L’interactivité est essentielle à tout événement et ne doit pas se résumer à de simples questions-réponses en fin de session. Pour encourager les participants à interagir et à s’impliquer, il faut aborder l’événement sous un autre angle, où les participants sont des acteurs à part entière. Pour cela, ils doivent se sentir impliqués, ce qui peut être compliqué à mettre en place naturellement.
Il faut savoir que même les sponsors et exposants tireront parti d’un environnement interactif : plus les participants seront impliqués, plus ils seront plus susceptibles d’interagir avec eux, ce qui pourra augmenter leurs bénéfices. Grâce à ce meilleur ROI, vous aurez en outre plus de chances de revoir les sponsors et exposants lors de vos prochains événements.
La technologie interactive est un moyen efficace et amusant d’encourager les participants à s’impliquer. Mais attention, le choix de la technologie ne fait pas tout : vous devez également veiller à l’utiliser de manière adaptée. Voici 10 idées à appliquer afin d’optimiser l’interaction entre les participants, les exposants et les sponsors lors de votre prochain événement.
Améliorer l’interactivité entre les sponsors/exposants et les participants au sein des espaces d’exposition
Grâce à la technologie événementielle, vous pouvez encourager les visiteurs à se rendre dans les espaces d’exposition. Mais ensuite ? Attirer l’attention des participants n’est pas suffisant : il faut également aider vos intervenants à entrer en relation avec eux. Voici quelques pistes à explorer ensemble pour qu’ils tirent le meilleur parti de cette expérience.
1. Se renseigner sur les participants
Afin que les sponsors et exposants rentabilisent au maximum leur participation à votre événement, encouragez-les à utiliser votre technologie événementielle pour consulter la liste des participants. Ils peuvent ensuite la comparer à leur propre liste de clients (anciens et actuels) et de prospects, à leurs anciens contacts ou à tout autre groupe qui les intéresse. Proposez-leur ensuite de prévoir des communications personnalisées pour chaque groupe. L’objectif de ces communications doit être d’organiser une rencontre, pas de réaliser une vente. Ce qui nous amène au point suivant.
2. Organiser des rendez-vous à l’avance
Organisez des réunions privées avant l’événement, par le biais d’un message ou en les planifiant directement via une application. Dans la mesure du possible, il est préférable d’éviter de passer par e-mail pour ce type de demande : certains e-mails n’arrivent jamais à leur destinataire, notamment si leur boîte de réception est saturée. Le risque est particulièrement grand s’il s’agit d’un participant qui s’apprête à partir en déplacement (ou est déjà parti) pour assister à la conférence.
Une application de networking telle que ConnexMe peut permettre aux exposants de planifier facilement des rendez-vous et d’en garder une trace en dehors de leur messagerie, pour une plus grande efficacité.
3. Suivre la fréquentation
Utilisez des dispositifs portables de technologie événementielle pour effectuer du crowdshaping ou suivre la fréquentation. Pour information, le crowdshaping consiste à évaluer certains aspects du comportement des participants, notamment via des lectures biométriques et un suivi de leurs déplacements, afin de recueillir des données utiles. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour offrir aux participants et sponsors une expérience optimale lors de futurs événements.
4. Encourager l’implication par le jeu
N’hésitez pas à organiser une chasse au trésor avec des QR codes : plusieurs équipes s’affrontent pour être la première à trouver des QR codes dans les différents stands. Si vous voulez vous assurer que les participants discuteront avec les exposants, confiez à ces derniers certaines informations importantes (voire le code lui-même).
5. Attirer visuellement les participants
Utilisez des images et visuels qui sortent du lot pour attirer les participants. Proposez aux exposants dont le stand a une dimension éducative (ou propose une démo) d’utiliser l’application ConnexMe, qui permet d’ajouter en direct des annotations sur écran et de présenter des données de manière interactive. L’application peut également être utile pour les stands très fréquentés : elle permet alors aux personnes qui se trouvent à l’arrière et ne peuvent pas se faire entendre de faire des commentaires ou de poser des questions en direct sur l’écran (à condition que la fonctionnalité soit activée). Elle peut aussi aider à s’assurer que les participants comprennent bien les concepts et éléments présentés. Les personnes qui ne souhaitent pas intervenir peuvent envoyer des messages privés et discuter entre elles sans avoir à prendre la parole ou à interrompre la présentation.
Il est important d’utiliser une application événementielle pour optimiser l’expérience des participants. Il y a quelques années, ces applications permettaient uniquement de partager des programmes en ligne. Aujourd’hui, elles offrent de multiples fonctionnalités. Vos exposants peuvent y partager des documents, interviews, contenus bonus, voire proposer des promotions « éclair » pour rendre l’événement plus attractif.
Améliorer l’interactivité de la session
5. Utilisation de nuage de mots
Pour évaluer de manière amusante comment les participants appréhendent les différents concepts, posez-leur des questions et utilisez leurs réponses pour créer un nuage de mots. Alimentez le débat en affichant un nuage de mots composé de différents commentaires en direct, ou créez un nuage incluant des avis recueillis sur les réseaux sociaux concernant votre stand ou les produits et services que vous proposez. Encouragez la discussion entre les différents participants en affichant les avis de chacun.
6. Brainstorming amélioré
La technologie événementielle interactive est très efficace pour encourager le brainstorming. Voici un excellent exemple d’utilisation : l’organisateur d’un événement a divisé les participants en plusieurs groupes et leur a demandé de discuter de sujets spécifiques. Ils ont utilisé l’application ConnexMe pour publier des commentaires sur un fil de discussion en direct, à l’aide de hashtags spécifiques (#intitulédusujet) pour une meilleure visibilité. Les participants discutaient des éléments publiés sur leur sujet, abordaient de nouvelles pistes, puis publiaient les idées « finales » de leur groupe en direct sur le fil de discussion.
Ces propositions finales étaient ensuite centralisées sur un mur de commentaires, afin de pouvoir poursuivre la discussion avec les autres groupes.
7. Définition des sujets prioritaires
Dans la continuité du point précédent, vous pouvez grouper les idées similaires ou redondantes recueillies lors du brainstorming pour créer un ensemble de propositions générales. Une fois les principaux concepts identifiés, vous pouvez créer en quelques clics un sondage à la volée afin de demander aux participants de prioriser leurs intérêts ou besoins. Les résultats de ce sondage vous permettront de déterminer les points à aborder en priorité. Tout ceci peut être réalisé rapidement, sans avoir à délibérer pendant plusieurs jours, mettre en place des groupes de travail ou attendre le retour d’intervenants basés dans un autre pays ou fuseau horaire. Les résultats peuvent être compilés en temps réel et partagés si nécessaire.
L’un des principaux facteurs de participation à un événement est le networking. Nous allons voir dans quelle mesure la technologie événementielle interactive va dans ce sens.
Créer de réelles opportunités de networking grâce à une application événementielle
8. Networking efficace
Afin d’encourager le networking lors de votre événement, vous devez préparer les échanges en amont. Mettez à disposition une liste des participants et encouragez ces derniers à communiquer entre eux par messages privés via une application telle que ConnexMe. Cela permettra aux participants ayant des intérêts communs (poste, contacts, entreprise ou expérience commune) d’entrer en contact avant l’événement.
Même si les participants n’ont pas le temps d’entrer en contact en amont, ils pourront malgré tout établir des objectifs de networking pendant l’événement (la messagerie de l’application leur facilitera la tâche). Ils n’auront pas besoin de passer du temps à rechercher les coordonnées de potentiels contacts, ni à se demander à qui ils vont communiquer les leurs.
Ils pourront également accéder aux coordonnées de leurs différents contacts plus facilement que si elles étaient noyées dans leur boîte mail. Grâce à l’application, tous les échanges seront organisés et accessibles rapidement, sans avoir à les rechercher dans des e-mails ou dossiers.
9. Mise en avant des intérêts communs
Le fait de pouvoir commenter en direct et envoyer des messages privés permet aux participants d’apprendre à se connaître et donc, potentiellement, de se découvrir des intérêts communs. Il arrive souvent que l’un des participants fasse un commentaire qui intéresse d’autres personnes, ce qui aide à briser la glace. Les participants peuvent utiliser l’application événementielle pour s’envoyer des messages privés, ce qui leur permet de ne pas avoir à interrompre une discussion déjà en cours ou attendre que la personne se libère.
Idée bonus : Voyez plus loin que votre événement grâce à la technologie événementielle
L’engagement doit dépasser le cadre de l’événement. En offrant aux participants la possibilité d’entrer en relation avant et après celui-ci, vous encouragerez la participation, renforcerez la relation entre les participants et assurerez la réussite de votre événement. Cela aidera également les sponsors et exposants à établir des relations intéressantes.
10. Sondages
Il est important de ne pas abuser des sondages. La plupart des gens aiment partager leur opinion, mais pas de manière trop fréquente. Il faut donc être sélectif et créatif dans votre manière d’utiliser les sondages.
Pour qu’un événement soit réussi, il est nécessaire d’établir un lien entre les participants. Prenons l’exemple d’un événement commercial. La communication autour de ce type d’événements est généralement proactive et dynamique. L’une des meilleures façons d’établir un lien entre les participants est de les rassembler autour d’un même sujet ; c’est le cas avec un sondage. En révélant les résultats d’un sondage réalisé à l’échelle d’une entreprise (voire d’un secteur), vous créerez un sentiment d’unité qui catalysera l’énergie nécessaire à la réussite de votre événement.
N’hésitez également pas à lancer un sondage avant l’événement afin de mieux comprendre les besoins ou préférences des participants, et ainsi d’organiser un événement où ils se sentiront mis en valeur et appréciés.
Utilisez les sondages pour évaluer leurs opinions et connaissances concernant les principaux sujets que vous souhaitez aborder, afin de pouvoir adapter votre événement à leur niveau de compréhension.
N’oubliez pas que les sondages peuvent également contribuer à pérenniser les relations entre les participants en mettant en avant leurs convergences d’opinion avant qu’ils ne quittent l’événement. La communication des résultats peut devenir une expérience incroyable avec un bon effet d’annonce.
Continuez à utiliser la technologie après l’événement pour rester en contact avec les participants, sponsors, exposants et autres intervenants, et pour communiquer sur leurs expériences communes. Cela vous permettra de capitaliser sur le travail déjà accompli.
Conclusion
La technologie événementielle interactive peut avoir un impact considérable sur votre événement. Elle peut permettre d’établir de solides relations entre les participants et les organisateurs, d’optimiser le ROI pour vos exposants et de faciliter durablement le networking pour les participants.
Si vous voulez connaître les meilleures stratégies pour favoriser l’implication de vos participants à l’aide de la technologie, contactez Evenium dès aujourd’hui pour découvrir l’application ConnexMe et bénéficier gratuitement d’une démo.
