« Si quelque chose peut mal tourner, ça tournera mal… et au pire moment possible. »
De nombreux organisateurs d’événements élaborent un plan B au cas où la loi de Murphy frappent leurs événements et réunions présentiels.
Mais comme le monde a évolué vers un environnement virtuel, il est tout aussi important que les organisateurs d’événements disposent de plans de secours pour leurs événements virtuels.
Qu’il s’agisse d’intervenants absents à cause de problèmes d’internet ou d’équipements qui ne fonctionnent plus malgré une répétition parfaite, les problèmes liés aux événements virtuels sont inévitables.
Voici comment élaborer un plan de secours pour votre événement virtuel :
1. Créer une équipe d’intervention
Tout comme vous disposez d’une équipe dédiée au contenu, d’un groupe de coordination des intervenants ou d’une équipe technique, créez une équipe spécifique responsable de la planification ainsi que de la mise en place du plan de secours.
Concernant cette équipe :
- Attribuez des rôles et des responsabilités spécifiques à chaque membre de l’équipe
- Établissez une chaîne de commandement hiérarchique et décisionnelle – y compris les types de problèmes à faire remonter à la hiérarchie
- Définissez les moyens et les modes de communication préférés des équipes, comme Slack, Teams ou même les conversations de groupe – ce qui est particulièrement important pour la prise de décision en temps réel au sein des équipes à distance.
2. Avoir un plan pour les imprévus habituels
Même lorsqu’un événement a été parfaitement planifié, il existe quand même des facteurs qu’on ne peut contrôler surtout lorsqu’il s’agit d’événements virtuels.
Panne de la plateforme de diffusion vidéo ? Lenteur ou perte de la WiFi chez les intervenants ? Trop de participants provoquant une panne de la plateforme ? Voici seulement quelques exemples d’incidents possibles et prévisibles.
Pensez à tous les scénarios possibles et préparez des plans B pour vous aider à gérer chacun d’entre eux si (ou quand!) quelque chose d’inattendu se produit.
Il est également conseillé qu’un membre de l’équipe soit dédié à répondre aux questions techniques. Sur certaines platesformes d’engagement du public comme ConnexMe, il est possible de modérer les commentaires et de continuer ces conversations en messages privés afin que le fil d’actualité ne soit pas envahi par des discussions sans rapport avec le contenu.
Tout aussi important: partagez ces plan d’urgence avec toutes les personnes concernées, pas seulement avec l’équipe d’intervention, mais aussi avec le reste des équipes de planification et de production, y compris les responsables des réseaux sociaux ou de l’assistance clientèle, les fournisseurs et même les intervenants.
Tout le monde doit savoir qu’il existe un plan de secours et dans quels types de situations il peut être mis en œuvre. Le fait de savoir quoi faire et qui fait quoi en cas d’incident minimise les perturbations et le stress pour tout le monde.
3. Tester la technologie à l’avance
Lorsqu’il s’agit d’un événement ou d’une réunion virtuelle, les questions liées aux technologies peuvent avoir un impact important.
Pour éviter autant de perturbations que possible, testez toutes les solutions utilisées avant le lancement de l’événement. Simulez l’ensemble de l’expérience du début à la fin, y compris en effectuant des répétitions avec tous les intervenants et leur contenu.
Les répétitions sont également un bon moment pour régler avec chaque intervenant les détails concernant l’éclairage, l’audio, le placement des caméras et la connexion Internet. Rappelez aux intervenants d’utiliser une connexion Internet filaire, car elle offre une connexion plus fiable, d’avoir du matériel supplémentaire à portée de main comme une borne WiFi, ou même de demander à toute personne utilisant une connexion partagée de faire une pause pendant l’événement en direct pour avoir un débit maximal.
4. Demander le contenu à l’avance
Même si les intervenants disent qu’ils n’ont jamais eu de problèmes lors d’événements virtuels, vous ne voulez pas que votre événement soit le premier !
Il est judicieux de travailler avec les intervenants pour pouvoir avoir des copies de leur présentation bien avant le début de l’événement. Les organisateurs ont alors le temps de mettre en ligne les présentations ou des enregistrements des présentations sur des sites comme Vimeo ou YouTube ou sur des plateformes tel que ConnexMe au cas où un problème de dernière minute le nécessiterait.
Et si un intervenant perd subitement sa connexion Internet, une plateforme d’engagement du public comme Evenium ConnexMe permet aux autres intervenants ou aux admin de l’événement d’afficher des questions ou de changer de diapositives – cela rendu plus facile grâce à la possibilité d’avoir le contenu avant l’événement.
5. Communiquer sur la manière dont les informations seront partagées
Si le plan de secours doit être activé, dites à toutes les parties prenantes et aux participants comment les informations seront communiquées. Par exemple,les mises à jour seront-elles également sur les réseaux sociaux ? Ou les participants recevront-ils des notifications sur une application événementielle comme ConnexMe?
L’une bonne pratique consiste à disposer d’un document de type « FAQ » contenant des réponses prêtes à l’emploi pour les scénarios communs identifiés lors des premières étapes de la planification. L’équipe d’intervention peut ainsi copier et coller facilement les mises à jour dans les canaux de communication appropriés et tenir tout le monde informé en temps réel.
N’oubliez pas : la surcommunication n’existe pas lorsque les choses ne se passent pas comme prévu.
Il y a de fortes chances que votre plan de secours virtuel ne soit jamais utilisé. Mais le processus de planification n’a pas de prix. Il permet à toute votre équipe de se sentir préparée et, en fin de compte, de faire de votre événement virtuel un succès, quoi qu’il arrive.
Vous cherchez une plateforme événementielle qui rapprocherait participants et intervenants ? Contactez-nous pour en savoir plus sur Evenium ConnexMe, notre solution web et mobile nouvelle génération conçue pour améliorer la communication, l’engagement et l’expérience globale de l’événement.
