Alors que de nombreux professionnels de l’événementiel se sont concentrés sur les événements virtuels depuis le début de la pandémie mondiale COVID-19, les organisateurs d’événements commencent maintenant à se préparer pour l’avenir. D’ailleurs, 62 % d’entre eux affirment que l’avenir des événements est hybride.
Les événements hybrides combinent le meilleur des deux : des expériences présentielles engageantes avec des éléments virtuels, en donnant aux participants la possibilité de participer de la manière dont ils préfèrent.
Cependant, pour les organisateurs d’événements, maintenir l’engagement des participants à distance ou en personne représente un challenge. Et lorsqu’il s’agit de l’engagement d’un public hybride, le défi est encore plus grand. Il y a la possibilité pour chaque groupe d’interagir entre eux ou en tant qu’un seul groupe – ce qui nécessite une planification minutieuse pour maximiser l’engagement.
Nous avons développé une série de bonnes pratiques et d’idées pour faire participer l’auditoire lors des événements hybrides, que les participants soient en présentiel ou à distance.
Planifiez votre événement en tenant compte de votre public
La plupart des participants viennent aux événements pour apprendre ou faire du networking. Ces priorités sont bien prises en compte lorsque vous organisez un événement présentiel ou virtuel, il faut donc faire de même pour les événements hybrides.
Il est évident que les stratégies d’engagement du public planifiées doivent l’être en fonction de la familiarité et de l’aisance du public à utiliser les outils qui permettent l’interactivité – comme les questionnaires, les sondages, le chat, les questions-réponses, la collaboration de documents en direct, et plus encore.
Par exemple, pour assurer une participation maximale entre les deux audiences, optez pour une plateforme d’engagement du public qui peut être utilisée soit sur une application événementielle, soit en ligne depuis n’importe quel appareil ou navigateur web, sans téléchargement de logiciel, afin que les deux groupes puissent interagir et répondre simultanément.
Concevez le contenu et l’expérience de manière réfléchie
Diffuser aux participants à distance le même contenu de l’événement en présentiel ne tient pas compte de leurs besoins ni de leur durée d’attention. N’oubliez pas : si une présentation est ennuyeuse en personne, elle le sera encore plus virtuellement. De plus, il y a de fortes chances que les participants à distance soient attirés par d’autres distractions.
Pour maintenir l’intérêt du public, les participants en personne et à distance nécessitent un contenu rapide et attrayant visuellement, présenté par des intervenants dynamiques qui sont à l’aise aussi bien devant le public que devant la caméra (une combinaison assez rare !).
Évitez que la dimension virtuelle de votre événement hybride ne ressemble à une émission de télévision passive en intégrant tout au long de l’événement des moments d’interaction avec le public . Par exemple :
- Limitez la durée des séances à 60 minutes (45 minutes étant l’idéal), avec des pauses pour se recharger ou manger.
- Trouvez des moyens pour que les deux groupes puissent communiquer entre eux, par exemple par le biais de chat.
- Organisez des ateliers pour regrouper les participants en personne et ceux à distance afin qu’ils puissent échanger et faire du networking.
Donnez aux intervenants les bonnes pratiques de l’engagement
Lorsque le public n’est pas dans la salle, il est facile pour les intervenants de négliger leur présence virtuelle.
Assurez-vous que les deux publics restent engagés en rappelant aux intervenants de s’adresser au public devant eux mais aussi régulièrement les participants à distance par le biais des caméras.
Parmi les autres bonnes pratiques pour les intervenants, on peut citer :
- Inciter les participants en salle et derrière leur écran à prendre la parole.
- Inviter les participants à distance à envoyer des questions et des commentaires via la plateforme événementielle et pour y répondre en direct.
- Lancer des sondages ou des enquêtes régulièrement, en rappelant aux deux groupes de participants d’y répondre.
- Animer des sessions de travail de groupe entre les participants en personne et ceux à distance pour annoter des documents, des diapositives ou des images – une fonction disponible dans ConnexMe d’Evenium.
- Faites un brainstorming virtuel entre les deux groupes pour arriver à une solution de manière collaborative.
Offrez des moments bonus aux participants à distance
Comme il n’est pas possible de recréer entièrement l’expérience en personne virtuellement, intégrer des moments privilégiés supplémentaires offre une valeur ajoutée aux participants à distance et leur permet de se sentir inclus.
Par exemple :
- Surprenez les participants à distance en leur envoyant des cadeaux exclusifs et invitez-les à participer à une expérience virtuelle de “déballage des cadeaux” avant l’événement.
- En amont de l’événement, laissez les décider de certains sujets de discussion ou sessions et intégrez-les à l’agenda de l’événement.
- Créez des groupes de discussion exclusifs « dans les coulisses » pour que les participants à distance puissent poser directement des questions aux intervenants.
- Offrez des prix ou des avantages à ceux qui participent aux questions-réponses, aux sondages et aux autres interactions avec le public.
- N’oubliez pas d’interroger les participants à distance sur leur expérience et de vous servir les résultats obtenus dans vos futurs événements hybrides !
Les événements hybrides sont l’avenir, mais il faut être bien préparé pour maintenir l’intérêt du public en présentiel et à distance.
Evenium facilite les choses avec sa plateforme d’engagement du public clé en main. Demandez une démonstration afin d’en savoir plus sur ConnexMe, notre solution web et mobile nouvelle génération pour les événements en personne, hybrides et en ligne.
