13.01.22

Confiance et efficacité : Comment Accuray utilise Evenium Facility pour gérer ses événements

Rencontre avec Pascal Biner, Senior Events Manager, EIMEA chez Accuray

Pour ses petits événements internes comme pour les plus grosses conférences qui accueillent des médecins et des professeurs venus du monde entier, Pascal Biner peut compter sur Evenium Facility. « C’est un outil puissant », dit-il pour décrire la plateforme de gestion événementielle.

Depuis 3 ans, Accuray utilise Facility pour gérer toute la logistique de ses événements. Qu’il s’agisse de la création du site internet, de l’envoi des invitations, des confirmations et des rappels, ou encore d’opérations d’ordinaire chronophage et laborieuses comme la gestion des transports, tout se passe sur la plateforme d’Evenium.

Un gain de temps et d’emails

Avec Evenium Facility, l’agence de voyage choisie par Accuray bénéficie d’un accès personnalisé à la plateforme, restreint à ses besoins. Elle envoie différentes propositions de vols aux participants qui peuvent ainsi faire leur choix en seulement quelques clics, le tout directement depuis Facility. De son côté, et tout aussi aisément, Pascal n’a plus qu’à prendre la décision finale et donner son accord depuis la plateforme.

Au sein d’une industrie très réglementée, sans outil adapté, les échanges d’emails avec les nombreux participants peuvent rapidement s’accumuler.
Ce n’est plus le cas avec Facility qui permet d’automatiser la gestion des transports pour les différentes parties prenantes. Un véritable gain de temps et d’énergie pour tous !

Pascal note également qu’à la différence d’autres plateformes, les rappels et confirmations envoyés automatiquement depuis Facility arrivent rarement dans les spams. Un détail très important qui permet de garantir pour les participants une expérience fluide.

Un suivi budgétaire en temps réel

Pour Pascal, la vue d’ensemble des budgets en temps réel est un deuxième atout non négligeable de la plateforme de gestion événementielle. Grâce à Facility, un tableau de bord lui permet de voir en temps réel lorsque les billets doivent être confirmés et d’envoyer des rappels aux participants à partir de la plateforme afin d’éviter de les perdre.

❝ C’est vraiment très appréciable surtout pour les vols car il faut aller très vite vu que vous perdez les billets d’avion si vous ne confirmez pas dans les 24 heures. Pour ça la plateforme d’Evenium est vraiment géniale. ❞

Une équipe client réactive et à l’écoute

❝ La plateforme est facile d’utilisation, hyper intuitive et on peut tester facilement. Si on a un problème, c’est réglé hyper rapidement. ❞

Pour Pascal, la réactivité et l’efficacité de l’équipe client est un vrai bonus. Il a pu jouir d’un service personnalisé, adapté à ses besoins. L’équipe a su répondre à toutes ses demandes de manière efficace, en tâchant de toujours proposer les solutions les plus adaptées à ses attentes.

❝ Quand on est dans l’événementiel on a pas de deuxième chance, on ne peut pas refaire l’événement s’il s’est mal passé […]. On doit pouvoir faire confiance [à ses fournisseurs]. ❞

Une véritable relation de confiance s’est créée avec l’équipe Evenium. C’est selon lui primordial lors de l’organisation d’un événement.

Utilisez vous-aussi les solutions Evenium afin de gérer vos événements en toute simplicité, demandez une démo !