Alors que certaines restrictions liées au Covid commencent à être levées, il apparaît désormais clairement que les futurs événements organisés autour du globe ne reviendront pas au statu quo en ce qui concerne les rassemblements physiques.
Il apparait également clair que ces réunions ou présentations ne seront pas non plus purement virtuelles.
Les organisateurs feront des compromis, adoptant des éléments propres aux évènements virtuels aussi bien que physiques pour une approche hybride. Du fait de cette approche, les conférenciers et intervenants devront relever un nouveau défi : stimuler et interagir avec non pas un, mais deux types de publics distincts.
Vous trouverez ci-dessous sept stratégies pour aider les conférenciers à réussir une présentation hybride – et à impliquer plus efficacement leurs deux publics.
1. Soyez dynamique
Comme l’écrit Corbin Ball, quand il s’agit de planifier des événements hybrides, chaque public a des besoins différents. « Le groupe sur place dispose d’une sociabilité, concentration et réceptivité sensorielle importante… [tandis que] les participants virtuels, qui interagissent souvent individuellement devant leur écrans, font probablement preuve d’une concentration plus courte, se trouvent potentiellement dans différents fuseaux horaires, et leur expérience sensorielle se limite généralement à regarder leur écran ».
Les conférenciers d’événements hybrides se trouvent donc dans une position unique, car l’intensité et l’énergie qu’ils génèrent lors d’une présentation en personne doivent se transmettre tout autant à leur public virtuel. En conséquence, ils doivent travailler plus dur pour captiver l’attention des participants virtuels, tout en réfléchissant soigneusement à des stratégies de communication et d’engagement efficaces.
Être énergique est un bon moyen de maintenir les deux publics engagés. Les présentateurs énergiques et intenses ont l’air intéressés et passionnés par leur sujet, retenant ainsi l’attention de leurs deux publics.
2. Mettre en place la bonne stratégie de présentation
Quel que soit le format, les éléments fondamentaux d’une présentation percutante et réussie doivent toujours être présents : une introduction solide, un bon rythme, l’utilisation de pauses et d’une certaine gestuelle, la capacité d’être concis et l’utilisation de visuels plutôt que de mots.
Un contenu soigneusement conçu garantit une présentation intéressante pour les participants en personne comme à distance.
Quelques conseils :
- Gardez les informations claires, concises et visuellement attrayantes
- Simplifiez les données que vous listez
- Utilisez des images percutantes
- Évitez de surcharger le texte sur les slides présentés
- Adoptez différentes tactiques pour délivrer vos messages
3. Utilisez différentes techniques de partage
N’oubliez pas que le contact visuel, le langage corporel et la gestuelle sur scène perdent de leurs effets sur les participants virtuels.
Lorsque des publics virtuels sont parties prenantes de l’événement, les intervenants ont à leur disposition une grande variété de tactiques pour capter et retenir leur attention, telles que :
- Les images
- Le partage d’écran
- Les vidéos
- Les slides
L’audio est également un outil de partage puissant et efficace. Évitez un ton monocorde ou de lire mot pour mot les slides et vos notes de présentation. Si possible, demandez à utiliser un micro sans fil pour vous déplacer librement sur scène – pensez cependant à faire des répétitions avec l’équipe audiovisuelle afin d’anticiper les mouvements caméra et que le public virtuel continue à vous voir.
4. Désigner un modérateur ou un facilitateur
Un rôle important mais souvent négligé : le modérateur (ou le facilitateur). Il assure généralement les fonctions suivantes :
- Présenter les intervenants et assurer les transitions entre les différents sujets à l’ordre du jour
- Mettre en avant les sponsors de l’événement
- Informer les participants des ressources disponibles
Lorsqu’il s’agit de présentations hybrides, l’autre rôle essentiel du modérateur est d’incarner la voix du public distant.
Il est crucial de choisir un facilitateur vif et bien informé pour créer un canal de communication entre les participants en présentiel et en virtuel. Son rôle est de faciliter la participation du public, notamment en répondant aux questions du public, et en veillant à ce que les conférenciers répondent aux interrogations et aux commentaires des spectateurs à distance.
5. Répétez, répétez et répétez
Les événements hybrides génèrent une expérience complètement différente de ceux organisés en virtuel ou en personne. Les intervenants de l’événement ont beaucoup de choses à prendre en compte, y compris garder leurs publics virtuel et présentiel engagés, et naviguer entre les diverses technologies employées lors de l’événement.
Du fait de l’utilisation de différentes technologies, les répétitions sont essentielles pour garantir la qualité de production. En tant qu’orateurs, prenez le temps de répéter et de vous entraîner, autant sur votre présentation que sur la technologie employée.
Vérifiez également ces éléments lors de vos répétitions :
- Testez si l’éclairage et le son sont adaptés au lieu de présentation, afin d’être vu et entendu clairement par les deux publics.
- Apprenez à utiliser et tester n’importe quelle plateforme d’engagement du public – tels que les chats, les sondages, le brainstorming interactif et autres – qui pourront être utilisés lors d’une session.
- Optimisez les angles de caméra – suffisamment proche pour paraître naturel à votre public distanciel, mais pas point de leur donner l’impression de prendre la présentation « en pleine figure ».
- Passez en revue votre plan de secours, au cas où quelque chose tournerait mal durant la session.
Les répétitions sont également le moment idéal pour déterminer la flexibilité dont on dispose vis à vis de la quantité de mouvements qu’il est possible de faire sur scène. Il n’y a rien de pire que de s’adresser à deux publics mais qu’un seul d’entre eux puisse vous voir !
6. Échauffez le public distanciel
Après les répétitions et les réglages techniques, c’est l’heure du spectacle ! Impliquer vos participants virtuels et physiques de manière réussie est un exercice périlleux.
Une première étape, essentielle, consiste à préparer le terrain pour le public qui assiste à l’événement à distance. Tout comme vous saluez les membres du public présents physiquement au début d’une session, faites de même avec votre public virtuel et regardez directement la caméra pour vous adresser à lui.
Tout au long de la présentation, maintenez le contact visuel avec la caméra pour inclure votre public en ligne. Bien qu’il soit tout naturel de se concentrer sur les personnes présentes devant vous car vous assistez à leurs réactions en temps réel – n’oubliez pas celles qui sont présentes virtuellement, en regardant directement la caméra et en s’adressant à elles tout au long de la session !
Autre conseil utile : pensez à accuser réception des questions posées par les participants à distance en nommant les personnes qui les posent. Les membres du public aiment entendre leur nom et vous montrez au reste des téléspectateurs qu’ils font aussi partie de l’expérience.
7. Créez de l’engagement
La meilleure stratégie pour réussir une présentation hybride est d’y ajouter une stratégie d’engagement. Mais n’oubliez pas que la tâche est plus ardue lorsqu’il s’agit d’une audience en ligne. Il n’est que trop facile pour les participants à distance de cliquer sur un autre onglet ou de commencer à scroller sur leur téléphones.
L’implication du public peut prendre la forme de sondages, de questions réponses, ou encore d’activités telles que de la collaboration en temps réel et le brainstorming. Réussir à créer une expérience interactive contribue grandement à maintenir l’engagement des deux publics.
Pour un engagement maximal, essayez d’appliquer les conseils suivants :
- Ne faites pas d’engagement simplement pour « faire de l’engagement » : utilisez plutôt l’interactivité et l’engagement pour donner de la valeur ajoutée à votre événement.
- Planifiez et gérez soigneusement l’interactivité – et assurez-vous qu’elle inclut tous les participants. Par exemple, les discussions en petits groupes ne fonctionnent généralement pas aussi bien pour les publics à distance, créez donc des activités qui impliquent vos deux audiences.
- Prévoyez le temps nécessaire pour chaque activité. Les réponses en ligne arrivent généralement avec un minimum de 30 à 60 secondes de retard par rapport à celles de la salle. Faites des tests pour voir ce qui fonctionne le mieux pour les deux publics afin qu’il n’y ait pas de temps mort pour l’un ou l’autre groupe.
- Encouragez de manière proactive les participants à distance à soumettre leurs questions via le chat ou les questions-réponses.
Bien que l’approche soit légèrement différente lors d’une session qui rassemble simultanément un public physique et distanciel, les fondamentaux tels que le dynamisme, la qualité du contenu, la combinaison de plusieurs approches, la présence d’un modérateur, l’importance des répétitions et l’importance d’inclure et engager les deux public ne diffèrent pas de l’ordinaire.
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