Lorsqu’elle est bien faite, une réunion générale est un excellent moyen de dynamiser et motiver votre équipe, mais aussi d’encourager la camaraderie et une belle culture d’entreprise.
Nombreuses sont les réunions générales qui ne réalisent pas leur plein potentiel.
Trop scolaire, des activités de team-building maladroites, ou un ordre du jour mal défini laissent les participants désintéressés, peu impliqués. Ajoutez à ceci la pandémie actuelle et la nécessité d’effectuer ces mêmes réunions virtuellement, et le niveau d’engagement des participants chute encore plus bas.
Après deux ans de réunions Zoom non-stop, et la Grande Démission suivant toujours son cours (*The Great Resignation en Anglais : phénomène qualifiant la grande augmentation du nombre des démissions durant la pandémie de Covid-19), les entreprises redoublent d’efforts pour attirer de nouveaux collaborateurs, ainsi que pour retenir et faire grandir leur masse salariale existante.
Voici nos sept conseils pour créer une réunion générale percutante.
1. Planifiez-la avec un objectif en tête
À l’instar des événements destinés aux clients ou aux prospects, une réunion générale percutante commence par l’identification des buts et des objectifs à atteindre. Réfléchissez bien aux actions spécifiques que vous souhaitez que les employés entreprennent après la réunion, et particulièrement s’il s’agit d’un événement interne.
- Les objectifs typiques des réunions générales sont les suivants :
- Ajuster tout le monde aux missions et stratégies de l’entreprise
- Annoncer de nouvelles initiatives commerciales ou des nouvelles de l’entreprise
- Donner un aperçu des mises à jour de produits
- Examiner les résultats financiers
- Célébrer le passage d’étapes importantes, féliciter les personnes qui les ont rendues possible
- Offrir aux membres de l’équipe l’opportunité de donner leur point de vue, leurs commentaires ou de poser des questions
Conseil bonus : si l’objectif n’est pas clairement défini, il vaut mieux patienter. N’organisez pas une réunion générale uniquement par sentiment d’obligation de respecter une fréquence spécifique.
En effet, il est plus difficile de les rendre percutants lorsque ces derniers sont trop fréquents.
2. Établissez un ordre du jour clair
Lorsque vous réunissez une entreprise ou un département entier en même temps, il est tentant de mettre un maximum de contenu au programme. Cependant, les conférenciers et les participants apprécient un ordre du jour ciblé respectant le planning du jour.
Pour respecter les horaires prévus, allouez une plage de temps définie à chaque section de vos réunions générales, en fonction des objectifs et des priorités établies.
Lorsque vous élaborez l’agenda détaillé, mettez en place un cadre comprenant ces éléments clés :
- Communauté : donnez du crédit aux membres de l’équipe pour leurs grandes victoires, pour les étapes franchies grâce à eux. Félicitez-les pour un travail bie fait, un succès, etc.
- Entreprise : mettez ce temps à profit pour passer en revue les chiffres et les mesures clés, partager de nouvelles initiatives. Mais aussi les lancements de produits, les priorités de développement, les partenariats signés, ou toutes autres nouvelles relatives à l’entreprise.
- Questions-réponses : bien qu’il soit nécessaire d’en intégrer tout au long de l’évènement, laissez un créneau dédié aux questions-réponses et aux commentaires de l’équipe. Facilitez la soumission de leurs questions, les réponses aux sondages, ou la collaboration entre eux avec une plateforme événementielle intégrée.
Conseil bonus : pour éviter les dépassements horaires et le décalage du programme, synchronisez-vous avec tous les intervenants avant la réunion et donnez-leur des repères temporels. De plus, pendant l’événement, désignez une personne responsable du timing et allouez-lui un canal dédié afin d’assurer le respect du programme établi.
3. Déterminez le format
De nombreuses entreprises espéraient pouvoir revenir à des réunions présentielles cette année. Cependant, le variant Omicron continue d’être source d’incertitude et il reste difficile de déterminer s’il convient d’organiser ces dernières en présentiel, en virtuel, ou une combinaison hybride des deux modèles.
Déterminez l’approche qui conviendra le mieux à votre public, vos objectifs et vos priorités à l’heure actuelle.
Si le format choisi est à nouveau virtuel, c’est le moment d’envisager une approche différente. Incorporez des idées novatrices afin d’en faire une belle expérience pour votre équipe.
Conseil bonus : La compétition amicale permet de connecter et d’unir les équipes. Quel que soit le format de votre réunion générale, offrez à votre audience des outils faciles à utiliser qui lui permettent de partager des idées ou de réfléchir avec leurs pairs.
4. Facilitez le parcours des participants
Personne ne souhaite effectuer des téléchargements compliqués, chronophages, ou devoir configurer plusieurs logiciels pour participer à une réunion générale.
Facilitez le parcours des participants en simplifiant la participation et l’interaction du public avec le contenu de votre réunion.
Conseil bonus: cherchez une plateforme accessible depuis n’importe quel navigateur ou appareil, sans installation requise, afin que votre équipe reste concentrée sur le contenu de la réunion – et non sur les problématiques techniques.
5. Créez de l’engagement avant l’événement
L’une des meilleures stratégies pour créer une réunion générale percutante consiste à ouvrir le dialogue avant l’événement.
Par exemple, permettez aux futurs participants d’apporter leur contribution au programme et aux sujets abordés par le biais d’un sondage ou d’une enquête préalable. Ou laissez-les nommer des personnes chargées d’intervenir ou d’exprimer des remerciements partagés pendant la réunion.
Des activités comme celles-ci créent un sentiment d’appartenance pendant la réunion et donnent au groupe des attentes vers lesquelles se projeter.
Conseil bonus: Au cours des deux dernières années il est probable que de nouveaux employés aient intégré votre entreprise mais que tout le monde n’ait pas encore eu l’occasion de faire connaissance.
Offrez la possibilité de networker en ligne avant l’événement pour aider les nouveaux et anciens collègues à entrer en relation et connecter. Il peut s’agir de simples discussions avant le Jour J ou d’une activité structurée en ouverture ou clôture de l’événement.
6. Commencez par briser la glace
Même les employés les plus volontaires ont besoin d’un peu d’échauffement pour faire monter l’énergie d’une réunion, particulièrement sur des formats virtuels.
Préparez une playlist énergique à lancer lorsque le groupe arrive, qu’il s’agisse d’une salle virtuelle ou physique. Cela donne à chacun un sujet à aborder dès le départ.
Vous pouvez également débuter la réunion avec une devinette de type trivial pursuit, en posant une question au groupe à laquelle celui-ci répondra dans le chat, ou encore en lançant un sondage bref et léger pour commencer à générer de l’engagement.
Conseil bonus : Gagnez en attrait visuel en affichant les réponses des employés sous forme de nuages de mots (word cloud). Ce format inattendu attirera l’attention tout en aidant les retours ou les tendances générales à se démarquer.
7. Présentez l’équipe sur scène
Votre équipe est pleine de talent – et pas seulement parmi les cadres. Exploitez donc les compétences de l’ensemble du groupe en les intégrant à la présentation.
Invitez-les à partager des histoires plus personnelles sur l’actualité du développement de produits, à détailler ce qui se cache derrière une grande victoire. Ou, dans une approche différente, à présenter une compétence ou un talent singulier qui aidera le groupe à les connaître en tant qu’individu.
Conseil bonus: Si les employés ne se sentent pas à l’aise devant le groupe, laissez-les pré-enregistrer (et ré-enregistrer si besoin) une courte vidéo. Vous pouvez ensuite compiler toutes les vidéos et les diffuser en début, en fin, ou en cours de ladite réunion.
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Les réunions générales reflètent l’effort que vous y consacrez.
Pour que votre équipe partage votre engouement pour les réalisations et opportunités à venir, préférrez une plateforme événementielle intégrée comme ConnexMe pour partager et présenter lors de vos événements d’entreprise.
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