10.02.21

Conseils pour créer des événements virtuels et hybrides collaboratifs

 

Près d’un an après le passage aux événements virtuels, les organisateurs d’événements et les spécialistes du marketing sont toujours à la recherche de stratégies créatives pour élaborer des événements virtuels et hybrides collaboratifs – sans parler de la nécessité d’éviter que la fatigue virtuelle ne s’installe.

Les événements virtuels vont perdurer et nous commençons à mieux comprendre comment réussir les événements hybrides. La collaboration est donc encore plus importante, mais aussi l’un des plus grands défis que les organisateurs d’événements d’entreprise ou commerciaux aient à relever.

Nous avons discuté avec cinq experts des événements virtuels et leur avons demandé leur avis  sur les choses à faire et à ne pas faire pour créer des événements collaboratifs, ainsi que sur les méthodes  pour impliquer les participants à distance et en présentiel.

À FAIRE : Avoir un plan pour impliquer et interagir avec chaque participant
A NE PAS FAIRE : Réutiliser  les mêmes formats d’événements en présentiel pour vos événements  virtuels ou hybrides

Le secret, est que presque tous les participants veulent savoir que l’événement est différent parce qu’ils y sont, explique John Chen, auteur de Engaging Virtual Meetings.

« Le plan pour engager et interagir avec chaque participant peut être aussi simple que de dire le nom de quelqu’un, ou d’utiliser le chat et les sondages »,  déclare Chen.

Mais n’essayez pas d’utiliser  les approches  existantes pour  l’hybride et le virtuel – elles sont différentes, il faut donc s’adapter, déclare M. Chen. « Beaucoup ont essayé d’utiliser la même approche et ont échoué, ce qui a causé le mécontentement des participants ». M. Chen recommande soit de faire appel à un intervenant capable de faire participer les deux publics, soit de présenter en équipe avec un intervenant dédié au public en présentiel et un autre dédié au public virtuel.


John Chen, CEO et The Big Kid, Geoteaming, 23ème anniversaire, et auteur de Engaging Virtual Meetings
@bigkid | LinkedIn

 

À FAIRE : Se rappeler que chaque public a des intérêts différents
A NE PAS FAIRE : Prétendre que les événements virtuels et hybrides sont identiques aux événements en présentiel

Les événements virtuels et hybrides s’apparentent davantage à la production d’une émission de télévision, explique Thom Singer, intervenant et animateur dans le secteur de l’événementiel. « Les gens n’allument pas la télévision pour regarder une conférence – on ne voit pas les gens parler avec un PowerPoint à la télévision… JAMAIS ! Au lieu de cela, continue-t-il , pensez plutôt à un format de talk-show, comme Live with Kelly and Ryan, Ellen ou The View, et produisez votre événement virtuel ou hybride comme vous le feriez si vous étiez sur NBC ou CBS.

En effet, le format doit être pensé différemment, il en va de même pour les besoins et les attentes des participants en présentiel  ou à distance. « Pensez à une équipe de la NFL. Il y a un public dans le stade et un public à la télévision, et l’expérience de chacun est très importante »,  declare Mr Singer. « Vous devez planifier chaque événement séparément, même si le contenu est à peu près le même ».

Singer suggère deux autres conseils importants pour la collaboration : utiliser le chat et les sessions pour inciter les participants à partager leurs idées et s’assurer que vos intervenants sont préparés et ont l’habitude  d’avoir une vraie conversation avec les participants et non pas juste un discours tout fait.


Thom Singer, CSP, conférencier et animateur d’événements en direct et virtuels
@thomsinger | LinkedIn

 

À FAIRE : Offrir aux participants des expériences et des divertissements
A NE PAS FAIRE : Ne rien supposer !

Quel que soit le format, comprendre son public est essentiel, déclare Carrie Abernathy, lead meeting planner, Industry Engagement. « Ne partez pas du principe qu’ils ne participeront pas à un événement de networking ou qu’ils regarderont TOUT le contenu à la demande », explique Abernathy.  » Contactez d’autres professionnels de l’événementiel et soyez à l’écoute de leurs expériences. Le futur du virtuel et de l’hybride est en constante évolution, et il y a beaucoup de bons organisateurs d’événements qui ont déjà vécu cela et qui sont prêts à partager leurs expériences ».

Il est également essentiel d’adapter son contenu. « Une bonne tête d’affiche pour un événement virtuel en direct est judicieux, et plusieurs sessions préenregistrées ou à la demande qui permettent aux participants d’explorer par eux-mêmes le contenu semble être efficace dans de nombreux cas ». Abernathy ajoute qu’il est essentiel de fournir aux participants « des expériences et des divertissements en direct et à la demande – et si on peut proposer du divertissement éducatif les résultats seront souvent bons.


Carrie Abernathy CMP, CEM, CSEP, responsable et organisatrice d’événements, Industry Engagement
@cabernathy | LinkedIn

 

À FAIRE : Donner aux intervenants des outils pour collaborer
A NE PAS FAIRE : S’attendre à des niveaux d’interaction spectaculaires

Tahira Endean, responsable des événements pour SITE global, souligne que le virtuel et l’hybride sont deux événements distincts, « l’un en direct avec toutes ses particularités, rythmé par des directives en constante évolution à cause de la pandémie, l’autre pour un public exigeant sur le plan digital ».

Avec ces deux publics, explique M. Endean, « il faut que deux équipes axées sur les besoins des participants et les variantes de la présentation travaillent de pair pour réussir avec une vision commune et une compréhension claire de leurs rôles uniques ».

N’oubliez pas de fournir à vos intervenants des informations sur l’environnement dans lequel ils vont faire leur présentation et de leur donner des outils pour rendre les sessions participatives. « Du tableau blanc sur Zoom au logiciel de type Mural, en passant par la demande de prise de parole dans la salle, les ateliers en petit groupe ou encore les discussions entre participants sur le contenu collaboratif – il y a BEAUCOUP d’options et autant de limitations, alors soyez précis quant aux attentes et aux outils fournisaux intervenants », a déclaré Endean.

Cette dernière met également en garde contre le fait qu’un public virtuel ne s’engage pas de la même manière qu’un public en présentiel, « ne vous attendez pas à des niveaux d’interaction spectaculaires sauf si votre public virtuel se mélange avec votre public en présentiel ».


Tahira Endean, CITP, CMP, CED, DES,Responsable événements , SITE global / Conference

@TahiraCreates | LinkedIn

 

À FAIRE : Établir une connexion entre les publics
A NE PAS FAIRE : Appeler votre événement « hybride » uniquement car il est filmé 

« Vous devez donner au public à distance l’impression d’être dans la salle et mettre en relation le public en personne avec celui à distance », déclare Brandt Krueger,  Producteur technique et dirigeant d’Event Technology Consulting.

« L’une des manières de créer une connexion est de recourir à une technologie interactive en utilisant les questions-réponses, les sondages, le chat via une plateforme comme ConnexMe pour faciliter cela »,  propose Krueger. « Mais je recommande toujours l’utilisation d’un modérateur digital – quelqu’un dans la salle pour parler au nom du public en ligne et pour s’adresser directement à celui-ci. Installez-les sur le côté et filmez-les pour qu’ils puissent relayer les questions de l’audience en ligne de vive voix, et ensuite, lorsque les participants en présentiel sont en pause, ils diffusent juste pour eux ».

Mais en parlant de caméras, cela peut être aussi quelque chose à ne pas faire. « Mettre une caméra dans un coin ne signifie pas faire un événement hybride, c’est juste nul », déclare Krueger. « L’hybride, quand il est bien fait, est une question de connexion, de collaboration et d’engagement entre les deux publics. »


Brandt Krueger, Producteur technique, Consultant et Educateur, Event Technology Consulting

@BrandtKrueger | LinkedIn

 

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