L’agenda est une partie déterminante de votre évènement. Il permet d’en détailler le contenu à vos invités, de retenir leur attention et de les motiver à s’inscrire rapidement. Tous les organisateurs savent également qu’il est susceptible d’être modifié jusqu’au dernier moment. Heureusement maintenant des solutions permettent de créer une version web et mobile et de proposer ainsi une version à jour, en temps réel ! Ces nouveaux agendas proposent d’autres fonctionnalités très utiles permettant d’offrir une expérience toujours plus personnalisée à vos invités. Néanmoins quelques détails sont à bien prendre en considération lorsque vous créez l’agenda de votre évènement ! Voici nos conseils
Utilisez des titres courts et impactants
Soignez le titre de chacune des sessions pour que les personnes qui consultent votre agenda aient envie de participer à votre évènement. Il faut également qu’ils restent compréhensibles et reflètent le contenu que l’on va proposer aux participants.
Proposez un contenu détaillé et attractif
Le titre de votre session à susciter l’intérêt ? Bien, maintenant expliciter le contenu qui sera présenté, la thématique qui sera abordée. Pour cela, rédigez une description de quelques lignes et rajoutez des documents (pdf de présentation, images etc.) pour donner envie aux invités de s’y inscrire.
Mettez en avant les intervenants
Pour chacune des sessions ou conférences, on communique toujours le nom du, ou des, intervenant(s). Allez plus loin en mettant à la disposition des invités les biographiques des speakers. En montrant le savoir-faire et l’expérience de ces derniers, vous mettez efficacement en avant la qualité de votre évènement.
Proposez un contenu personnalisé
Avec des solutions telles que l’application mobile ConnexMe, le contenu de l’agenda est personnalisable selon la catégorie d’invité. Par exemple, les journalistes ou vos VIP auront accès à certaines sessions ou activités (dîner de clôture) qui leur sont réservées.
Lorsqu’il y a plusieurs sessions en simultané, celle à laquelle est inscrite le participant apparaît en premier.
Facilitez la recherche
Vos invités retrouvent facilement les sessions qui peuvent les intéresser en utilisant les filtres (par thématique, type de session, lieu) ou en effectuant une recherche par mot directement dans l’application. Lorsqu’ils ont trouvé une session qui les intéresse tout particulièrement ils peuvent la marquer en “favori”. Une étoile apparaît alors à côté de celle-ci et elle sera automatiquement ajoutée à l’agenda personnel du participant.
Présentez le contenu de manière visuelle
Aidez vos invités à retrouver en un clin d’oeil les sessions qui pourraient les intéresser en rajoutant des “tracks” à chacune des sessions. Celles-ci apparaîtront sur chacune des parties de l’agenda, de manière colorée. Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, on voit que les participants intéressés par les réseaux sociaux retrouvent facilement toutes les sessions traitant de cette thématique puisqu’un icône vert marqué d’un “S” apparaît à côté de chacune d’entre elles.
Ajoutez automatique les rendez-vous personnels
Avec l’application ConnexMe, les participants n’ont pas seulement accès au contenu de l’évènement (agenda, carte de l’évènement, documents, slides etc.) ils peuvent également contacter les autres participants et organiser des rendez-vous avec ces derniers. Les meetings ainsi organisés s’ajoutent automatiquement à l’agenda personnel de vos invités.
Facilitez l’organisation
Vos invités doivent retrouver dans votre agenda toutes les informations utiles à leur participation. Rajoutez-y la carte des lieu, un lien vers le site de l’hôtel ou de votre évènement etc.
Contactez-nous pour en savoir plus et retrouvez également nos conseils pour réaliser efficacement un formulaire d’inscription et le site internet de votre évènement !
