, ils seront obligés de le faire durant le séminaire et il serait dommage qu’ils ratent des moments importants.
Cependant, même s’ils doivent s’absenter pour un court moment, les participants peuvent voir les commentaires des autres et ne pas manquer une partie de la discussion grâce à l’onglet “diffusion en direct” de l’application ConnexMe.
La technologie peut constituer un élément de réussite majeur en ce qui concerne le bon déroulement d’une réunion de responsables en banque, et ce, du fait de l’assistance qu’elle peut procurer dans de nombreux domaines. Communication, engagement, networking, voyage et organisation sont tous rendus plus simples avec l’introduction de procédés technologiques simples à utiliser.
Si vous voulez que votre prochaine réunion de responsable bancaire devienne un évènement qui laissera une empreinte indélébile sur la croissance de l’entreprise et l’organisation stratégique, Evenium peut vous aider. Nous connaissons les attentes de vos dirigeants et nous en offrons même plus. Nos systèmes d’engagement et outils de réunion vous aident à augmenter votre efficacité et vous assiste dans l’organisation, de même que nos fonctionnalités participatives permettent aux participants de profiter pleinement du moment et de réaliser leurs objectifs stratégiques.
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