La réussite d’un évènement ou d’une réunion dépend souvent de la relation qu’entretiennent l’organisateur de l’événement et l’intervenant. Un peu comme sur un site de rencontre, les deux sont à la recherche d’une véritable connexion.
Tout d’abord, l’organisateur et l’intervenant font connaissance, pour voir s’il y a un intérêt mutuel. Si oui, ils passent alors à l’étape suivante et se mettent à discuter de ce qui intéressera l’audience et des sujets potentiels. Si tout se passe bien, il est temps de se rencontrer dans la vraie vie, lors de l’événement, en espérant que toutes ces premières impressions soient bonnes.
Comment les organisateurs peuvent-ils réussir à se faire aimer des intervenants? Prenez en compte cette liste des choses à faire et à ne pas faire pour être sûr que votre relation organisateur/ intervenant soit un succès.
A FAIRE: Donnez-leur des informations sur le contexte général
Imaginez que vous deviez entrer dans une salle de réunion sans avoir aucune information sur l’audience, sur pourquoi le groupe a été réuni, ou sur ce dont vous devez parler. Il y a de fortes chances que vous ayez des sueurs froides et que vous fassiez demi-tour.
Ne mettez pas vos intervenants dans cette situation. Facilitez-leur la tâche en leur donnant des informations sur votre évènement. Faites-leur un petit résumé des personnes qui seront présentes et de ce qui les intéressent. Est-ce que les participants sont plutôt sympathiques et aiment s’amuser et participer à des discussions stimulantes ? Ou sont-ils calmes, réservés et plutôt enclins à juste prendre des notes?
Dites-leur également ce qui est unique à votre évènement. Par exemple, est-ce que votre évènement est réputé pour repousser les limites avec des idées nouvelles et des sujets qui font réfléchir? Un minimum de contexte aidera l’intervenant à se sentir à l’aise et préparé.
A NE PAS FAIRE: Oublier de les présenter
Les intervenants acceptent souvent de participer à un événement ou à une conférence dans le but de gagner en notoriété personnelle et professionnelle. Aidez-les à atteindre ce but en intégrant des informations intéressantes sur les intervenants dans vos publicités pré-événement.
Par exemple, faites le profil de vos intervenants sur votre appli événementielle avec leurs photos et les liens vers leurs réseaux sociaux. C’est facile à faire et peut vraiment aider à créer des liens entre les intervenants et les participants.
Sur place, beaucoup d’intervenants craignent que personne ne vienne écouter leur présentation. Évitez ce problème en envoyant des notifications à l’aide de votre appli évènementielle. Attirez le plus de participants possible en leur rappelant qui est prêt à entrer en scène.
Et évidemment, ne forcez pas vos intervenants à commencer tout de suite leur présentation. Assurez-vous d’avoir quelqu’un pour les présenter lorsqu’ils entrent en scène.
A FAIRE: Facilitez l’interaction avec les participants.
Même pour les professionnels, parler en public peut être stressant. Ne rajoutez pas de stress supplémentaire en leur demandant d’utiliser du matériel audio/vidéo compliqué qui nécessite beaucoup de travail supplémentaire pour eux.
Faites en sorte qu’il soit facile pour les intervenants de créer et de lancer leurs sondages directement depuis l’appli évènementielle utilisée par les participants, plutôt que d’avoir à utiliser d’autres applications. Pensez également à incorporer un mur de commentaires avec les principales questions qui s’affichent, cela permettra aux intervenants de faire des question-réponses plus facilement durant l’évènement.
Et bien sûr, les intervenants souhaitent avoir des retours d’impression. En plus des questions typiques d’évaluation de sessions, intégrez des questions qui auront également un intérêt direct pour vos intervenants, comme par exemple “quelle était la chose la plus important que vous avez entendue aujourd’hui et que vous allez mettre en pratique?”
A NE PAS FAIRE: Oublier de dire merci
De nombreux intervenants ont fait un long voyage pour pouvoir participer à votre évènement et sont loin de leurs proches. Des petits gestes simples comme par exemple faire livrer un petit cadeau dans leur chambre d’hôtel ou organiser un dîner avec les autres intervenants dans un bon restaurant, peuvent les mettre à l’aise.
Et évidemment, prendre le temps d’écrire vous-même un mot de remerciement constitue une petite touche personnelle qui ne passera pas inaperçue et qui les aidera à se souvenir de vous la prochaine fois que vous leur demanderez de faire une présentation.
En suivant cette liste des choses à faire et à ne pas faire, vous réussirez à construire une bonne relation organisateur d’évènements/intervenant. Et si vous êtes prêt à rendre votre relation avec vos intervenants encore plus spéciale, planifiez une démo pour en apprendre davantage sur la façon dont les intervenants peuvent tirer profit d’Evenium.
