Vous êtes en pleins préparatifs pour organiser votre événement. C’est le moment compliqué de la création des invitations. De nombreuses questions vous assaillent : Comment créer un email d’invitation impactant ? Comment donner envie à un maximum d’invités de participer ? Voici nos conseils.
1. Pensez pluriel
Il n’y a pas une invitation mais des invitations. Et oui, il vous faudra prévoir différentes versions !
Préparez une invitation annonçant l’évènement, un “save the date”, dès que vous avez convenu de la date exacte de l’évènement.
Envoyez une nouvelle invitation quelques semaines avant le début de l’évènement. Cette piqûre de rappel sera très utile pour relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu.
Prévoyez une invitation par type de personnes invitées (VIP, intervenants, journalistes etc.). Le contenu ou le ton a adopté peut différer selon le groupe de personnes à qui s’adresse l’invitation. Par exemple, vous emploierez un ton plus informel pour convier des blogueurs que des institutionnels.
2. Humanisez l’expéditeur
Envoyez l’invitation au nom de votre Président ou d’un responsable de votre structure. Vous humanisez ainsi l’invitation et lui donnez plus de poids. On a toujours plus envie de lire un message qui vient de quelqu’un que l’on connaît ou qui occupe une position reconnue plutôt qu’un mail envoyé d’une adresse
3. Soignez la forme
Votre invitation doit donner envie d’être lue. Pour cela, privilégiez les images au texte et aérez l’ensemble.
4. Un contenu précis
Votre invitation doit contenir les principales informations de l’événement : thème, lieu, date et heure. Afin de ne pas surcharger l’ensemble vous pouvez ajouter un lien vers un site internet dédié à votre événement où vos invités retrouveront toutes les informations importantes.
5. Créez un site internet pour votre événement
Comme nous l’avons vu, il est important de ne pas surcharger le texte de l’invitation. Celle-ci doit donner envie d’en savoir plus. Pour tous les détails, inviter les participants à se rendre sur un site événementiel créé pour l’occasion. Ne vous inquiétez pas, nul besoin d’être un expert du domaine pour créer un micro site. Rendez-vous sur evenium.net et en quelques clics créez un site pour votre évènement et suivez en temps réel les inscriptions. Vous connaissez les personnes qui viennent et relancez en un clic les invités qui n’ont pas encore répondu
6. Personnalisez votre email
Montrez à vos invités que vous n’envoyez pas un mail générique mais que l’invitation leur est tout particulièrement adressée. Elle retiendra d’autant plus leur attention et vous avez plus de chance qu’ils participent à votre évènement.
Nous espérons que ces conseils vous ont été utiles. Si vous vous sentez près à créer vos invitations et le site internet de votre évènement, rendez-vous sur http://evenium.net !
