La réunion en présence des actionnaires nécessite plus de préparation de la part de l’organisateur qu’un simple déjeuner. C’est en effet l’occasion de briller mais attention à ne pas faire de fausse note. Organiser une réunion avec les actionnaires décisionnaires de l’entreprise place l’organisateur dans une situation délicate, « Il faut assurer ! ».
Comment réussir l’organisation de l’une de ces réunions ? Ces 10 astuces vous aideront à faire bonne impression sur les personnes les plus importantes pour la vie de l’entreprise. En plus des collations, des amuses bouches et des boissons, vous devrez :
1. Connaître l’objectif de la réunion
Bien que cela puisse sembler être un événement plutôt simple à préparer, les organisateurs doivent adapter la réunion en fonction du contenu des intervenants ou l’importance des participants.
Si vous ne connaissez pas l’objectif de la réunion, comment pouvez-vous l’atteindre ? Connaitre à l’avance l’objectif de la réunion peut vous aider à trouver des moyens innovants et efficaces pour répondre aux besoins des participants et des intervenants. L’organisateur doit donc bien connaître le but de la réunion afin d’adapter l’évènement.
2. Obtenez la liste des participants et leurs demandes de voyage
Vous devez savoir d’où viennent vos participants et à quelle heure ils prévoient d’arriver. En effet, les retards de transport ou autres mésaventures peuvent modifier les horaires des réunions ainsi que l’humeur des participants, il faut donc pouvoir les anticiper. Vous devez être au courant des arrivées des participants en temps réel pour vous organiser au mieux. Vous pouvez utiliser des applications pour suivre et partager ses informations avec toutes vos équipes.
Connaître ces informations sur les voyages des participants peut aussi vous aider à coordonner les ressources et à réduire les coûts. Par exemple, les intervenants peuvent partager les trajets pour arriver en même temps et faire des économies significatives.
3. Créez un ordre du jour efficace et sélectionnez lieu le plus adapté
C’est l’une des raisons pour lesquelles les organisateurs d’événements doivent connaître l’objectif des conférences, afin de proposer le lieu le plus adapté à la réunion.
De nombreux organisateurs d’événements se sentent obligés d’utiliser leurs bureaux pour des raisons pratiques. Mais aujourd’hui, les organisateurs font preuve de plus d’innovations et utilisent les nouvelles technologies pour proposer des réunions dans des lieux adaptés. Ils reconnaissent qu’avec l’utilisation du Wi-Fi, des appareils connectés et des applications, une réunion peut avoir lieu n’importe où.
Vous n’avez même plus besoin d’un tableau blanc ou d’un écran. Si vos participants disposent de smartphones ou de tablettes, ils peuvent afficher des diapositives et les commenter directement depuis une application. Ils peuvent même zoomer sur les diapositives, ce qui rend optimal l’accès à la présentation pour tous les participants.
4. Conserver une copie de l’agenda
Il s’agit d’un élément essentiel pour les intervenants lors d’une réunion. L’agenda permet non seulement d’assurer les organisateurs que le planning de la réunion est respecté, mais aussi de proposer aux participants des copies supplémentaires sur place en cas de besoin. Si les réunions sont décalées, le fait de connaître le planning général vous aidera réorganiser au mieux le temps de la réunion.
Pour faire des économies supplémentaires et optimiser le flux de la réunion, un agenda électronique peut être votre meilleur ami. Les deux principaux avantages d’un agenda numérique sont la flexibilité et la personnalisation. Si quelque chose change, vous pouvez le synchroniser immédiatement pour que tout le monde puisse le voir. L’utilisation d’un agenda numérique vous permet également de personnaliser le contenu de chaque participant en fonction de son rôle. Par exemple, une personne qui assistera à la réunion pour une partie spécifique ne verra que cette partie de l’ordre du jour, alors que quelqu’un qui fait l’événement en totalité verra le programme en entier.
Les agendas numériques présentent de nombreux avantages. Cependant, certains irréductibles refusent de changer. Un organisateur d’événements expérimenté l’utilise pour comprendre son public et également pour proposer des suggestions pertinentes et efficaces en cas de changement.
5. Utilisez une technologie efficace
Le temps est l’un des éléments le plus important lors d’une réunion. L’utilisation de la technologie aide les intervenants et les participants à rester en contact et suivre un axe commun sans perdre de temps.
L’une des façons les plus innovantes de rester connecté passe par les espaces collaboratifs virtuels. Leurs capacités sont à des années lumière d’une simple présentation PowerPoint.
En effet, les participants d’aujourd’hui ne veulent plus seulement assister à une conférence, ils veulent en être les acteurs. Avec les fonctionnalités proposées par les espaces collaboratifs, vous pouvez effectuer des votes et afficher les résultats en temps réel générant des cartes de tendances pour engager et stimuler votre public. Vous pouvez les inviter à ajouter leurs commentaires à une analyse SWOT au lieu d’utiliser un tableau blanc.
Les conférenciers peuvent également inciter les participants à diffuser des contenus visuels au fil de l’eau. Vous allez forcément faire impression en utilisant la nouvelle technologie pour insérer du contenu sur un tableau virtuel.
Les participants n’ont plus à attendre la fin de la réunion pour partager leurs réflexions. Ils peuvent modifier directement les diapositives et partager leurs commentaires directement avec les intervenants. Ceux-ci peuvent également créer du contenu, proposer des images à télécharger pour que tous les participants puissent les voir.
6. Armez-vous des bases
Les intervenants ont beaucoup de choses à faire et à penser lors de leurs présentations. Assurez-vous d’avoir les outils nécessaires qui les aideront et leur feront gagner du temps.
Certains ne peuvent se passer du papier et des stylos (ou les Post-it et les surligneurs), alors préparez tout ça pour eux. Pour les autres, plus tournés vers la technologie pour gérer les tâches administratives, les notes et les calendriers, ils peuvent avoir besoin de chargeurs ou de prises de courant. Leur fournir ce dont ils ont besoin est essentiel pour la réussite de l’évènement.
Même si vous vous êtes assuré que tous les intervenants aient le nécessaire, la prise de note peut atteindre rapidement ses limites. Pour une interaction plus complète, pensez à utiliser la technologie Collaboration Visuelle, qui permet aux participants de faire des commentaires et de prendre des notes directement sur l’écran pour un meilleur partage avec l’audience.
N’oubliez pas de demander si du matériel supplémentaire est nécessaire tel que la location d’ordinateurs portables, des imprimantes, des tableaux blancs, des projecteurs, des tablettes, etc…
7. Sécurisez l’accès au Cloud et au Wifi
Sur place, assurez-vous d’avoir le maximum de réseau possible. En effet la plupart des gens utilise plusieurs appareils. En effet, le temps où ils utilisaient seulement une tablette, un ordinateur portable, un téléphone, ou une SmartWatch est révolu car nous sommes aujourd’hui habitués à utiliser tous ces outils en même temps.
Un autre avantage est l’accès sécurisé au Cloud, qui assure aux intervenants d’être en mesure d’accéder et de partager des documents et des données facilement avec leur audience. Une bonne mise en place de cet outil lors de la réunion permettra à tout le monde d’accéder rapidement aux documents. Et surtout, de ne pas s’inquiéter si un fichier corrompu ou si un bug imprévu intervient, il n’y aura aucune perte d’informations.
Pour une approche plus simple, envisagez d’utiliser une plateforme interactive comme ConnexMe qui permet le partage de fichiers, de tableurs ainsi que de présentations, mais aussi la mise en surbrillance et les commentaires directement sur les documents. Le présentateur pourra ensuite utiliser ces commentaires pour enrichir la discussion au fil du temps.
8. Encouragez le networking durant les pauses
En supposant que votre événement dure plusieurs heures et qu’il y a des nombreux participants, vous pouvez permettre des temps de pause pour faciliter la communication entre les participants. Les pauses peuvent aider à améliorer la productivité et faciliter les échanges durant la présentation.
Cependant, il ne faut pas privilégier l’interactivité seulement durant les pauses. Utilisez la technologie pour créer des liens entre vos participants afin de favoriser le networking avant même le début de l’évènement. Une fois qu’ils sont présent et grâce à une application interactive, ils peuvent se connecter les uns avec les autres par le biais de messages publics et privés. Laissez-les interagir entre-eux et faites des commentaires sur leurs discussions. Cela permet de fluidifier les échanges et créer de l’interactivité.
9. Fournissez un service de conciergerie
Le service de conciergerie est presque obligatoire si vous avez des invités venant de loin. Vous pouvez vraiment vous démarquer dans l’esprit des participants si vous anticipez leurs besoins avant qu’ils ne les aient. Si votre réunion ne concerne que quelques personnes, vous pouvez être en mesure d’effectuer quelques recherches rapides sur les réseaux sociaux pour découvrir ce que vos participants aiment et leur proposer des suggestions basées sur vos découvertes.
Dans le cadre du processus d’inscription, demandez aux participants de vous informer de tous les besoins importants qu’ils peuvent avoir, telles que les demandes diététiques spéciales ou les questions de mobilité. Si votre réunion n’exige pas que les participants répondent, envoyez un courriel ou un message pour leur fournir des détails sur le lieu, l’ordre du jour de la réunion et demandez-leur de vous informer des demandes spéciales.
10. Utilisez une application mobile
Que vous soyez responsable d’une grande réunion avec beaucoup d’actionnaires ou d’un groupe restreint autour d’une table de conférence, les applications mobiles aideront les gens à rester connectés et actifs tout au long de la réunion. De la mise en forme des questions en direct à la messagerie privée, utilisez cette technologie pour améliorer votre communication, vous démarquer et innover. Vous pouvez même personnaliser l’application à l’image des invités et adapter l’accès de certaines parties de l’application au poste du participant.
En tant qu’organisateur, vous pouvez impressionner les actionnaires en permettant à tout le monde de rester connecté, même après l’événement, en laissant un accès virtuel à tout ce qui s’est dit durant la réunion. Pour les présentateurs, ils pourront réfléchir et répondre aux questions et aux commentaires des participants même après la réunion.
Lorsqu’il s’agit d’une réunion, vous devez comprendre ce que vos participants recherchent et agir pour les aider à atteindre leur objectif. La préparation est donc essentielle pour que votre événement soit une réussite. Maintenant vous savez comment organiser une réunion efficace. Il est temps de voir comment la technologie peut vous aider à tous les niveaux, de l’organisation à l’engagement du public pour une collaboration plus efficace.
Si vous êtes prêt à voir comment les technologies collaboratives peuvent impacter en profondeur vos événements ou réunions, contactez l’équipe Evenium maintenant.
